Síndico: muitos cadastros de funcionários para cuidar? Veja como resolver
Seja você um síndico profissional ou eleito por assembléia, sabe melhor que ninguém que acumula inúmeras funções e responsabilidades, desde o zelo pelo patrimônio passando pelo caixa e contas do condomínio até o pessoal.
E, dependendo do tamanho do empreendimento, o número de empregados é enorme, o que gera um problema e tanto na hora de administrar remunerações, controle de ponto e o cadastro de funcionários, de um modo geral. Como organizar tudo isso? Vamos tentar ajudar.
Como o síndico pode se organizar
Cadastro físico
O artigo 41 da CLT obriga a empresa (no caso, o condomínio, imobiliária ou administradora) a manter o registro dos trabalhadores em livros, fichas ou sistema eletrônico, sendo comum a existência do livro de registro de funcionários, com todas as informações pertinentes ao empregado, desde anotações de remuneração, férias, décimo terceiro salário, entre outras.
Normalmente, por segurança da integridade do documento, esse livro fica armazenado na contabilidade ou setor de recursos humanos da empresa, o que dificulta um pouco seu acesso frequente para mantê-lo sempre atualizado.
Uma opção bastante trabalhosa é manter uma cópia em posse do síndico para atualizar frequentemente e depois atualizar no registro original. Dependendo a quantidade de funcionários, é um processo sujeito a erros.
Planilhas
É complicado para o síndico de grandes condomínios fazer gestão de pessoas somente pelas planilhas. Essas ferramentas surgem como auxiliares na manutenção e atualização física do cadastro de funcionários, já que muitos profissionais costumam ter muita confiança nas planilhas.
Conhecida de qualquer pessoa com conhecimentos mínimos em informática, a planilha é uma ferramenta bastante adaptável às necessidades do administrador de condomínio. É uma alternativa complementar de fácil alcance, disponível num pacote Microsoft Office, Apple iWork ou até mesmo no Open Office, de graça, mas é bem difícil — para não dizer impossível — organizar o cadastro de empregados das dezenas de condomínios vinculados a imobiliárias e administradoras de maior porte.
Outra desvantagem é que o processo não é nem automatizado e nem integrado às soluções de controle, como ponto eletrônico e o e-Social do Governo Federal. Assim, é necessário lançar manualmente os horários dos funcionários na planilha, fazer os cálculos de pagamento, horas extras etc
Software de Gestão de Condomínios
Como já falamos no texto sobre tecnologia na gestão de RH para condomínios (link para o texto), a maioria dos sistemas para gestão de condomínios são focados na relação entre o administrador e os condôminos, no trato com obras, patrimônio e adimplência dos moradores do empreendimento.
Ao usar um desses sistemas, é comum o uso de planilhas auxiliares, para atender necessidades não presentes nos softwares de gestão de condomínios, como cadastro dos funcionários e folha de pagamento e, aí, voltamos às desvantagens de se usar as planilhas.
Sistema de Recursos Humanos
Um bom software específico de RH certamente contempla as necessidades de manutenção dos cadastros dos funcionários, oferecendo integração com ponto eletrônico, controle e cálculo dos rendimentos mensais e uma folha de pagamento completamente automatizada.
O custo de um sistema de RH para gerenciar o cadastro de funcionários se paga ao mitigar riscos por possíveis problemas judiciais ou com funcionários, decorrentes de uma má administração das informações dos empregados.
