Importância da Gestão de Contratos - SISPRO
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Importância da Gestão de Contratos

Gestão Contratos

“Todo o negócio baseia-se na existência de um contrato entre a parte que fornece e a que adquire. É através do contrato que duas ou mais entidades estabelecem o enquadramento da sua relação de negócio”.

No entanto, sendo o contrato a pedra que alicerça a construção das organizações, quantas destas conhecem e acompanham devidamente a sua execução? Porque colocam tanto esforço na sua negociação e tão pouco na sua gestão?

Existe um velho ditado que afirma “Se não conheces os teus contratos, não conheces o teu negócio”. Os contratos são o melhor reflexo de qualquer negócio. São os reflexos do que a organização decidiu comprar e vender.

Sendo tão importantes para as organizações, porque é que estas não dispõem de mecanismos eficazes para o seu controle e acompanhamento de execução?

Todos sabemos que a implementação de um contrato sem o prévio estabelecimento dos seus mecanismos de controle levará, muitas vezes, a uma implementação que não atinge os objetivos desejados, ou que é totalmente falha. Como todos sabemos, estes resultados significam perda de receitas, perda de oportunidades e custos excessivos.

Então, porque é que uma organização se preocupa com a realização de todas as outras atividades do seu negócio e, muitas vezes, ignora completamente o documento que criou o seu negócio e que define os seus direitos e responsabilidades, ativos e passivos?

A competência e o empenho com que os executivos de uma organização escrevem e negociam contratos, são uns grandes determinantes da saúde financeira da empresa. A forma como se efetua o acompanhamento da execução dos contratos (as partes envolvidas e as suas responsabilidades, as ações que são necessárias executar, as renovações e extensões que são necessárias  negociar e controlar) pode ainda ser mais importante. No entanto, o contrato mais bem negociado e escrito, pode ser completamente inútil se não for gerido de forma adequada. Pode dizer-se que uma organização que não gere convenientemente os seus contratos apresenta “lapso de memória”. Se for gestor de alguma empresa, estes “lapsos” devem preocupá-lo, uma vez que podem representar a existência de ineficiências importantes, se não mesmo perdas significativas a vários níveis – compras não recebidas, ou recebidas e não instaladas, ou instaladas e não otimizadas, etc. No entanto, não chega saber onde estão arquivados os seus contratos, é necessário manter um controle permanente sobre o seu articulado, e sobre as exigências e compromissos que este representa para a organização.

Mas, como é que uma organização perde o rasto dos seus contratos?

Muitas vezes, o que acontece advém do fato de o executivo que originalmente preparou e negociou o contrato já não se encontrar na mesma posição na organização, ou porque foi elevado a uma posição superior ou diferente, ou porque aceitou um novo desafio noutra organização. Este fato, por si só, tem como resultado a perda de “consciência” sobre determinados contratos e, desta forma, perde-se um substancial e precioso conhecimento sobre o negócio da organização.

Mas, como é que os contratos são atualmente geridos?

Normalmente, são mal geridos. Existem vários fatores que contribuem para esta situação, mas destacaria o que me parece fundamental, a falta de um Sistema de Informação de Gestão de
Contratos. Esta situação resulta de três fatos, todos demasiado recentes para já terem um peso significativo na gestão das empresas.
 

 Ter-se iniciado a divulgação do conceito de Gestão de Contratos,
Terem começado a surgir às primeiras aplicações informáticas direcionadas para o apoio a esta atividade e,

As organizações terem começado a tomar consciência da importância desta prática para a sua “bottom line”.

Mas, como implementar um efetivo Sistema de Gestão de Contratos?

Desta forma, uma organização deve dar três passos para implementar um efetivo Sistema de Gestão de Contratos.

O primeiro passo dá-se com a criação de uma organização vocacionada para a sua realização. Uma organização com capacidade para, desde o momento prévio à construção do caderno de encargos, até à execução de auditorias de performance ou de conclusão, dar suporte e controlar a execução dos trabalhos.

O segundo passo dá-se com a efetiva implementação de um Sistema de Informação de Gestão de Contratos.

O terceiro passo dá-se com a definição e implementação de perfis de risco para cada contrato, de forma a que estes possam ter associados um grau de criticidade para o negócio da empresa e, assim serem enquadrados num perfil de gestão consentâneo com a sua importância.

A nossa experiência diz-nos que não é preciso que uma organização tenha muitos contratos para que a implementação de um Sistemas de Gestão de Contratos possa  proporcionar um muito rápido retorno do investimento. Muitas vezes, só na gestão de um único contrato conseguem-se ganhos suficientes para a justificação completa dos valores investidos.

Desta forma, e sendo facilmente justificável a existência de um Sistema de Gestão de Contratos, porque não começar desde já a pensar na sua implementação?”

José Pedro Gonçalves

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