Manter o controle sobre os bens patrimoniais é fundamental para garantir consistência às ações da empresa. Diante disso, o cuidado com bens em poder de terceiros é um tema que precisa ser considerado, uma vez que sem o conhecimento necessário, pode ser um verdadeiro desafio proteger um ativo nessa situação.
Então, continue nessa leitura e confira quais são os cuidados importantes que as empresas devem tomar!
O que você precisa saber sobre bens em poder de terceiros
O que são?
Sempre que uma empresa deixa os seus ativos em poder outra organização, podemos dizer que há bens em poder de terceiros.
Por exemplo: imagine que a sua empresa possui máquinas agrícolas e que terceiriza o manejo dessas máquinas. A empresa terceirizada é a entidade que irá operar com os ativos do seu negócio, no entanto, eles seguem sendo seus e, por isso, é necessário resguardá-los.
Qual é a dificuldade no controle desses bens?
Uma das chaves para que o controle patrimonial permaneça consistente é o inventário. No caso de bens em controle de terceiros, obter informações atualizadas demanda um acordo bem fundamentado com a parte que opera tais ativos.
Por exemplo: se a sua empresa terceiriza o uso de máquinas agrícolas, pode ser bastante difícil fazer a contagem regular desses bens para colocar no inventário físico. Daí a importância de ter um método claro para proteger os ativos.
Sem clareza sobre o estado dos ativos que estão sob controle de outras entidades, a organização abre brechas para perdas financeiras. Assim, é essencial considerar as formas de cuidado como uma estipulação importante para evitar prejuízos.
Dicas para proteger bens que estão em poder de terceiros
Agora que você já leu até aqui, separamos 4 dicas valiosas para auxiliar no controle desses ativos, confira:
Oficialize todos os acordos de uso
Estabeleça em contrato todas as normas de utilização do bem, como manejo, tempo de uso e tudo aquilo com que a entidade portadora deverá se comprometer. Além disso, ajuste prazos regulares para receber informações atualizadas sobre o estado dos ativos.
Conte com ferramentas de localização
Atualmente, mais do que relatórios prestados pela entidade portadora dos itens, é possível localizar e monitorar com precisão onde estão alocados os bens em poder de terceiros. Um exemplo disso é a tecnologia RFID, que tem ampla utilização no Brasil e é uma grande aliada para a proteção de ativos.
Garanta a segurança do seu patrimônio
Verifique quais são os métodos que serão utilizados para proteger os seus bens de danos e furtos, isso é fundamental para evitar prejuízos financeiros. Logo, dentro das condições de manejo, esse é um tópico que merece atenção especial e que precisa ser muito bem delimitado antes do repasse do ativo.
Tenha acesso aos seus bens
Por mais que estejam em poder de outras organizações, é muito importante que a sua empresa tenha acesso a esses ativos sempre que for preciso. Assim, defina datas de inspeção e revisão dos seus bens que estão em poder de terceiros e previna-se de perdas financeiras.
Evolua no seu controle patrimonial
Bens tangíveis, intangíveis e bens em poder de terceiros. Essas são apenas algumas das variáveis entre os bens que precisam estar discriminadas em um inventário de qualidade.
Nessa ótica, soluções patrimoniais que reúnem inovação e eficiência são as melhores alternativas para garantir assertividade no controle de ativos. Logo, é essencial eleger uma ferramenta para auxiliar na proteção de bens.
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