A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em agosto de 2020 e, resumidamente, é uma regulamentação referente a forma como as organizações lidam com as informações de pessoas físicas, sejam essas pessoas clientes, fornecedores ou colaboradores.
Nesta lei existem obrigações que começam desde a coleta, passando pelo armazenamento e a utilização dos dados. O processo para as empresas se adequarem as novas normas precisa ser cuidadoso e, desde que a lei entrou em vigor as empresas têm sofrido para se adaptar.
É neste momento que entra o auxílio da tecnologia. O processo de adequação deve ser realizado com muito cuidado e o ERP é a tecnologia mais adequada para auxiliar as empresas nesse percurso, com ferramentas apropriadas para cumprir as exigências da LGPD.
Neste texto, vamos mostrar como o sistema ERP pode auxiliar as empresas no cumprimento da mais nova regulamentação de dados pessoais, oferecendo mais segurança aos usuários. Confira!
Quais os pilares da Lei Geral de Proteção de Dados?
Baseada na regulamentação europeia, a LGPD foi criada com o objetivo de proteger a sociedade quanto aos vazamentos de informações e dos usos indevidos dessas informações pessoais. Assim como toda regulamentação, a LGPD se baseia em 4 pilares fundamentais para sua criação, confira abaixo:
1 – Transparência:
As organizações precisam deixar claro para quais as informações que elas precisam e de que forma essas informações serão utilizadas.
2 – Controle:
É preciso ainda deixar claro de que maneira os dados estarão armazenados, além de como, quando e por quem esses dados serão acessados.
3 – Consentimento:
A pessoa dona das informações necessita autorizar a empresa em questão a armazenar e guardar os seus dados, por meio de processos formais e objetivos. Também devem existir mecanismos para que as pessoas físicas possam solicitar a exclusão dos seus dados nos bancos de armazenamento corporativos.
4 – Segurança:
É preciso mostrar e demonstrar os mecanismos e processos que serão adotados pela organização, garantindo assim que os dados deverão ser usados somente para a finalidade acordada por ambas as partes, sem risco de vazamento das informações.
Para conseguir atender a esses pilares, é necessário a utilização de um sistema integrado de gestão empresarial, assim a empresa pode se beneficiar das facilidades que a tecnologia em si oferece.
Cadastro de clientes, emissão de NFs, contratos com fornecedores e clientes, entre outras coisas, ficam automaticamente registradas e organizadas dentro da plataforma, porém o desafio nesse caso é garantir a segurança, a gestão e a utilização correta dos dados pessoais.
Quais áreas e atividades afetadas pela LGPD?
Empresas de diversos setores organizacionais são afetadas pela LGPD, como: agricultura, indústria, serviços, entre outros. Porém, a LGPD não se aplica somente as grandes empresas, mas também atinge empresas de pequeno e médio porte.
Para identificar quais áreas dentro de uma empresa são consideradas de risco e que, com certeza, serão afetadas pela LGPD, é imprescindível compreender o ciclo de vida desses dados dentro da organização em questão, por quais etapas de coleta, de processamento, de análise, de compartilhamento e, não menos importante, do armazenamento e reutilização desses dados pessoais.
Basicamente, todas as áreas de uma empresa são afetadas pela LGPD, porém aqui destacaremos as principais delas: área de relacionamento com os clientes, área comercial, área de gestão de pessoas e a área de Tecnologia da informação e, por fim, a área de processamento de dados.
Por que é importante o ERP estar adequado à Lei Geral de Proteção de Dados?
Todos os vários impactos da LGPD dentro das empresas resultarão em uma melhoria na forma de armazenamento e tratamento de dados. Desta maneira, o ERP irá manter todos os dados sensíveis sob controle e organizados, sem que a empresa em questão precise se preocupar quanto ao vazamento das informações pessoais que estão sendo acessadas pelos funcionários.
A Lei Geral de Proteção de Dados juntamente com o ERP é a combinação perfeita e que garante o compliance empresarial. A LGPD é uma nova cultura, que nasceu para trazer ao universo empresarial principalmente, transparência, responsabilidade e ética, além de garantir direitos aos clientes sobre suas informações.
Como um ERP pode apoiar a empresa a seguir as regras da LPGD?
Entre as boas práticas e necessidades de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados, a utilização de ferramentas de gestão é essencial, esse é o caso dos softwares.
Para fazer o mapeamento e organizar e classificar os dados, o ERP atua como uma ferramenta de apoio necessária e muito prática. Essa gestão é mais simples de ser realizada com a atuação do ERP, pois a ferramenta oferece uma ampla integração no processo de gestão, permitindo assim que as equipes gerenciem diferentes soluções techs e setores de uma plataforma só.
Tudo isso inclui a gestão das atividades e medidas em relação a proteção dos dados pessoais, já que a solução ERP garante que a empresa terá mais controle, organização e categorização facilitada das informações.
Em uma empresa que realiza seus processos internos somente de forma manual é muito mais complicado de realizar, por exemplo o mapeamento de dados e o inventário das informações.
Já com a utilização do ERP, esses procedimentos são realizados através de um sistema de automatização, permitindo que se tenha mais controle e organização de todas as etapas do processo de proteção de dados.
Porém, ao mesmo tempo o sistema ERP garante mais segurança no processamento dos dados, pois assim os gestores conseguem ter uma visão de todo o negócio e dos dados em tratamento a todo momento e por meio de qualquer dispositivo eletrônico, permitindo assim que o compliance dos dados seja realizado da melhor maneira possível.
Além disso, o ERP facilita as rotinas de segurança das informações, como a realização do backup de dados e a atualização das informações, assim como o atendimento as demandas dos clientes.
Por fim, ter um ERP que já é preparado para atender as demandas da Lei Geral de Proteção de Dados é um diferencial, pois nem todas empresas fazem e assim garantem, as que fazem, garantem mais segurança ainda para as informações pessoais própria empresa e, principalmente, de seus clientes.
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