Mês após mês, o fechamento da folha de pagamento se mostra uma das tarefas mais delicadas para a gestão empresarial de pessoas, uma vez que erros de lançamento comprometem a eficiência operacional e levam à insatisfação dos colaboradores.
Junto disso, com a apuração fiscal, a necessidade de precisão se intensifica, porque atrasos nos registros prejudicam o compliance e expõem o negócio a autuações. Nesse cenário, manter o controle sobre encargos e obrigações legais se torna um desafio quando a administração dessas obrigações é manual.
Assim, entender como automatizar a folha de pagamento é essencial para reduzir erros no fechamento do mês e fortalecer a conformidade legal da sua empresa.
Quer saber mais? Continue a leitura para entender onde estão os principais gargalos da gestão manual e como a automação eleva a eficiência do cálculo de holerites!
Os 4 principais gargalos na gestão manual da folha
Na rotina das empresas, esses são os principais gargalos que surgem quando a folha de pagamento é gerida de forma manual, impactando a confiabilidade das informações e a segurança do negócio:
1. Lançamentos inconsistentes
Se a equipe realiza lançamentos manualmente e trabalha com múltiplas planilhas desconectadas, a probabilidade de erros aumenta e, se acontecem, a percepção dos colaboradores sobre a confiabilidade dos processos é reduzida.
Por exemplo, o controle de horas, adicionais e descontos pode ser registrados de forma duplicada, o que leva a divergências nos valores pagos e faz com que a empresa falhe no cumprimento das suas obrigações com o trabalhador.
2. Falta de atualização das regras fiscais e trabalhistas
Constantemente, a legislação trabalhista e fiscal brasileira passa por atualizações e, em uma gestão manual, acompanhar essas mudanças exige atenção redobrada e conhecimento técnico contínuo.
Contudo, quando a equipe já lida com uma alta carga burocrática de obrigações contábeis, novas regulações podem passar despercebidas e resultar em cálculos incorretos de encargos, colocando o compliance do negócio em risco.
3. Desconexão entre folha e ponto eletrônico
Quando o sistema de folha não está integrado ao controle de ponto, o DP perde visibilidade sobre a gestão do ponto eletrônico e da jornada real dos colaboradores, o que dificulta o cálculo correto do banco de horas.
Ainda, a desconexão impacta a gestão de benefícios e de contratos, já que se torna mais difícil visualizar o histórico do colaborador e aplicar as condições individuais de cada acordo.
4. Relatórios frágeis para auditorias
A falta de automação da folha de pagamento resulta na ausência de relatórios consolidados e unificados, o que compromete a preparação para auditorias trabalhistas e é um dos principais riscos para autuações.
Tal fato se explica porque dados espalhados em diferentes sistemas dificultam a comprovação de cálculos e fragilizam a governança nos processos da gestão de pessoas.
Como a automação da folha de pagamento reduz riscos
A automação atua diretamente na redução de falhas operacionais e no fortalecimento do compliance trabalhista e fiscal. Além disso, com o apoio de um ERP, RH e DP passam a operar de forma mais estratégica e segura graças à:
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Centralização das informações dos colaboradores
Todos os dados contratuais e cadastrais da equipe ficam centralizados em um único sistema, o que garante informações atualizadas para o fechamento de holerites.
Junto disso, com módulos que integram folha de pagamento e ponto eletrônico é assegurada a relação entre a jornada trabalhada e o valor que o trabalhador recebe em seu contracheque no final do mês.
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Integração de sistemas
A integração entre folha, ponto eletrônico e controle fiscal assegura a precisão da entrega de obrigações acessórias e elimina as divergências que poderiam ser lançadas em caso de controle manual.
Nesse cenário, na solução SISPRO, os módulos de Gestão de Pessoas e Fiscal operam de forma integrada, para que o trabalho use o ERP a favor da conformidade fiscal, com dados que tramitam com consistência entre as áreas.
