eSocial | Software SISPRO RH eSocial
A escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas a qualquer forma de trabalho contratada no Brasil farão parte do eSocial.
O eSocial é um projeto do governo federal e visa unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados ou contratados. Como parte do eSocial, no começo de junho/2013 o Governo Federal lançou um portal para atender ao empregador doméstico, através do qual é possível registrar as informações referentes aos serviços contratados ou realizados e recolher, de forma conjunta, as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, como FGTS, INSS e Imposto de Renda.
Ainda em fase de piloto na Receita Federal do Brasil, o eSocial têm como principais desafios a padronização e a integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito da Caixa Econômica Federal, INSS, Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego e Secretaria da Receita Federal do Brasil e a criação de uma folha de pagamento digital padronizada, que substituirá a obrigatoriedade da folha de pagamento impressa, enviando as informações a um ambiente nacional compartilhado.
Promovendo a integração de diversos órgãos do governo com uma única fonte de informações, para o cumprimento das diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias atualmente existentes, o eSocial pretende eliminar os arquivos correspondentes ao MANAD, criar um cadastro único de trabalhadores, viabilizar a transmissão unificada das informações prestadas no CAGED, RAIS, DIRF, GFIP e GPS, entre outras.
A partir de 2015 todas as empresas deverão apresentar o eSocial, num calendário de entrega que ainda carece de regulamentação por parte dos órgãos competentes. A nova obrigação abrange todos os contribuintes e contempla, entre outros, as empresas tributadas pelo lucro real, as empresas tributadas pelo lucro presumido, as empresas optantes pelo Simples Nacional e os órgãos da administração direta da União, Estados e Municípios, bem como suas fundações e autarquias.
O eSocial irá eliminar um série de obrigações acessórias como a GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social), a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte enviada pelas empresas à Receita Federal), o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) e a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).
As mudanças propostas pelo projeto transformarão profundamente as rotinas do Departamento Pessoal. Os profissionais de RH precisam estar atentos às notícias para saber como atender a esta nova demanda.
O Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, de 18 de julho de 2013, aprovou e divulgou o leiaute dos arquivos do eSocial, porém, ainda não estão disponíveis os Schemas XML e o ambiente para homologação destes arquivos.
A Caixa Econômica Federal, na qualidade de agente operador do FGTS, emitiu a Circular nº 642, em 6 de janeiro de 2014, aprovando o leiaute dos arquivos que compõem o eSocial e estabelecendo o prazo para transmissão dos eventos decorrentes das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas através desta nova forma de prestação de informações ao FGTS.
De acordo com a CAIXA, o empregador deverá seguir as disposições contidas no Manual de Orientação do eSocial – versão 1.1, que esclarece sobre as regras de preenchimento, as regras de validação e as demais orientações necessárias para que as empresas possam ter acesso às informações relevantes à sua preparação para a nova forma de prestação de informações ao FGTS.
Segundo informações do Ministério do Trabalho e Emprego, um acordo de cooperação técnica entre Receita Federal, Conselho Curador do FGTS, Caixa Econômica Federal, Ministério da Previdência Social e INSS vai possibilitar a gestão conjunta de processos de recepção, armazenamento e distribuição de informações do Ambiente Nacional do eSocial.
O sistema será composto por escrituração digital e armazenamento de ocorrências trabalhistas, previdenciárias e fiscais em um só repositório nacional. Também está prevista a geração, transmissão, recepção e validação da escrituração, além de distribuição e download de arquivos e eventos do eSocial.
O Manual de Orientação do eSocial – versão 1.1 está disponível para download no portal nacional do eSocial (www.esocial.gov.br) e no site CEF (www.caixa.gov.br)
Mesmo que as regras de obrigatoriedade de transmissão dos arquivos do eSocial ainda careçam de regulamentação por parte dos demais órgãos competentes, as empresas devem começar a trabalhar no eSocial imediatamente pois esta nova obrigação trará uma mudança importante nos processos de geração das informações fiscais e sociais.
Garanta o cumprimento desta exigência fiscal e evite multas. Prepare-se o quanto antes com o Sistema eSocial SISPRO!
A SISPRO possui sistema de eSocial que pode ajudar a sua Empresa a entregar esta obrigação de forma prática, ágil e dentro dos prazos exigidos.
Perguntas mais Frequentes sobre eSocial
O que é eSocial?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.
Está sendo desenvolvido, em conjunto, pela Caixa Econômica Federal (CAIXA), pelo do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), pelo Ministério da Previdência Social (MPS), pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).
E faz parte da Agenda de Ações para Modernização da Gestão Pública, conduzida pelo Ministério do Planejamento, que está sendo construída em diálogo com a Câmara de Gestão, Desempenho e Competitividade e o conjunto dos Ministérios.
Quem participa do projeto eSocial?
Participam do projeto eSocial os seguintes órgãos e entidades do governo federal: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB e Ministério do Planejamento.
Quem deve entregar o eSocial?
A nova obrigação abrangerá todos os empregadores, desde as grandes empresas até o empregador doméstico, contemplando a escrituração digital da folha de pagamento, as alterações no contrato de trabalho e nas atividades desempenhadas pelo trabalhador, as informações sobre os serviços contratados por empreitada ou através de cooperativas, entre outras.
Quais são as obrigações acessórias que o eSocial vai eliminar?
Todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais a respeito de qualquer forma de trabalho contratada no Brasil farão parte do eSocial que eliminará uma série de obrigações acessórias, como a GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social), o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), a Guia da Previdência Social (GPS) e a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte enviada pelas empresas à Receita Federal), entre outras.
Como as empresas devem entregar o eSocial?
Arquivos digitais, que deverão ser transmitidos ao ambiente nacional utilizando a tecnologia de webservice.
As empresas deverão transmitir suas informações através de arquivos gerados em seus sistemas de informática, utilizando leiautes padronizados. Haverá integração direta entre o sistema informatizado do empregador e o ambiente nacional do eSocial para transmissão dos arquivos, sem necessidade de preenchimento de telas na internet ou de programas geradores de escrituração ou declaração. Para utilização dessa opção, as empresas deverão possuir serviços web de conexão WebService.
Diferentemente do modelo atual em que o empregador prepara um arquivo e aplica as validações em um Programa Gerador de Declaração na sua própria máquina antes de transmitir (PGD Sefip, PDG Rais, PDG Dirf e outros), o eSocial fará todas as validações online, dispensando a utilização de um Programa Gerador de Declaração para geração e transmissão dos eventos. A comunicação será feita ligando diretamente o sistema da empresa com o eSocial por meio de um webservice que será o canal de envio dos arquivos XML.
A Caixa Econômica Federal, na qualidade de agente operador do FGTS, aprovou o leiaute dos arquivos que compõem o eSocial, Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, através da Circular no 642, de 7 de janeiro de 2014.
O empregador deverá seguir as disposições contidas no Manual de Orientação do eSocial – versão 1.1, que esclarece sobre as regras de preenchimento, as regras de validação e as demais orientações necessárias para que as empresas possam ter acesso às informações relevantes à sua preparação para a nova forma de prestação de informações ao FGTS. O Manual de Orientação do eSocial – versão 1.1 está disponível para download no portal nacional do eSocial e no site Caixa.
Quando as empresa devem entregar o eSocial?
Até o momento não foi publicado no Diário Oficial um cronograma oficial para o eSocial.
Segundo informa a Fenainfo em http://www.fenainfo.org.br/noticias_ver.php?id=1173:
“Após inúmeros questionamentos sobre os prazos para implantação do eSocial, a Federação Nacional das Empresas de Informática (Fenainfo) entrou em contato com o Coordenador Geral de Sistemas de Fiscalização da Receita Federal, Daniel Belmiro, e o representante do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), José Alberto Maia, que informaram os novos prazos que o Governo está trabalhando para o eSocial.
De acordo com o novo cronograma, nas próximas semanas serão divulgados o Manual de Orientação do eSocial com o leiaute versão 1.2. e o Manual de especificação técnica dos arquivos .xml para envio.
A previsão da Receita Federal é que seis meses após a divulgação da nova versão do leiaute aconteça à disponibilização e acesso ao ambiente de testes para envio dos arquivos do eSocial. Já o envio dos arquivos do eSocial para as empresas irá realmente ficar para 2015, já que a previsão é que só ocorra seis meses após a disponibilização do ambiente de testes.”
Quais são as informações que farão parte do eSocial?
O eSocial tem por objeto, informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei n° 8.212, de 1991. Farão parte do eSocial:
- Dados cadastrais – informações cadastrais dos empregadores, dos trabalhadores e seus dependentes e também aquelas relacionadas ao registro de empregados
- Eventos trabalhistas – informações resultantes da relação jurídica entre o empregado e o empregador, tais como admissões, afastamentos temporários, comunicações de aviso prévio, comunicações de acidente de trabalho, etc.
- Folha de Pagamento
- Bases de cálculo e valores devidos de contribuições previdenciárias, contribuições sociais, contribuições sindicais, FGTS e IRRF
- Algumas contribuições previdenciárias substituídas como as incidentes sobre a comercialização da produção rural, espetáculos desportivos, cooperativas de trabalho, prestação de serviços com cessão de mão de obra, patrocínios a associações desportivas que mantenham equipes de futebol profissional, entre outras
- Tabelas de natureza permanente, que podem ser utilizadas em mais de um arquivo do eSocial ou em mais de uma competência: rubricas da folha de pagamento, lotações e departamentos, cargos, funções, horários de trabalhadores, estabelecimentos de obras de construção civil, processos administrativos e judiciais, operadores portuários cadastrados pelo Órgão Gestor de Mão-de-Obra.
Qual será a periodicidade de transmissão das informações do eSocial?
As informações de eventos trabalhistas ou não periódicos serão transmitidas tempestivamente, ou seja, à medida que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação, em arquivos individuais para cada evento e alimentarão uma base de dados denominada Registro de Eventos Trabalhistas, que representará o histórico laboral do trabalhador.
Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o Registro de Eventos Trabalhistas.
Por exemplo, um evento de desligamento de empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão. Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será aceito se o empregado já não estiver afastado. Assim, ao se admitir um empregado, o arquivo com a respectiva informação deverá ser transmitido antes que o empregado inicie suas atividades profissionais.
Também são exemplos de eventos trabalhistas, entre outros: licença maternidade, férias e alterações salariais. Para cada evento trabalhista deve ser gerado um arquivo único, no leiaute especificado para o evento ocorrido. Há um leiaute diferente para cada um dos tipos de eventos trabalhistas.
Em relação aos eventos não periódicos, o Manual de Orientação do eSocial – versão 1.1 estabelece os seguintes prazos para transmissão:
a. as informações iniciais de admissão de empregado ou de contratação de trabalhador sem vínculo empregatício deverão ser enviadas até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço;
b. as informações de acidente de trabalho deverão ser enviadas até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato;
c. as informações de desligamento deverão ser enviadas até o 1º (primeiro) dia útil seguinte à data do desligamento, no caso de aviso prévio trabalhado, ou do término de contrato por prazo determinado e até 10 (dez) dias seguintes à data do desligamento nos demais casos;
d. as informações dos demais eventos não periódicos, inclusive as atualizações do registro de empregados e demais trabalhadores, deverão ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês seguinte ao que se referem ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento que se relacionem segundo as regras de validação constantes no Manual de Orientação do eSocial.
A Folha de Pagamento, sendo um evento periódico, será transmitida mensalmente e deverá estar consistente com o Registro de Eventos Trabalhistas.
O Registro de Eventos Trabalhistas também será utilizado para validação da folha de pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no Registro de Eventos Trabalhistas como ativos constarem na mesma e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento constarem no Registro de Eventos Trabalhistas.
Em relação aos eventos periódicos, o Manual de Orientação do eSocial – versão 1.1 estabelece os seguintes prazos para transmissão:
a. as folhas de pagamento das remunerações e demais rendimentos pagos, devidos ou creditados a todos os trabalhadores deverão ser transmitidos até o dia 7 (sete) do mês seguinte ao que se refiram;
b. informações relacionadas a outros fatos geradores, deduções, bases de cálculo e valores devidos de contribuições previdenciárias, contribuições sociais de que trata a Lei Complementar no 110, de 2001, contribuições sindicais, FGTS e imposto sobre a renda retido na fonte deverão ser transmitidas até o dia 7 (sete) do mês seguinte ao que se refiram.
Na ocorrência de eventos periódicos e na ocorrência dos eventos não periódicos descritos nos itens c e d, acima, antecipa-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário no dia 7 (sete).
Qual é o modelo operacional do eSocial?
O empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.
Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o ambiente nacional do eSocial, que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.
O eSocial não funcionará por meio de um Programa off-line Gerador de Declaração (PGD) ou Validador e Assinador (PVA). O sistema não terá um aplicativo para download no ambiente do contribuinte que importe o arquivo e faça as validações antes de transmitir. O arquivo pode ser gerado de duas formas:
1. Gerado diretamente pelo sistema próprio ou contratado pelo empregador, assinado digitalmente e transmitido ao eSocial por meio de webservice, recebendo um protocolo de entrega (Comprovante);
2. Gerado diretamente no Portal do eSocial na internet http://www.esocial.gov.br/, cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento.
As validações do eSocial serão feitas online por evento no momento da transmissão.
Que categorias de trabalhadores devem ser contempladas no eSocial?
Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o Registro de Eventos Trabalhistas, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados.
Como a empresa e o trabalhador serão identificados no ambiente do eSocial?
Empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF – Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número sequencial, acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente.
No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO – Cadastro Nacional de Obras, que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do eSocial relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO.
Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O trio “CPF x NIS x Data de Nascimento” deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação.
Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial.
O que muda no departamento de RH?
A abrangência das informações transcende o processo normal de folha de pagamento e informações fiscais e sociais existentes hoje. O que mais surpreende não é a substituição das informações mensais do SEFIP e CAGED ou anuais da RAIS e da DIRF por outro tipo de informação mensal.
O mais relevante é a informação diária, pois alguns eventos trabalhistas deverão ser transmitidos ao ambiente do eSocial no máximo no dia seguinte ao que ocorrerem: a comunicação de um acidente de trabalho é um exemplo clássico desta situação. Por isto é importante que a última tarefa do responsável pelas informações no final de cada dia de trabalho seja a transmissão dos arquivos para o ambiente do eSocial.
As empresas já podem a começar a trabalhar para atender as exigências do eSocial?
As empresas que ainda não começaram a trabalhar para atender as exigências do eSocial podem considerar que já estão atrasadas para cumprir o calendário de obrigatoriedade.
Apesar das regras de obrigatoriedade de transmissão dos arquivos do e-Social ainda carecerem da regulamentação final por parte dos órgãos competentes, devemos ficar preparados para uma profunda mudança nos processos de geração de informações fiscais e sociais.
Desde já as empresas devem, em regime de urgência, iniciar atividades como:
- Saneamento da base de dados da folha de pagamento – verificar se todas as informações, indicadas como obrigatórias nos leiautes do e-Social, estão preenchidas de forma correta nos cadastros do sistema.
- Análise da tabela de contas – enquadrar cada conta utilizada pela folha de pagamento em uma das contas padrões do e-Social.
- Revisão de processos internos – revisar processos como a admissão, por exemplo, é imperativo. Com a implantação do eSocial o registro do empregado deve ocorrer no momento da contratação e não no dia do efetivo início da atividade. As informações iniciais de admissão de empregado ou de contratação de trabalhador sem vínculo empregatício deverão ser enviadas ao ambiente nacional do eSocial até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço.
Como ferramenta de apoio à instituição do eSocial, a Dataprev desenvolveu o aplicativo de “Qualificação Cadastral”.
Este aplicativo possibilita que os empregadores verifiquem se o Cadastro de Pessoa Física – CPF e o Número de Identificação Social – NIS (NIT/PIS/PASEP) de seus empregados estão aptos para serem utilizados no eSocial. Esta validação é de extrema importância, pois trio “CPF x NIS X Data de Nascimento” deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais e será validado no ato da transmissão do eSocial. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação.
Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial.
Para validação deverão ser informados CPF, NIS e data de nascimento do trabalhador. Após a verificação cadastral nas bases de dados do CPF e do Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS, o aplicativo retornará o resultado para o usuário sobre a validação de cada campo informado (CPF, NIS e data de nascimento) com os dados constantes das bases CPF e CNIS, informando quais os campos estão com divergências.
Caso haja divergência nos dados informados, o aplicativo apresentará as orientações para que se proceda a correção. Se a divergência for relativa ao CPF, para a correção cadastral, o direcionamento será para os conveniados da Receita Federal do Brasil – RFB (Banco do Brasil, CAIXA e Correios) e, caso a divergência seja relativa ao NIS, o interessado será orientando a se dirigir ao responsável pelo cadastro do NIS (INSS, CAIXA ou BANCO DO BRASIL).
Qual o estágio do projeto eSocial na Sispro?
Como os órgãos competentes ainda não disponibilizaram os Schemas XML e o ambiente para homologação do eSocial, não é possível determinar ainda o momento exato em que a Sispro estará liberando estes softwares.
A Sispro também estará disponibilizando consultoria para que as empresas possam atender a mais esta exigência legal.
A figura abaixo demonstra como funciona a solução da Sispro para atender ao eSocial.
A utilização do certificado digital no eSocial será o mesmo padrão da NF-e?
Resposta do Coordenador de Sistemas de Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro: Sim, com a diferença única da transmissão, que neste caso, será obrigado identificar quem envia o arquivo, por meio da procuração eletrônica.Será disponibilizado ambiente de contingência, nos momento de ambiente de produção da receita?
Resposta do Coordenador de Sistemas de Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro: A contingência será por meio do portal da WEB do fisco.Atualmente a empresa efetua seus pagamentos do impostos eletronicamente, não envia os DARFS, como tratar no eSocial?
Resposta do Coordenador de Sistemas de Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro: A receita está estabelecendo um novo modelo de DARF, portanto, será obrigatório o uso do DARF por meio do eSocial (Receita Federal).Como será a remessa dos eventos trabalhistas e da folha de pagamento?
Mensagem Final
O eSocial está sendo considerado pelos especialistas como o mais complexo projeto da família SPED porque exige uma coleção considerável de dados interdepartamental. O eSocial não contempla apenas a escrituração da folha de pagamento, mas também um intrincado leque de eventos decorrentes das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, como a contratação de prestadores de serviços, autônomos, acordos judiciais, alterações de cargos, dissídios, entre outros eventos que exigem esforços de diversos departamentos.
Garanta o cumprimento desta exigência fiscal e evite multas. Prepare-se o quanto antes com o Sistema eSocial Sispro!
A Sispro possui sistema de eSocial que pode ajudar a sua Empresa a entregar esta obrigação de forma prática, ágil e dentro dos prazos exigidos.