Dentre as ações que asseguram a saúde financeira de um negócio, está o fechamento contábil feito de forma adequada. A explicação para a importância desta prática se dá porque o relatório é fundamental para fins de controle, registro e análise da empresa, de modo que se faz indispensável para os gestores.
Diante disso, o fechamento serve para a análise minuciosa dos dados referentes ao desempenho do ano-calendário em questão. Nesse cenário, o instrumento impacta na gestão uma vez que apresenta indicadores financeiros que servem como base para estratégias e tomadas de decisões assertivas para o desenvolvimento da empresa.
Vale ressaltar que esse processo não é apenas uma formalidade do setor financeiro, mas é uma das obrigações fiscais que as organizações devem cumprir para não incorrerem em multas e penalidades.
Mas afinal, o que exatamente é o fechamento contábil e como ele funciona?
Continue lendo este blog post e entenda para que serve este instrumento e a importância de realizá-lo para garantir o crescimento e a sustentabilidade da sua empresa!
O que é e para que serve o fechamento contábil?
É uma revisão de finanças que pode ser feita de forma mensal, trimestral, semestral ou anual. O fechamento aponta todos os hábitos e vícios financeiros que sua empresa pode ter, colaborando, por exemplo, para a identificação de processos que possam gerar custos desnecessários para a operação do seu negócio.
É por isso que esse processo é tão importante para a saúde financeira e para a contabilidade das empresas. No fechamento, você avalia ativos, passivos, lucros, perdas e outras informações para gerar demonstrações financeiras assertivas e atualizadas.
Assim, a partir deste detalhamento é possível demonstrar a transparência financeira do negócio, o que é importante tanto para o planejamento da gestão interna, quanto para atrair possíveis investidores. Desse modo, a relevância do fechamento contábil reside em atestar o comportamento financeiro do negócio no período analisado.
Em qual período é realizado o fechamento contábil?
O fechamento pode ser elaborado e conter informações referentes a diferentes períodos da operação da sua empresa. Nessa ótica, o que dita qual é o intervalo de tempo que será observado são dados que sua gestão contábil precisa obter e analisar.
Sendo assim, consideremos os fechamentos mais comuns:
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- Mensal: é usado para identificar as variações de curto prazo, permitindo um controle mais direto e contínuo do que acontece no setor financeiro da sua empresa.
- Trimestral e semestral: servem de comparativo mensais e auxiliam a garantir a rápida identificação de inconformidades financeiras. Além disso, servem também para auxiliar na preparação do fechamento anual.
- Anual: é o que traz os dados completos da saúde financeira, costumes e tendências da área contábil do seu negócio. É com ele que você projeta o próximo ano do seu negócio e identifica desperdícios na alocação de recursos.
Quais os erros mais comuns ao realizar o fechamento?
Devido à importância deste processo, a atenção para realizá-lo deve ser redobrada para evitar problemas no compliance tributário. Por isso, trouxemos uma lista dos erros mais comuns que você deve estar atento na hora de realizar o fechamento na sua empresa:
- Erros de cálculo: até mesmo erros simples podem resultar em grandes problemas. Por isso, verifique os cálculos até ter certeza de que estão corretos;
- Não se atentar às mudanças na legislação: a leis que regem as demandas fiscais estão sempre passíveis de mudança, de modo que é essencial que o gestor mantenha-se atualizado sobre as novas previsões legais;
- Baixo detalhamento: o registro do fechamento deve ser completo, por isso, não deixe nenhum detalhe das transações de fora. Certifique-se, também, de não esquecer de nenhuma transação, todas são importantes para assegurar a transparência do fechamento;
- Fazer tudo manualmente: a tecnologia é uma grande aliada do fechamento contábil e mitiga problemas como a pulverização das informações. Assim, procure por plataformas modernas de contabilidade e gestão que tornarão o relatório mais eficiente.
- Desconsiderar o fechamento mensal: Embora o mais importante seja o anual, ou mensal é importante para não sobrecarregar o realizado ao fim do ano. Use os dois.
O caminho para um fechamento contábil eficiente: 3 passos essenciais para o sucesso
1. Organize a documentação necessária:
- Recibos de pagamentos: salários, férias, benefícios, horas extras e demonstrativos do tipo;
- Comprovação de tributos: registre todos os tributos e obrigações cumpridas;
- Movimentação fiscal e financeira: não deixe nenhuma movimentação de fora do registro, independente do tamanho;
- Controle de estoque: qualquer movimentação realizada no estoque, mesmo que interna, deve ser registrada. Não deixe nada faltar;
- Guias da folha de pagamento: reúna todos os demonstrativos do FGTS e INSS.
2. Tenha um checklist detalhado:
- Informe os respectivos coletores para cada área. Deixando claro os prazos, datas e demais informações;
- Verifique se os documentos estão devidamente organizados;
- Confira depreciações, danos e demais avarias aos ativos, para garantir que estejam devidamente registrados;
- Revise todas as movimentações referentes ao estoque;
- Com base nas normas contábeis da empresa, gerencie corretamente as provisões;
- Registre corretamente as informações de movimentação financeira de todas as áreas da empresa;
- Não esqueça de quitar todas as contas vencidas e pendentes;
- Faça o planejamento do próximo período. Seja mês, trimestre, semestre ou ano;
- Compare com levantamentos e fechamentos anteriores, possibilitando que haja aferição de tendências e hábitos;
3. Revise com a sua equipe
Compartilhar os resultados com a equipe do setor financeiro é essencial para que se possa traçar um planejamento assertivo de ações para o próximo período.
Além disso, quando os dados do fechamento são analisados por todo o time, são mais facilmente detectadas as oportunidades de economia de recursos para alocação em atividades estratégicas.
Como a tecnologia garante assertividade para a gestão contábil?
Ferramentas em software são a melhor saída para garantir a qualidade e a eficiência do seu fechamento contábil. Estas plataformas diminuem a possibilidade de erros e auxiliam no registro atualizado dos dados.
Assim, tais soluções garantem que você cumpra e entregue corretamente todas as obrigações do SPED Fiscal.
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