Você sabia? Consoante dados da IBM Service, 6 em cada 10 empresas aceleraram processos de digitalização de documentos na pandemia. Impulsionada por esse contexto, a assinatura realizada por meios digitais se mostra, em 2022, como uma grande tendência que veio para ficar.
Isso se deve ao fato de ela permitir que os processos sejam mais ágeis do que em relação a assinatura física sem qualquer tipo de perda da segurança ou da confiabilidade do documento.
Além disso, a chance de “perda de prazos” – grande pesadelo do ciclo de vida de um contrato – é reduzida com a possibilidade de tramitar a oficialização de acordos online.
Em função desses pontos, de acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, a expectativa para 2022 é que existam 40 milhões de certificados digitais no Brasil – enquanto, em 2019, o número estava próximo a 5,4 milhões – um crescimento de mais de 700% em 3 anos.
Portanto, é fundamental que você conheça a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica e saiba qual utilizar no seu negócio.
E é o que vamos falar nesse artigo, por isso, continue conosco!
Entenda o que é a assinatura digital
A assinatura digital é realizada por meio da emissão de um Certificado Digital (ICP – Brasil) e é considerada a mais segura. É possível fazê-la de maneira gratuita através do portal Gov.br e ela oferece muita seguridade, visto que esses serviços estão amparados por criptografia e pelo cruzamento de informações de diferentes bancos.
Na prática, para utilizá-la, deve ser feito um “upload” do documento em um portal virtual próprio, operando com um certificado e-CPF ou e-CNPJ.
Mas atenção: tratando- se de um documento assinado em nome da empresa, é necessário que esteja amparado no Certificado do Representante Legal, disposto no Contrato Social. Isso é de extrema relevância, uma vez que é o que assegura validade jurídica ao instrumento.
Exemplos de aplicação dessa assinatura são, na esfera governamental, estão nos processos administrativos e jurídicos. Paralelo a isso, no âmbito empresarial, dentre os empregos possíveis estão a formalização de contratos e as apólices de seguros.
- Um destaque importante é que essa assinatura é recomendada para negócios que detém maior risco financeiro intrínseco.
Em geral, quando pensamos em assinaturas pensamos em contratos. Logo, além de conhecer as formas digitais de assinatura, é bastante importante que você saiba como os aplicativos de gestão de contratos funcionam.
Além disso, sabemos que gestão tem a ver com dados. Dessa maneira, é essencial para o gestor compreender como as ferramentas de automação colaboram para o controle de informações que, aos empresários acostumados com as vias tradicionais, podem parecer difusas quando dispostas no software.
Agora que você já conhece mais sobre o mundo das oficializações digitais, entenda o que é a assinatura eletrônica!
Compreendendo a assinatura eletrônica
Diferente da assinatura digital, ela é utilizada quando não há grandes riscos financeiros envolvidos no acordo. Isso se deve ao fato de que esse tipo de formalização não depende da emissão de ICP, basta, na assinatura eletrônica, que ambas as partes estejam de acordo com o disposto no documento e assinem.
A validade jurídica se dá justamente pelo aceite de ambas as partes envolvidas. Em geral, essa via é utilizada para firmar propostas e contratos de serviços.
São exemplos práticos da aplicação: contratos trabalhistas, acordos de compra e venda e contratação de serviços.
Em razão de ser bastante eficiente e segura – visto que também passa por chaves criptográficas – ela é utilizada para legitimar muitos contratos.
Talvez você ainda esteja com dúvidas quanto a segurança desses processos, por isso, confira abaixo quais são as previsões legais sobre esse tema.
As assinaturas e a Lei
- Assinaturas realizadas via ICP-Brasil: segundo o Art. 10 da MP 2.200-2 de 2001, a validade é a mesma para qualquer documento assinado tradicionalmente de forma física.
- Assinaturas eletrônicas sem ICP-Brasil: segundo o §2° do Art. 10 da MP 2.200-2 de 2001, seu resguardo jurídico está verificado a partir da aceitação de ambas as partes do que está disposto no documento.
Então, qual utilizar?
A resposta para essa pergunta parte de outra pergunta: qual é o risco financeiro do instrumento que você deseja oficializar? Vimos acima que a grande diferença entre as duas assinaturas é o fato de a digital requerer um Certificado, o que aumenta a segurança desse documento.
Por isso, a assinatura mais recomendada para contratos “complexos” é a digital, enquanto contratos mais simples, podem ser, com seguridade, celebrados pela via eletrônica.
Além desses pontos, vale destacar que a utilização dessas ferramentas agrega vantagens para a empresa, visto que agiliza o fechamento de negócios, implica em menos gastos financeiros – considerando que você não mais se desloca ou contrata terceiros para acessar o documento – e é extremamente segura, como demonstra o previsto no nosso Código Civil.
Agora que você já entende o panorama atual e as ferramentas disponíveis, saiba como a SISPRO pode te ajudar a inovar na sua empresa.
SISPRO, SOLUÇÕES QUE TRANSFORMAM
Compreendendo que assinaturas e contratos estão interligados e que a tecnologia é uma realidade crescente no contexto empresarial, desenvolvemos um software completo de gestão de contratos, totalmente interligado com os principais canais de assinatura eletrônica.
Então, chega de perder prazos e se preocupar com o fato de não acompanhar as mudanças do mercado, a SISPRO se compromete com o seu desenvolvimento. Invista agora no futuro do seu negócio.
