No universo da Gestão Patrimonial, chamamos de ativos todos os bens que são capazes de gerar lucro. Nessa ótica, é ativo imobilizado todo item que não tem mais expectativa econômica para a empresa, de modo que a sua baixa se faz essencial para que a organização não siga sendo tributada pela posse deste bem.
Embora o conceito de baixa seja simples, a sua execução pode ser desafiadora para a administração patrimonial, pois demanda a reunião de documentos e laudos que resguardem a empresa de multas em caso de auditorias do Fisco.
Pensando na importância desse procedimento, hoje vamos detalhar o passo a passo de baixa do ativo imobilizado para auxiliar você a garantir que os seus registros contábeis sejam assertivos e reflitam a realidade da sua organização!
Siga a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre o tema!
O que é a baixa de ativo imobilizado?
É o processo que oficializa o encerramento da vida útil de um ativo dentro da empresa, ou seja, o momento que, segundo o IFRS, a produtividade da operação deixa de ser beneficiada com a presença daquele item.
Tal situação é resguardada pelo Conselho de Pronunciamentos Contábeis (CPC), em sua norma 27, que estabelece a maneira como a baixa de um ativo deve ser apresentada e contabilizada. Logo, vale destacar que o CPC 27 respalda que a baixa pode ocorrer por razões variadas, como a alienação do item ou a inutilização completa.
Desse modo, quando o fluxo produtivo deixa de contar com um item por baixa, esta deverá ser informada nos registros contábeis do negócio, já que o balanço patrimonial projetado da organização precisará refletir a realidade operacional da empresa.
Nesse contexto, é essencial pontuar que caso o bem não seja baixado de maneira adequada e documentalmente comprovada, o valor da baixa não será dedutível do Lucro Real, o que expõe a organização a pagar imposto sobre o item, mesmo que não o utilize.
Por isso, realizar de modo adequado a contabilidade do imobilizado resguarda o caixa da sua empresa, que não pagará tributos excedentes, e a conformidade da sua operação com o Fisco, que exige lançamentos fidedignos à rotina do negócio.
Quando deve ser realizada a baixa de um ativo imobilizado?
Para tornar essa explicação mais simples, reunimos o que estipula o CPC 27 sobre quando realizar a baixa em dois blocos: a alienação e a inutilização. Nesse entendimento, cada situação de baixa exige um documento e se dará da seguinte forma:
- Baixa por alienação
A alienação acontece quando o item é vendido, doado ou transferido. Por exemplo, considere uma empresa que irá renovar todos os seus computadores e, para isso, venderá os que estão atualmente em uso para uma outra organização.
Assim, os computadores atuais, em razão da venda, estarão alienados do uso e precisarão ser ativos baixados, sendo o fato comprovado pelas notas fiscais de venda dos aparelhos.
- Baixa por inutilização
Essa é a baixa que acontece quando a vida útil de um item é exaurida dentro da produção da própria empresa, fazendo com que este bem se deprecie por completo e não seja mais passível de ser empregado na produção.
Nesse caso de baixa, o que comprova junto ao Fisco o dano, perda ou obsolescência total do material baixado é um laudo de inutilização, que precisará ser anexado à imobilização deste ativo no registro contábil.
Passo a passo para realizar o processo de baixa de um ativo imobilizado
A fim de ilustrar o que tratamos até aqui, vamos exemplificar a baixa de uma máquina que se tornou obsoleta em 4 passos. Assim, veja de que modo deve ser feita a baixa de um ativo por obsolescência:
- Reúna a documentação do ativo
Ao identificar o bem que se tornou obsoleto para a operação, é preciso que seja reunida toda a documentação que diz respeito à vida útil do ativo imobilizado, reunindo registros completos do período em que o bem foi lucrativo para a empresa.
- Avalie a depreciação
Embora a obsolescência seja muitas vezes visível, como nos casos em que as máquinas param de funcionar, é importante que os especialistas contábeis emitam uma avaliação sobre a depreciação do item e a perda de seu valor contábil.
- Faça o registro de baixa
Deve ser debitado o valor contábil da máquina da conta de ativo imobilizado e creditado à conta correspondente para reconhecimento da baixa.
Este registro deve conter a justificativa, a data do procedimento, o custo de aquisição e o valor contábil atualizado do ativo.
- Ajuste fiscal
A baixa do ativo obsoleto deve ser registrada no seu lançamento contábil para que os cálculos de tributação sobre o Lucro Real e o CSSL não considerem a máquina imobilizada.
- Emissão de documentos
Tenha reunidos e propriamente armazenados os documentos de análise da vida útil do ativo imobilizado e o laudo de inutilização da máquina, já que em caso de auditorias, esses são os materiais que irão respaldar a baixa realizada.
Quais são os principais erros na hora de fazer a baixa de ativos?
Para garantir que o processo de baixa do ativo imobilizado seja conduzido de forma correta e sem riscos para a sua empresa, é fundamental evitar alguns erros comuns. Por isso, veja quais são os equívocos que mais acontecem e como preveni-los:
- Registro inadequado na contabilidade – Toda baixa deve ser devidamente registrada nos seus livros contábeis, para evitar a inconsistência no balanço patrimonial.
- Faltar com a documentação adequada – Notas fiscais de venda, laudos, e outros documentos comprobatórios validam a baixa e, sem eles, o negócio poderá ser penalizado pelas auditorias fiscais.
- Não seguir as normas fiscais – O CPC 27 e o IFRS estabelecem diretrizes claras para a baixa de ativos e desconsiderar essas normas resulta em multas e em tributações excedentes.
- Fazer tudo de forma manual – O gerenciamento manual de ativos aumenta o risco de erros nos registros, por isso, os sistemas automatizados se destacam por garantirem a precisão e a conformidade dos lançamentos com as exigências fiscais.
Deseja otimizar o controle de ativos na sua empresa? Saiba como!
A baixa de um ativo imobilizado é essencial para manter a sua contabilidade empresarial alinhada à realidade econômica do seu negócio.
Assim, ao implementar um fluxo eficiente de gestão de ativos, sejam eles imobilizados ou não, a sua empresa assegura a precisão do controle patrimonial e a conformidade com as normas vigentes.
Quer otimizar a gestão dos seus ativos e evitar prejuízos? Baixe agora o nosso eBook gratuito: Como otimizar o controle de ativos da sua empresa: guia prático e eficiente e descubra como transformar esse processo em um diferencial estratégico!
