A renovação de contratos é um assunto importante para toda empresa que trabalha com serviços que necessitam a realização desse processo, que demanda bastante atenção. Para controlar a taxa de renovação dos contratos, a organização deve empregar diversas estratégias para que, em conjunto, consigam fidelizar os clientes que já são atendidos e agregar ainda mais valor aos produtos ou serviços oferecidos.
E por onde começar? Abaixo nós te apresentamos a importância do assunto para o seu negócio e, também, algumas estratégias para ter um alto nível de renovação de contratos.
Qual a importância da renovação de contratos?
Com o surgimento do Covid-19 em meados de 2019-2020 e, após a imposição do isolamento social, o mundo corporativo sofreu impactos bastante significativos. Praticamente todas as empresas, independente do porte, precisaram redefinir suas estratégias de negócios. Entre essas novas estratégias e, atuando como uma ferramenta de segurança para as organizações, está a renovação de contratos.
No cenário de incertezas do mercado corporativo que ainda estamos vivenciando, as organizações que conseguem executar suas funções e, ainda assim, se manter competitivas em relação aos seus concorrentes, possuem ótimas chances de fortalecer o seu negócio e, consequentemente, seguir crescendo mesmo com os novos desafios do mercado. Mas para que ocorra tudo como planejado, é preciso encontrar diferentes processos de renovar contratos antes estabelecidos, tanto com clientes, quanto com colaboradores e fornecedores.
E por isso a renovação de contratos é tão importante, pois nesses momentos permite que as partes do contrato continuem com a execução de termos acordados, sem que ocorram prejuízos nos trabalhos prestados, nas entregas ou até mesmo nos valores anteriormente acordados. É importante também para a Gestão de Contratos das empresas, para que a falta de renovação não gere perdas, principalmente monetárias, para as partes. A renovação concede um folego extra para que ambas as partes possam superar todas e quaisquer dificuldades que encontrem pelo caminho, inclusive crises sanitárias.
Dessa maneira, por mais que o documento seja praticamente igual ao contrato normal, com diversas clausulas, sanções e períodos pré-estabelecidos e de acordo com os interesses das partes, o caminho para prorrogar o contrato é a flexibilização de alguns acordos, as partes precisam dialogar para o bem maior das empresas, encontrando alternativas para que ambas prosperem.
A partir de tudo bem esclarecido entre as partes, inicia-se a elaboração da renovação de contratos, levando em consideração adendos que seriam apropriados para as necessidades de ambas as partes, de modo que tudo seja assegurado, até mesmo judicialmente.
3 cuidados que você precisa tomar na renovação de contratos
1 – Fixe os prazos dos contratos
Todo contrato deve prever, expressamente, os seus prazos, sendo que essa questão deve ser acordada previamente entre as partes. É necessário também que esses prazos sejam estipulados de acordo com as necessidades de cada uma das partes.
É preciso ter atenção, pois se o prazo previsto no contrato for ultrapassado é preciso considerar a prorrogação automática do contrato por tempo indeterminado e, nesse período de prorrogação, qualquer uma das partes tem o direito de findar o contrato e pedir uma indenização pelo prazo quebrado.
2 – Mantenha um bom relacionamento com as outras partes do contrato
Preze sempre pelo bom relacionamento com seus clientes, pois quando as pessoas/ empresas estão atentas a dedicação da outra parte para atender seus desejos e demandas, a tendência é que a confiança passe a ser elevada e a vontade de renovação do contrato seja favorecida.
3 – Tenha processos para identificar próximo contrato a vencer
Prepare-se para a renovação de contrato! Ter uma metodologia para identificar quais contratos que estão para vencer é muito importante para fazer a gestão de contratos, sejam de clientes ou parceiros. Bons métodos organizacionais são imprescindíveis para o bom andamento dos contratos, claro que com o auxílio da tecnologia os procedimentos ficam mais fáceis, mas ainda vamos te explicar melhor isso.
Taxa de renovação: O que é e qual sua importância?
A verdade é que clientes fixos e regulares permitem que os profissionais da área tenham uma visão mais ampla sobre o que deve ser feito no futuro, ao mesmo tempo que, minimizam os riscos de algo dar errado, a médio ou a longo prazo.
A taxa de renovação nada mais é do que a média de contratos renovados realizados pela empresa e ela é importante porque os contratos são o que sustenta uma organização e, consequentemente, geram ganhos monetários.
Renovação x Prorrogação de contratos
A renovação de contratos é a inovação em parte ou no todo para que o contrato continue em vigência com o mesmo prestador de serviço contratado ou com outros. Já a prorrogação de contratos é o adiamento do prazo de validade pré-estabelecido com o mesmo prestador de serviços contratado e nas mesmas condições.
Os dois termos são bastante importantes, tanto para as organizações, quanto para os seus clientes e fornecedores. Essa diferenciação entre os dois termos se torna relevante quando são consideradas situações iguais ou parecidas, mas que na verdade não o são. Ainda que Renovação seja um termo amplo, faz-se importante diferenciar ambas situações que possuem a mesma importância. E ainda existe uma norma jurídica que trata sobre o assunto que é o inc. II, do artigo 57, da Lei 8.666/93, vale a pena conferir.
5 dicas para garantir a renovação dos contratos
Confira abaixo cinco dicas que separamos para que a sua empresa consiga garantir o máximo de renovações de contratos que puder, já que esse é um desafio recorrente dentro das organizações.
1 – Tenha um roteiro
Uma boa apresentação é imprescindível na hora de reconquistar um cliente, por conta disso um roteiro se faz necessário para auxiliar as pessoas que estão apresentando uma nova proposta e não esquecer pontos importantes.
Aqui o ideal é expor o objetivo central do contrato de maneira certeira e que cause maior compreensão dos principais pontos do contrato, eles devem ser apresentados como se fossem a primeira versão do contrato.
2 – Destaque as vantagens do contrato
É importante que antes de tudo você saiba as informações mais importantes do seu cliente, para assim conseguir se colocar no lugar dele e prever seus passos. Estar atento ao mercado organizacional também faz bastante diferença e reflete na renovação do contrato.
Após isso você vai precisar destacar todas as vantagens que serão vigentes no seu contrato e que o cliente poderá ter caso concorde com todos os termos, além de ser coerente e procurar um ponto de equilíbrio para ambos.
Considere também os padrões da sua empresa para conseguir oferecer boas propostas, mesmo que os valores do contrato se modifiquem, construa alternativas, procure soluções e crie propostas que ainda não foram implementadas pela sua empresa.
3 – Não reutilize o contrato anterior
Esteja atento a escrita do contrato, esse é um passo importante para ter um bom resultado na renovação de contrato. Faça mais de uma revisão do documento, observando todos os pontos de forma atenta para que o documento transmita o seu real valor.
Saiba antes de ir para a apresentação quem estará lendo o contrato por parte do cliente, pois dependendo disso o discurso pode ser modificado e, sempre ressaltando que, todas as atribuições precisam estar claras para que sejam de fácil entendimento ao cliente, para que futuramente não hajam problemas, assim você passará mais segurança na negociação.
4 – Saiba qual é a margem de negociação
A margem de acordo é fundamental para qualquer tipo de renovação de contrato, dessa forma, é necessário que você reflita sobre essa questão antes de apresentar uma nova proposta ao seu cliente. O processo de renovação não se inicia já com um valor fechado, existe sempre uma margem que deve ser estipulada, a maioria das vezes, pelo cliente. E essa margem é um dos fatores determinantes para que a renovação de contrato seja aceita.
Entretanto, essa margem só trará benefícios quando for acordada com a equipe de vendas, evitando assim discordâncias. As objeções também são pontos a se considerar, podendo ser vistas ainda como oportunidades, pois mostra o interesse do cliente em fechar contrato com sua empresa.
5 – Tenha em mãos uma versão do contrato eletrônico
Com o avanço da tecnologia, hoje as organizações conseguem oferecer aos clientes toda comodidade possível durante o processo de renovação. Os gestores normalmente têm uma agenda cheia de compromissos e pouco tempo para lidar com assuntos mais burocráticos, então os contratos na versão eletrônica vem muito a calhar.
Com a utilização desse recurso, a sua empresa consegue agregar mais informações, evitando assim o processo de ficar retornando a páginas anteriores para buscar dados ou informações. E quando o assunto é tecnologia a SISPRO pode te auxiliar!
O uso da tecnologia na renovação de contratos
Na área de contratos a tecnologia acaba desenvolvimento um papel de destaque, pois com o apoio de áreas estratégicas, como a área de TI, as empresas podem reduzir seus custos e, consequentemente, aumentar a sua flexibilidade, se tornando aptos para entregar melhores resultados.
A solução SISPRO Gestão de Contratos é uma das mais completas do mercado! Com nossa solução você passará a ter controle total do ciclo de vida dos seus contratos, para ficar atento aos contratos que precisam de renovação, com toda agilidade e segurança que uma solução 100% cloud pode oferecer.
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