A gestão de contratos desatualizada é um dos principais problemas apresentados pelas empresas no início da procura por uma solução. Uma pesquisa realizada pela plataforma ContractPodAi, revelou que 62% das empresas ainda utilizam softwares tradicionais, como Excel, Share Point ou e-mail para fazer a gestão de contratos.
Essa resistência das empresas em aderir uma nova plataforma para gestão de contratos pode gerar riscos ao negócio. Abaixo apresentaremos os principais riscos de ter uma gestão de contratos desatualizada, confira!
Os 6 problemas mais comuns em uma gestão de contratos desatualizada
Existem pelo menos seis problemas comuns de acontecerem quando a empresa ainda faz uma gestão de contratos desatualizada. Confira quais são esses problemas:
1 – Perda de prazos e renovações
Como a sua empresa controla os prazos de renovações, atualizações e todos os outros dados necessários para fazer o gerenciamento correto dos contratos? Sem um sistema qualificado, que garanta a notificação de todas as informações que fazem parte dos seus contratos, fica difícil ficar em dia com os prazos.
Se uma empresa não é capaz de controlar todos os elementos de um contrato que já possui, será mais difícil ainda fechar novos negócios, e essa incapacidade não é boa para a empresa.
Se esse é um problema recorrente na sua empresa e que, principalmente, limita a capacidade em gerar mais receita, agora pode ser o momento adequado para encontrar uma solução que disponha aos responsáveis pelos contratos uma visão ampla e completa de todos os documentos.
Dessa maneira será possível trabalhar com as notificações de vencimento e tornar a organização dos contratos mais eficiente.
2 – Contratos inválidos
O contrato é um documento com validade legal, vinculativo e qualquer complicação pode acarretar em sérios problemas para as organizações.
O objetivo principal é garantir que tudo aconteça da melhor forma possível, desde a elaboração e armazenamento de dados até o modo como são firmados os contratos, portanto, é imprescindível evitar os riscos desnecessários.
Ter uma visão ampla de todo o processo que envolve os contratos é fundamental para evitar grandes perigos. Por conta disso, a automação possui grande importância para minimizar esses riscos e acompanhar o ritmo dos contratos.
3 – Ausência de ferramentas para monitorar o ciclo de vida dos contratos
Como estão os insights da sua empresa? Eles estão claros? Todos os acordos estabelecidos estão sendo cumpridos?
Entenda que, a falta de controle dos contratos pode diminuir os benefícios estabelecidos no mesmo e o tornar mais caro ao final do processo.
Se você acredita que a sua empresa possui a capacidade para gerenciar cada um dos contratos, conforme as obrigatoriedades, existem mais chances de que o que foi acordado pelas partes seja realizado com sucesso, trazendo benefícios para os dois lados.
4 – Realização de tarefas manuais
Realmente, pode ser frustrante para os funcionários passarem a maior parte do tempo de trabalho pesquisando documentos em arquivos ou e-mails.
É bem provável que todas essas tarefas, que geram desperdício de tempo e talento dos seus colaboradores, poderiam ser automatizadas, otimizando os processos e o tempo da equipe.
Quando essas tarefas massivas e estressantes são simplificadas, a organização torna-se mais estratégica e, consequentemente, acaba aumentando seus negócios em receita e escala.
5 – Falta de monitoramento de desempenho
A falta de acompanhamento dos contratos pode diminuir os benefícios de cada um deles e os tornar mais caros ao final do processo.
Entretanto, se a sua empresa possui a capacidade de monitorar cada um dos seus contratos, em relação às obrigações, existem mais chances de que os negócios sejam executados com sucesso para ambas as partes.
Por conta disso, ter uma solução tecnológica que faça a automação de todos os processos, incluindo o acompanhamento de prazos e acordos, é fundamental.
6 – Ausência de armazenamento seguro
O armazenamento dos contratos é uma das partes mais essenciais do ciclo de vida desses documentos. Portanto, adquirir uma solução que não tenha a devida segurança para proteger os dados confidenciais, pode colocar todos os negócios já firmados em risco.
Caso esses documentos sejam armazenados em um gabinete de arquivos ou um local compartilhado, existem riscos, como a violação de segurança que sua empresa pode sofrer.
Uma plataforma de arquivo apropriada precisa ter controle de acessos dos usuários e oferecer trilhas de auditoria, para assim tornar os processos mais seguros e eficientes para sua empresa.
Nessa Era Tecnológica, a gestão dos contratos, independente da origem, é necessária para o crescimento dentro dos mais diversos mercados, por isso, fique atento!
A utilização de software para automatizar a gestão de contratos
A gestão dos contratos é uma das funções mais fundamentais de uma empresa. A gestão engloba questões operacionais e jurídicas de uma organização, além de apoiar todas as questões comerciais essenciais, tanto de clientes e fornecedores, quanto parceiros e colaboradores.
Apesar disso, muitas organizações ainda executam essa gestão de forma manual, realizada em papel, o que exige uma atenção redobrada, muita mão de obra e que, na maioria das vezes, é ineficiente.
Quando as empresas optam por digitalizar todos os processos que envolvem a gestão dos contratos, elas identificam os seguintes benefícios: Redução de custos e aumento da eficiência, minimização de erros e atrasos desnecessários, além da redução de custos com a quantidade de papel que precisaria ser utilizada no processo.
Por conta desses e outros fatores, é cada vez mais importante que a gestão de contratos seja tratada de forma estratégica dentro das empresas, desenvolvendo um gerenciamento inteligente e útil dos contratos. A razão para isso é clara: A gestão realizada digitalmente economiza tempo e dinheiro.
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