Gradualmente, o mundo corporativo tem se afastado da logística que envolve o cuidado com papéis, implementando a eficiência e a praticidade proporcionadas pelos contratos digitais. Nesse cenário, o gerenciamento eletrônico de documentos têm se popularizado entre os mais diversos segmentos empresariais e é referido como uma das práticas essenciais para empresas que desejam se manter competitivas no mercado.
Por isso, neste blog post vamos explorar as diferenças entre o contrato digital e impresso, trazendo tópicos importantes sobre características e vantagens de cada modelo!
Será que é vantajoso substituir o modelo tradicional?
O processo moroso que envolve elaborar, revisar e coletar assinaturas de contratos impressos tem levado administradores experientes a questionarem o uso dessa via para oficializar acordos. Para ilustrar essa situação, dados divulgados recentemente pela IDC demonstraram que uma elaboração contratual no modelo físico pode levar 9 horas, ou seja, ¼ do dia da equipe.
Logo, a partir da pergunta que paira sobre o mundo corporativo quanto às vantagens da utilização de contratos digitais, é inegável a importância de estarmos atentos ao tema.
O mundo dos contratos físicos
Os contratos impressos trazem consigo todas as práticas convencionais que já conhecemos: negociações presenciais, office-boy para coletas de assinatura, deslocamento dos documentos até o cartório para reconhecimento, dentre outras ações. Nessa ótica, as equipes ainda destacam os riscos de extravio contratual gerados pela dificuldade de lidar com toda a logística que envolve o armazenamento dos papéis.
Seguindo esse quadro, um ponto positivo destacado pelos gestores é que por ser a forma mais tradicional de celebrar acordos, em alguns casos ainda é a que transmite mais confiança para alguns perfis de parceiros.
No entanto, a partir da medida provisória 2.200-2 da ICP Brasil, que garante a integridade e a autenticidade dos documentos digitais, é consenso no mundo corporativo a necessidade de eliminar falácias sobre a falta de proteção dos contratos digitais. Assim, diante de empresas que buscam por formas de economizar recursos e otimizar o tempo gasto para fechar negócios, o mundo dos contratos físicos perde lugar para os digitais.
O potencial inovador dos contratos digitais
Desenvolvidos e gerenciados com agilidade via soluções modernas de software, os contratos digitais ganharam espaço no dia a dia das organizações que almejam a simplificação de processos. Isso porque as fases de negociação e assinatura, que atrasaram o andamento do contrato, nos documentos digitais são tramitadas online.
Junto disso, a facilidade para acompanhar prazos em sistemas automatizados e o fim da preocupação com a logística de armazenamento de papéis são pontos que trazem vantagens expressivas para os usuários desse modelo contratual. Dessa forma, a inovação proporcionada pela digitalização de contratos tem se popularizado no Brasil, eliminando gargalos que engessavam a rotina das empresas.
Como não ser vítima do “darwinismo empresarial”?
Entende-se como darwinismo empresarial a compreensão de que o mundo corporativo está em constante evolução e, por isso, em um continuado processo de decidir entre quais serão as empresas sustentáveis e quais não irão se desenvolver. Nessa ótica, as vítimas desse darwinismo são todas as organizações que não se adequam ao ritmo de inovações e não conseguem competir pelos limitados recursos de mercado, clientes e talentos.
A partir disso, a implementação da tecnologia para otimizar processos é um passo essencial para que as empresas não tenham problemas em manter-se estáveis frente à competitividade do mercado. Nesse cenário, os contratos digitais são possibilidades para assegurar maior segurança para toda a operação das organizações.
Tal posição é reforçada por dados do Gartner, que apontam que as empresas perdem, em média, 1 a cada 20 documentos impressos. Sendo assim, em um contexto de constante competitividade por recursos, é ideal que problemas como o extravio de materiais sejam solucionados pela digitalização e por ferramentas tecnológicas, como softwares de armazenamento e gestão.
Melhores práticas para elevar o desempenho do seu setor de contratos
A eficiência e a praticidade proporcionadas pela tecnologia superam as limitações dos métodos tradicionais. Partindo dessa premissa, a Sispro já soma mais de meio século de existência.
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