LGPD: quando planejar a conformidade à lei de forma segura?
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Quando devo planejar a conformidade à certificação LGPD que já está em vigor?

como se adequar à LGPD

Para muitas empresas a adequação à LGPD já é um processo praticado há vários meses e não apenas devido à vigência. Contudo, ainda é comum encontrarmos organizações em dúvida quanto ao melhor momento para planejar a certificação ideal, mas podemos afirmar, a hora é agora.

A verdade é que muitos ainda se apoiam no fato de que as multas e sanções só acontecerão a partir de agosto de 2021, mas te perguntamos: qual o motivo para esperar até o último segundo para deixar de correr riscos?

Quais benefícios essa postura pode trazer? Você já considerou que isso impacta muito além do dinheiro gasto com multas, mas também influencia na percepção do cliente perante sua marca? Afinal, você está lidando com suas informações pessoais e deve se responsabilizar pelo tratamento.

Portanto, a SISPRO mais uma vez falará sobre a importância de adequar-se com antecedência, a fim de atingir a conformidade assertiva, eliminar riscos, ampliar a segurança da informação e, sobretudo, resguardar o consumidor. Acompanhe!

A LGPD realmente compete à minha empresa?

Essa pergunta é simples. Sua empresa só não estará obrigada a atender as diretrizes da LGPD se ela não dispuser de muitos funcionários ou não tiver nenhuma presença digital. E como sabemos, essas duas vertentes se tornam inviáveis no mercado acirrado de hoje.

Toda empresa que almeja crescer tem que contar com um time de profissionais qualificado. Além disso, a presença digital é uma estratégia obrigatória para estimular o crescimento, vender mais e manter-se presente no mercado.

Sendo assim, é uma certeza inegável que seu negócio lide com dados e informações. Então, conforme a quantidade de colaboradores, a presença de fornecedores e a aquisição de dados no universo digital expande, aumenta-se também os riscos que seu negócio está sujeito, ou seja, o planejamento deve ser ainda mais sólido.

É importante ressaltar que cada dia que você deixa passar sem se preocupar com a Lei Geral de Proteção de Dados, é um dia a menos que você tem para evitar impactos negativos na saúde financeira do seu negócio.

Utilize o exemplo da digitalização empresarial, que foi forçada ao longo dos últimos 8 meses. Entretanto, essa obrigação projetou incontáveis empresas para o futuro empresarial, para a retomada do trabalho e à sobreposição de uma pandemia de proporções épicas.

O que queremos dizer é que buscar se adequar nesse momento pode resultar em ganhos imprescindíveis para seu negócio vislumbrar o pós-crise. Portanto, transforme essa obrigação em um ponto estratégico para o crescimento da sua instituição!

Leia também: Prepare seu RH ao pós-pandemia

Qual o melhor momento para adequação à LGPD e principais passos para isso

O melhor momento para adequação já passou, isto é, se você ainda não começou está atrasado em relação à concorrência.

Quais estratégias você irá utilizar para encurtar a distância de meses entre você e aqueles que apresentam ameaças ao seu crescimento?

Vamos pelo começo, você já dispõe de tecnologia para acompanhar o processo de conformidade à LGPD?

O que acha de conhecer alguns passos que podem projetar sua organização a partir de hoje?

Então, veja abaixo 4 passos simples que não representam uma fórmula mágica para você se adequar, mas que podem ajudá-lo a trilhar o início da jornada.

Passo 1 – Mapeie os processos, as pessoas envolvidas e quais dados você detém

Esse mapeamento normalmente é feito através de um software ERP. Por meio de seus recursos é possível identificar cada ponto de contato onde os dados são captados. 

Use esse insight para conhecer seus processos e os envolvidos, considerando seu nível de relevância para a adequação.

Aqui é fundamental olhar para os setores e departamentos de maneira individual. Além disso, faça uma análise tanto em ambiente digital quanto físico, pois os dados físicos também fazem parte da obrigatoriedade da LGPD.

Aqui entram fornecedores, clientes, parceiros, colaboradores e pessoas terceirizadas ao seu operacional. Nessa etapa você conseguirá definir quais são os dados pessoais, os dados sensíveis e os dados anonimizados.

Passo 2 – Defina quem tem acesso direto aos dados, criando um sistema de hierarquia

Agora que você conhece cada aspecto dos dados em seu banco de armazenamento, é hora de saber quem os acessa. Esse é um dos grandes gargalos que impede uma empresa de alcançar a certificação da LGPD.

Então, determine os níveis de acesso, quem acessa e a razão disso. Esse processo facilitará o tratamento correto, uma vez que somente pessoas autorizadas estarão em contato com dados sensíveis, por exemplo.

Passo 3 – Hora de revisar e criar suas políticas de segurança e compartilhamento

Essa etapa consiste em uma análise interna das suas políticas de segurança atuais. O intuito aqui é oferecer transparência às pessoas no que diz respeito aos seus dados captados e como o tratamento será realizado do início ao fim.

Além do mais, tenha certeza de que os envolvidos saibam de cada pormenor das políticas atuais, a fim de gerar mais consciência e eficiência na adequação.

Passo 4 – Faça uma limpeza em dados desnecessários

Se um dado não possui uma objetividade clara no escopo da sua organização, qual o motivo para mantê-lo armazenado? Essa é uma das principais etapas, pois viabiliza criar ampla consistência acerca dos dados ideais que você deve armazenar.

Outro ponto importante é analisar seus formulários e documentos, a fim de definir quais campos de preenchimento, sejam eles virtuais ou físicos, precisam ser mantidos, excluídos ou alterados.

É essencial saber que quanto mais “clean” estiver seu banco de dados, mais fácil será para gerir a LGPD.

Leia também: Por que o termo de confidencialidade é importante para a segurança dos dados?

Investir em um software para gestão nunca foi tão importante para atender à LGPD

A taxa de sucesso da adequação à LGPD está diretamente relacionada com a aquisição do software ERP Cloud certo para sua empresa. É basicamente inviável trilhar esse percurso sem a tecnologia ao seu lado.

Isso porque o sistema em nuvem traz organização, integração entre as áreas, mobilidade, acessibilidade, eficiência na gestão e segurança da informação.

Para concluirmos, você precisa iniciar o quanto antes a adequação ou ter a certeza de que seu processo atual está no caminho certo.

A SISPRO viabiliza os melhores sistemas e ferramentas em nuvem para seu negócio atingir o sucesso com a LGPD. Acesse para saber mais, até breve!