Muitos empreendedores utilizam planilhas para fazer o registro e controle de suas operações. Porém, com a quantidade de dados que são gerados em uma empresa diariamente, essa prática faz com que muitas questões relevantes sejam negligenciadas, além do fato de tornar a análise mais demorada e menos confiável — devido ao grande risco de erros.
No post de hoje vamos apontar alguns motivos para usar sistemas de gestão e como eles ajudam a otimizar os processos empresariais. Continue com a leitura para saber mais!
1. Maior segurança e confiabilidade das informações
O controle das informações por meio de planilhas aumenta os riscos de que os dados sejam manipulados, contenham erros ou sejam perdidos em decorrência de uma falha técnica, por exemplo. Quando se investe em sistemas de gestão, principalmente na nuvem, os processos se tornam automatizados, bem como a geração de algumas informações e seu compartilhamento.
Além disso, mesmo que surja um defeito em algum computador, nada se perde, visto que o backup dos dados também é feito automaticamente pela empresa desenvolvedora.
2. Maior controle sobre os processos
O investimento em sistemas de gestão faz com que muitos processos sejam executados de forma automática, além de permitir que o gestor controle melhor cada etapa realizada, analisando as informações contidas no software.
Além de avaliar as atividades, de ponta a ponta, também é possível verificar os resultados gerais das operações, comparando-os ao que é esperado, avaliando quais medidas precisam ser tomadas para alcançar os objetivos traçados.
3. Aumento da produtividade
Outro grande problema da adoção de planilhas é a demora em executar os processos, encontrar as informações e fazer o compartilhamento com outras pessoas ou setores. Já com um sistema de gestão, como alguns aspectos são feitos de forma automática, tudo se torna mais rápido, inclusive a produtividade dos colaboradores — que passam a desenvolver mais em menos tempo.
Essa agilidade pode representar um diferencial competitivo para a empresa, pois, quanto mais rápido o gestor tiver conhecimento de determinadas situações, mais rápido ele pode agir e obter vantagem — principalmente quando isso é feito antes da concorrência.
4. Sistemas de gestão representam um excelente custo/benefício
Alguns gestores ainda controlam suas operações por meio de planilhas por acreditarem que adquirir sistemas de gestão é um custo que não precisa ser gerado. Contudo, com base nos benefícios obtidos com o uso do software, essa adoção deve ser encarada como um investimento. Além disso, uma das principais vantagens do uso da tecnologia é a redução de custos, o que faz com que o valor gasto na implantação seja rapidamente recuperado.
5. Suporte na tomada de decisão
Alguns sistemas de gestão oferecem a possibilidade de gerar relatórios, que apontam os resultados dos processos realizados. Isso, aliado ao maior controle das atividades e informações, faz com que se crie uma base sólida e confiável, que auxilia o gestor a tomar decisões mais precisas e acertadas. Isso também permite manter um histórico de dados relevantes para a elaboração de estimativas e do planejamento estratégico para os próximos períodos.
Como se pode ver, a adoção de sistemas de gestão ajuda a tornar o trabalho do gestor mais eficiente e eficaz, proporcionando confiabilidade, segurança, agilidade e maior controle sobre todos os aspectos de uma operação.
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