Como otimizar o processo de prestação de contas na empresa - SISPRO
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Saiba como otimizar o processo de prestação de contas na empresa

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A prestação de contas é uma das obrigações mais importantes exigidas pelo poder legislativo. A maioria das empresas têm a obrigação de prestar conta de todas suas transações realizadas. Porém, ainda existem tipos de empresas que não precisam prestar contas. Mesmo assim, sendo uma obrigação de quase todo tipo de empresa, muitas delas ainda pecam no quesito transparência. 

Realizar o balanço financeiro de maneira correta é imprescindível para qualquer empresa. Porém, ainda é uma atividade que depende do conhecimento do gestor da área financeira sobre o que é prestação de contas. 

É através da prestação de contas que as empresas passam a ter o registro de todas as suas transações financeiras e, consequentemente, elas conseguem comprovar seus ganhos e gastos de uma forma concreta. 

O desenvolvimento desse documento e seu resultado tem um valor jurídico enorme, por esse documento é possível visualizar o patrimônio líquido e bruto das empresas, além dos patrimônios ativos e passivos. 

A prestação de contas nada mais é do que um documento com todas as transações financeiras de uma empresa detalhados. Porém, ainda existem alguns pontos importantes para serem abordados sobre o tema para que você entenda melhor. Por isso, se você tem interesse ou dúvidas sobre o assunto, acompanhe o texto completo abaixo.

Como saber se a sua empresa precisa prestar contas?

A prestação de contas é considerada obrigatória tanto para empresas privadas, quanto para associações públicas ou instituições. Desse modo, é importante que os gestores da área financeira saibam o que significa prestar contas e, principalmente, como a documentação deve ser montada em determinado período de tempo. 

Se forem sindicatos, cooperativas ou condomínios, esse documento é levado para o conhecimento de membros/condôminos e deve ser aprovado pela maioria.  

Em caso de serem empresas ou instituições, são realizadas assembleias anuais, onde seus membros serão convocados por meio de edital. Porém, existem alguns perfis de empresas que podem encaixar nessa posição de obrigatoriedade, abaixo fizemos uma lista delas, confira:

  • Instituições públicas;
  • Associações sindicais e filantrópicas; 
  • Condomínios;
  • Empresas que possuem mais de dois sócios;
  • Clubes sociais;
  • e Cooperativas.

E, ainda existem determinados tipos de negócios que não têm a obrigação de realizar a prestação de contas, são eles: Microempreendedor Individual (MEI), Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli) e Empreendedor Individual (EI). 

Quando a prestação de contas pode ser exigida?

Fora dos períodos de assembleias gerais, que acontecem uma vez por ano, a legislação prevê a não obrigatoriedade da elaboração dos documentos de prestação de contas. Porém, ainda existem algumas exceções quando tratamos sobre esse assunto, as três principais são:

  • Quando uma pessoa salda um consórcio e tem interesse em conhecer a prestação de contas com alguma determinada administradora do cartão;
  • Quando existe a separação judicial em que o cônjuge pede a prestação de contas do parceiro que tem bens no seu nome;
  • Quando o titular de alguma conta bancária requer do banco uma prestação de contas pela empresa que administra o determinado cartão de crédito.

Qual a importância da prestação de contas para as empresas?

Saber o que é e como elaborar uma prestação de contas não auxilia apenas para que a organização tenha uma visão mais ampla sobre seus gastos e ganhos, mas também para que as empresas tenham uma sensação de segurança em relação a sua vida financeira. 

Por meio dela as transações financeiras ficam em evidência em determinados períodos do ano, ou seja, mesmo que não seja obrigatório a elaboração de relatório para todas as empresas, é imprescindível que todas possuam um balanço financeiro e econômico, para que na frente não se percam e nem se incomodem com as obrigações legais.  

Prestar contas é uma atividade importante para se obter transparência nos processos de gestão das empresas. Este tipo de procedimento deve ser considerado relevante para todas as organizações, isso significa que, ela não deve ser pensada para um fim exclusivamente legal, mas sim como mais um meio para que as empresas consigam alcançar todos os seus objetivos.

A prestação de contas é, na verdade, uma comprovação do cumprimento de todas as etapas previstas para alcançar um objetivo final. 

Saiba quais erros evitar na hora da prestação de contas

A sua empresa ainda enfrenta dificuldades na hora de elaborar a prestação de contas? Não sabe se é obrigada ou não a prestar contas? Elencamos abaixo alguns dos principais erros (que precisam ser evitados) que as empresas cometem na hora de elaborar o documento. Confira!

  • Erros em pareceres técnicos;
  • Falta de informações consideradas obrigatórias nos relatórios;
  • Falta de informações na ficha devedora;
  • Dados sobre o acordo de pagamento;
  • Obrigatoriedade de incluir ou excluir nomes em órgãos restritivos de crédito;
  • Atribuição do acesso às gravações realizadas no acordo, etc. 

Como otimizar o processo de prestação de contas da sua empresa?

Agora que você já sabe mais sobre a importância da prestação de contas para a realidade de todas as empresas, queremos te deixar algumas dicas para que você possa aplicar na sua empresa e, consequentemente, otimizar esse processo. 

1º Elabore uma previsão de despesas

Prever as principais despesas da rotina corporativa, como os custos mensais com matéria prima, salários entre outras despesas, é uma das maneiras mais utilizadas para organizar a prestação de contas das empresas. 

Para isso, é importante elaborar uma rotina com um planejamento que também conte com esses aspectos da rotina empresarial. Com as despesas pontuais é preciso estar atento para antecipar certos gastos, todo plano é útil nesse momento.

2º Leve em consideração as regras da sua empresa

Você precisa levar em consideração as normas e políticas internas da sua empresa na hora de elaborar a prestação de contas, pois a partir daí será preciso desenvolver uma boa quantidade de diretrizes que serão capazes de guiar todos os gestores responsáveis nesse processo. Por isso se faz importante ter um norte de todas as ações, para garantir que mesmo se situações inesperadas relacionadas a gastos financeiros acontecerem não prejudiquem o caixa da sua empresa. 

3º Tenha uma tecnologia de ponta para auxiliar sua empresa!

A utilização de planilhas manuais só atende uma pequena parcela das atividades e obrigações do setor financeiro das empresas, sendo crucial implementar uma solução eficaz para Gestão Financeira. E a SISPRO pode te auxiliar nesse quesito, conheça a nossa solução SISPRO Gestão Financeira!

Nosso sistema permite que a sua empresa obtenha o Compliance Financeiro nas operações, por meio de funcionalidades como:

  • Gestão financeira para a carteira de títulos a pagar e receber;
  • Disponibilidade financeira na tesouraria;
  • Conciliação bancária;
  • Controle do fluxo de caixa;
  • Integração com os bancos por meio por meio dos pagamentos e cobranças eletrônicas por CNAB;
  • Controle da remessa e retorno bancário;
  • Geração e impressão de boletos;
  • Oferece indicadores financeiros de desempenho assertivos;
  • Proporciona maior visão gerencial.

Se você se interessou pelas funcionalidades acima, saiba que são apenas algumas das facilidades que a SISPRO Gestão Financeira viabiliza. Para conhecer mais características e o potencial do nosso sistema basta entrar em contato com nossa equipe de consultores, todos estão prontos para lhe atender!

Buscar o sucesso empresarial da sua empresa sem uma gestão financeira pautada em boas práticas e com diferentes funcionalidades tecnológicas para promover o departamento financeiro, é impraticável.