Informações perdidas ou arquivadas em sistemas diferentes também provocam atrasos constantes na entrega das declarações exigidas. Em muitos casos, multas.
A equipe de consultores da SISPRO – Serviços e Tecnologia para Administração e Finanças, vê com grande preocupação o fato das empresas deixarem para a última hora a entrega das declarações exigidas por lei, envolvendo não somente o SPED, mas também outras obrigações tributárias acessórias. Um dos maiores problemas encontrados pelos especialistas reside na baixa qualidade dos dados, ou seja, das informações existentes nos sistemas legados no gerenciamento dos negócios.
A situação se agrava quando se percebe que as informações também estão, na maioria dos casos, distribuídas em diferentes arquivos e sistemas, sendo o trabalho de saneamento destas informações um grande desafio. As empresas necessitam repensar sobre este cenário e estabelecer métodos eficazes de coleta e tratamento das informações, formando uma base de dados na íntegra, capaz de garantir a geração e entrega dos arquivos digitais ao Fisco de modo eficiente e nos prazos estabelecidos.
“Até pouco tempo, era comum encontrar empresas com processos operacionais descentralizados, sem qualquer integração entre os departamentos, o que gerava diversos cadastros com informações duplicadas. Hoje, embora a gestão das empresas tenha melhorado muito com o uso de sistemas integrados (ERP), ainda encontra-se uma infinidade de situações que contribuem para que os cadastros estejam desatualizados, como, por exemplo, uma organização que possui uma ferramenta de gestão patrimonial que controla o CIAP e, mantém na área fiscal outro controle em planilha Excel. Os conflitos de campos são inevitáveis.”, comenta Lourival Vieira, diretor de Marketing da SISPRO.
As inconsistências das informações, no final, resultam no atraso das declarações, além de um trabalho estressante para as equipes responsáveis por esta tarefa, que acabam enfrentando um grande volume de erros e sistemas que não conversam entre si. “Para que as empresas não passem por este problema, é altamente recomendável que o saneamento dos dados e as consultas periódicas sejam realizados de forma planejada, para garantir que os riscos de infrações e futuras autuações sejam eliminados”, afirma Vieira. “Boa parte das empresas pode estar com problemas em seus dados e não sabe. Para resolver isso, é necessário iniciar imediatamente este saneamento, evitando, assim, mais problemas”, alerta o executivo.
