Gestão de Contrato é cuidar para que tudo ocorra de forma igual ou melhor que o previsto para a parte interessada num contrato.
Gestão de Contratos é uma habilidade cada vez mais frequentemente requerida para os mais diversos postos de trabalho, adicionalmente às atribuições normais do cargo.
Gestor de Contratos é o profissional que tem por atividade e responsabilidade principais a Gestão de Contratos.
Existe uma infinidade de tipos de contrato. Consequentemente uma infinidade de aspectos importantes para a atenção e atuação do Gestor de Contratos.
Contudo podemos relacionar e destacar os pontos básicos e principais da Gestão de Contratos, a serem observados por todo Gestor de Contratos, quer seja uma Gestão de Contrato pelo Contratante ou pelo Contratado.
Obrigações do Gestor de Contratos:
O Gestor de Contratos deve ter conhecimento pleno e minucioso do contrato.
Para uma boa Gestão de Contratos é imprescindível providenciar planejamento e programação detalhados de todas atividades e eventos incluindo os financeiros do contrato sob sua gestão. O ideal, usual, é ter-se um cronograma, às vezes dois, um físico e um financeiro.
O Gestor de Contratos deve providenciar, assegurar, o provimento dos recursos materiais e humanos necessários à realização do estabelecido no contrato.
Na Gestão de Contratos deve-se identificar e destacar os pontos mais importantes – a serem controlados com maior atenção: itens de maior valor (Curva ABC), caminho crítico, etc..
Um bom Gestor de Contratos deve acompanhar continuamente a realização do contrato, comparando o previsto com o realizado. Detectar toda e qualquer ocorrência, tendência ou possibilidade de desvio: se negativo, providenciar a correção ou solução; se positivo, capitalizar o ganho.
O Gestor de Contratos deve apresentar relato ou relatório gerencial sempre que solicitado, ou periodicamente.
A Gestão de Contratos compreende também fazer análise crítica do Contrato e propor alterações ou melhorias onde necessário ou possível.
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O Gestor de Contratos deve providenciar registro suficiente de todas ações e eventos do Contrato que satisfaçam qualquer auditoria possível.
A Gestão de Contratos deve providenciar condições para comprovação do cumprimento das obrigações contratuais: vistorias, diários, fotografias, atas, inventários, notas fiscais, certificados, etc..
É ainda obrigação do Gestor de Contratos providenciar condições para que ele próprio, o Gestor do Contrato, possa ser substituído a qualquer momento.
Direitos do Gestor de Contratos:
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- Dispor dos recursos mínimos necessários, por ele requisitados, para uma boa gestão do contrato.
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- Ser informado, em tempo hábil, sobre qualquer aspecto importante, não previsível ou presumível por um gestor de contratos em condições normais.
Ferramentas da Gestão de Contratos:
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- Cronograma
- Caminho Crítico
- Matriz de responsabilidades
- Fluxograma
- Ata de Reunião
- Check-List
- Curva ABC
- Curva S
- Relatório Gerencial
- Follow-up
- Gestão à Vista
- Gráficos
- Matemática Financeira
- Plano de Ação
- Registro de Não Conformidades
- Solução de problemas
- Tomada de decisão
- Relatório de Progresso
Mapeie todo o fluxo de trabalho da sua empresa
Antes de tudo, deve-se integrar todas as áreas da empresa, assim melhorar a gestão, é saber exatamente o fluxo de trabalho de todas áreas do negócio. Isso significa identificar e mapear de forma clara os processos desenvolvidos no setor de vendas, setor financeiro, setor de estoque, e outros.
Identificando esses processos, a equipe responsável pela administração dos contratos pode guiar a gestão dos mesmos levando em consideração os prazos e processos de cada área específica. O setor de estoque, por exemplo, precisa de processos muito claros para garantir que não falte produtos importantes, e a gestão de contratos precisa garantir que os contratos com fornecedores sejam renovados ou realizados à tempo, evitando que haja uma interrupção na entrega.
Identifique pontos críticos da gestão de contratos
Da mesma forma, identificar pontos problemáticos, que estão prejudicando a gestão de cada setor, também é importante para melhorar a gestão de contratos. Nesse caso, é fundamental que a equipe jurídica da empresa pense em possíveis soluções que podem ser efetivadas através de uma gestão de contratos mais eficiente.
Proponha um acompanhamento de datas importantes acerca da gestão de contratos
A gestão do ciclo de vida do contrato é um dos passos mais importantes do negócio, e não à toa. Ele é uma garantia de que a equipe está acompanhando de perto todas as datas de vencimento, datas de entrega combinadas contratualmente e outros detalhes cruciais.
Saber essas datas e prazos é importante porque permite que a equipe esteja sempre um passo à frente. Ao invés de esperar um contrato vencer para então encontrar outro fornecedor, por exemplo, a empresa pode começar a mobilização semanas antes do vencimento do contrato, buscando por novos fornecedores ou propondo uma renovação.
Isso garante que nenhum serviço seja interrompido dentro da empresa, além de permitir que a gestão atue de forma muito mais eficiente, prevenindo problemas.
Integre as informações em um único sistema
Uma maneira de garantir a integração das áreas da empresa, e assim beneficiar a gestão de contratos, é através de sistemas de gestão ERP. Sistemas como o da SISPRO ERP Cloud possuem ferramentas completas de gestão, que incluem o controle de estoque, CRM, soluções fiscais, gestão de contratos e outras.
Com as informações de todos os setores integradas em um único sistema, o setor jurídico da empresa tem muito mais liberdade e informação para fazer uma gestão focada em resultados. Além disso, a integração de informações também auxilia a empresa na redução de custos e na criação de estratégias para aumentar a lucratividade.
Conheça o case de sucesso do nosso cliente SPFC, com um software estruturado de forma personalizada, que otimizou o processo de controle e gerenciamento dos contratos de maneira significativa, desde a solicitação até seu encerramento.
E então, entendeu como integrar as áreas da empresa e ter uma gestão muito mais eficiente? Se você gostou, aproveite para conhecer as soluções da SISPRO e descobrir como podemos ajudar a sua empresa a aumentar a produtividade e lucratividade! Solicite um orçamento.
