Principais procedimentos contábeis na adoção do novo plano de contas aplicado ao setor público
O ano de 2013 serviu de laboratório para os entes públicos, contadores, gestores, consultores, empresas prestadoras de serviço em sistemas informatizados, técnicos dos Tribunais de Contas, professores e todos os que atuam no segmento contábil voltado ao setor público, no sentido de identificar os principais problemas decorrentes do processo de implantação do novo Plano de Contas Aplicado ao Setor Público (PCASP), com vistas a sanar eventuais não conformidades até 2014, exercício em que a sua adoção torna-se obrigatória. Dessa forma, fazem-se pertinentes algumas observações, ainda que não esgotem o assunto, posto que são básicas, sobre esse processo de implantação do novo plano na prática.
Como todo processo natural de mudança, os erros são inevitáveis, por isso é necessário persistência e vigilância, principalmente nos primeiros meses da adoção do novo plano de contas. Como se trata de mudança de plano e de critérios contábeis, o primeiro procedimento é o levantamento de um balanço de abertura do exercício, em janeiro do ano da adoção do novo plano, e não apenas transferências de saldos do exercício anterior. Ou seja, é um trabalho manual feito pelo responsável pela Contabilidade.
Esse balanço de abertura deve estar acompanhado de notas explicativas com as principais alterações de critérios e contas envolvidas, e não deve afetar a movimentação do mês de janeiro do ano de sua implantação.
O saldo patrimonial do ano anterior ao da implantação, em regra, será igual ao patrimônio líquido do balanço de abertura do exercício, ressalvados os valores de restos a pagar não processados, pois, pela adoção do regime contábil da competência, deixam de integrar o passivo e passam a integrar apenas as contas de controle de restos a pagar nos grupos 5.3 e 6.3 do novo plano.
Pode acontecer, no entanto, que o inventário patrimonial para o balanço de abertura aponte para o registro de contas existentes no novo plano e não existentes no plano do exercício anterior. Essa situação, que ocasionará alterações no patrimônio líquido, trazendo diferença em relação ao saldo anterior, igualmente deve ficar evidenciada nas notas explicativas.
Cuidado especial deve ser dado às funções das novas contas. Não se pode, por exemplo, implantar saldos de restos a pagar processados do exercício anterior sem especificar a origem de cada conta, pois, no PCASP, as contas de passivo que se referem a restos processados são identificadas conforme a sua origem de pessoal, fornecedores, e assim por diante.
A adoção de “de/para” do plano anterior para o novo não é sempre possível, pois muitas contas do plano anterior não possuem correspondência no PCASP, assim como contas do novo PCASP não existiam no plano anterior, sendo necessária a implantação de saldos. Assim, a adoção de “de/para” é útil para as contas previstas no plano anterior que possuam correspondência no novo plano, mas inócuo no caso de contas novas incorporadas no novo plano ou contas que existiam no plano anterior e que não mais existem no novo plano.
Por isso, é preciso inventário dos saldos patrimoniais conforme o novo plano de contas para o registro do balanço de abertura do exercício.
Como exemplo, pode-se citar os ativos intangíveis que passam a integrar o ativo não circulante.
O balanço inicial deve ser transcrito no diário de cada entidade separadamente, ou seja, no diário da entidade contábil legislativo, executivo, administração direta, e cada entidade da administração indireta.
Os restos a pagar processados e não processados merecem atenção especial na implantação de saldos para o novo PCASP. Os valores devem ser inventariados e inscritos, respectivamente, nos grupos 5.3 e 6.3 do plano.
É importante lembrar as palavras do Prof. José Olavo do Nascimento, no sentido de que é possível existir inventário sem balanço, mas jamais balanço sem inventário. Essas palavras também são válidas para o balanço de abertura para a implantação do PCASP.
Outro exemplo de cuidado que se deve ter na implantação de saldos diz respeito aos valores vinculados em conta corrente bancária. Na implantação dos saldos, assim como na escrituração, o somatório dos saldos das contas 82111 – Disponibilidade de Recursos, 82112 – Disponibilidade Comprometida por Empenho e 82113 – Disponibilidade Comprometida por Liquidação e Entradas Compensatórias deve ser igual ao somatório da conta de Caixa e Equivalente de Caixa, mais os créditos de natureza financeira do Ativo.
A adoção do PCASP pressupõe, para a entidade que o adotar, o início da vigência da Portaria n 548 da Secretaria do Tesouro Nacional, nos termos do seu art. 12. Por conseqüência, todos os requisitos de operacionalização do sistema informatizado, previstos na portaria, entram em vigor com a adoção do PCASP. Destaca-se, também, nessa portaria, a rotina de encerramentos mensais na contabilidade e levantamento de balancetes de saldos contábeis.
Esse procedimento é muito salutar, pois fará com que o encerramento e as conferências dos balancetes mensais sejam um novo hábito na contabilidade do setor público. É muito mais fácil identificar e corrigir um erro contábil com a movimentação de um mês do que de um exercício.
Nesse procedimento de conferência mensal, a entidade contábil deve atentar para algumas regras básicas na escrituração, como, por exemplo, os saldos conforme a natureza das contas do ativo e do passivo (devedores ou credores), movimentação a débito igual à movimentação a crédito, bem como igualdade entre os saldos dos grupos de contas, tais como o grupo 5 igual ao 6, 5.1 igual ao 6.1, 5.1.2 igual ao 6.1.2, 5.2 igual ao 6.2, 5.2.1 igual ao 6.2.1, 5.2.2 igual ao 6.2.2, 5.2.2.1.3 igual a “zero”, 5.2.2.9 igual ao 6.2.2.9, 5.3 igual ao 6.3, 5.3.1 igual ao 6.3.1, 5.3.2 igual ao 6.3.2, 7 igual ao 8, 7.1 igual ao 8.1, 7.2.1 igual ao 8.2.1, 7.2.2 igual ao 8.2.2.
A adoção do novo plano, além de novos procedimentos técnicos, requer a adoção de nova rotina contábil e também a revisão dos processos de informações para fazer com que as diversas movimentações econômico-financeiras cheguem à Contabilidade
para registro. Por consequência, nos levará a repensar a atual estrutura de Contabilidade dos órgãos públicos diante das atuais demandas.
Paulo César Flores
Contador, Sócio e Administrador do IGAM, Especialista em Contabilidade, Auditoria e Finanças, Instrutor de Cursos nas áreas de Planejamento, Contabilidade Aplicada ao Setor Público, Controles Internos, Sistemas de Custos e Gestão.
Fonte: Revista CRC-RS – 07-11-13
