É difícil achar alguma empresa que não tenha tido problemas com a falta de acompanhamento do prazo contratual de um contrato. Com a grande disputa do mercado empresarial atual, a eficácia é um dos pontos mais importantes e que sustentam um negócio, independente do seu segmento. Nesse contexto, otimizar o gerenciamento de contratos deve ser uma prioridade para as organizações.
Uma vez que se aprimoram os processos administrativos, consequentemente, a produtividade aumenta e o lucro cresce. O não cumprimento dos prazos causa malefícios para as empresas e, por conta disso, os motivos para realizar essa gestão só aumentam e assim como os benefícios causados por essa gestão.
Neste artigo vamos te apresentar os malefícios de não acompanhar os prazos, a importância de realizar a gestão de contratos, os benefícios de manter esse gerenciamento e, por fim, te apresentamos as principais formas de fazer o gerenciamento de contratos dentro da sua empresa, entre outros pontos. Confira!
Sobre a importância de realizar o gerenciamento de contratos e seus benefícios
Quando a organização não cumpre um prazo contratual, como a entrega de produtos ou serviços, muitas vezes causadas pela falta de acompanhamento dos prazos estabelecidos em contrato, ela precisará arcar com as sanções impostas no documento, que pode ser a troca do produto ou, em caso de serviço, o pagamento de multa. O exemplo anterior evidencia a importância de fazer o gerenciamento de contratos.
O não acompanhamento dos contratos gera transtornos para todas as partes envolvidas no contrato como, por exemplo, os fornecedores. Problemas referentes a aditivo são bastante comuns e, igualmente a outros problemas, a falta de cumprimento dos prazos, pode fazer com que não entre em vigor, o que vai prejudicar a companhia e gerar um retrabalho, o que envolve novos custos.
É nítido que sem a gestão de contratos, uma empresa pode ficar sem opções na hora de realizar as renovações de seus contratos de serviços e acabar pagando a mais por algo de menor qualidade e, muitas vezes, ineficiente, já que faltará tempo hábil para cotar o mesmo serviço com outros fornecedores.
Dessa forma, uma eficiente gestão de contratos, na prática, traz benefícios como a redução de custos, a minimização dos prejuízos, ao mesmo passo que contribui para a lucratividade da empresa, já que não perde dinheiro com serviços desnecessários. Estrategicamente, faz com que a produtividade das equipes também se eleve e melhora a imagem para o público externo.
Os perigos da falta de controle dos prazos contratuais
Assim como é muito relevante saber a importância do gerenciamento de contratos, é preciso saber quais os malefícios que a falta de função acarreta. Confere abaixo!
Lidar, diariamente, com uma grande quantidade de contratos e documentos é um desafio comum de todas empresas. O dia a dia é intenso e por isso é quase impossível saber o prazo contratual de cada um dos documentos, assim como datas de vencimentos e datas de renovação.
Todo atraso gera consequências, na gestão de contratos, um atraso na entrega de um documento pode prejudicar todo o fluxo de gestão de contrato e, com isso a empresa pode não suprir suas necessidades quando for preciso.
Uma outra situação que escancara a falta da gestão de contratos e do controle de seus prazos, é quando o gerenciamento é realizado por e-mail. Sabemos que a tecnologia pode ser uma grande aliada nessa hora (inclusive falaremos sobre isso nesse artigo), porém o e-mail com um contrato muito importante pode acabar se perdendo no meio de tantos outros e-mails nem tão relevantes assim. Isso prejudica a realização de uma gestão correta.
O prazo contratual é uma grande “pedra no sapato” das empresas, pois a falta de organização é prejudicial economicamente falando. Sem a gestão correta, a empresa tende a esquecer os prazos importantes e isso pode causar falta de produtos no estoque de uma loja, por exemplo, além de outros imprevistos.
Atraso no pagamento de fornecedores também pode acontecer por conta da falta de gestão de contratos. Outros perigos podem acontecer, como: não cumprir alguma obrigação estipulada no contrato ou deixar o contrato vencer sem pagá-lo. Todas essas situações podem causar multas, juros e prejuízos financeiros para as empresas. Fique atento e sempre se questione se o gerenciamento de contratos da sua empresa está sendo realmente efetivo.
A principal forma para gerir prazos contratuais: software
Atualmente ainda existem empresas que fazem a gestão de seus contratos muitas vezes em papel, calendário e/ou em planilhas de Excel, mas aqui vamos te apresentar uma forma ainda mais eficiente para gerenciar os contratos da sua empresa: um software de gestão de contratos!
Sim, a tecnologia é uma grande aliada quando tratamos dos setores mais burocráticos de uma empresa. A automatização veio para revolucionar esse mercado e otimizar o dia a dia dos gestores e dos colaboradores.
Tradicionalmente, o processo de fechamento de um contrato é demorado, sempre tem algo para arrumar, coisas para tirar e coisas para acrescentar. Se realizado de forma manual, esse processo muitas vezes é pouco eficiente para ambas as partes, pois demanda o deslocamento das partes, diversas reuniões e isso torna o fechamento de contrato mais burocrático.
A utilização de uma solução tecnológica é a principal maneira de tornar esse caminho mais fácil e cada vez mais desburocratizar os processos que são realizados até chegar nos contratos. Com o uso de uma solução de contratos a tramitação de todo o processo contratual é mais rápida, mais econômica e mais eficiente.
Saiba 6 métricas para acompanhar o ciclo de vida dos seus contratos
Abaixo te apresentamos 6 métricas que você deve acompanhar para conhecer melhor os índices que sua empresa faz, isso pode auxiliar no desenvolvimento dos seus projetos, tornando-os mais personalizados e interessantes para o público. Confira!
1 – Ticket médio
É importante que, antes de iniciar qualquer processo contratual, você possa entender os seus clientes e quanto cada um gasta, em média, no seu negócio. O ticket médio indica o valor dos gastos de todos os clientes.
Para chegar ao resultado desse cálculo, você precisa: dividir o volume de vendas pelo número de empresas que adquiriram ou assinaram algum serviço ou produto seu, respectivamente.
2 – CAC
CAC é o custo de aquisição por cliente e, graças a ele, é possível entender qual o valor gasto na implantação de ações realizadas para um novo cliente e ainda obter lucro. Nesse caso, o valor mínimo é sempre o resultado que deve ser buscado, pois quanto mais caro o custo de aquisição do cliente, mais tempo é preciso para lucrar com ele e, consequentemente, o tempo de trabalho para mantê-lo como parceiro será elevado.
3 – LTV
Lifetime Value é uma expressão utilizada no meio empresarial para explicar o valor médio do rendimento de um cliente para a sua empresa, com base no seu tempo de permanência. A partir dessa métrica você consegue reconhecer as oportunidades de elevar a receita da sua empresa, por meio das atualizações de serviços.
4 – Churn
Essa é uma das métricas mais importantes para se acompanhar. O Churn evidencia a porcentagem de cancelamentos de contratos que a sua empresa teve em um período específico. Com o acompanhamento dessa métrica, você consegue identificar as razões que fizeram o cliente cancelar o contrato com a sua empresa e ainda consegue prever possíveis cancelamentos.
5 – Renovação de contrato
Também muito importante para sua empresa, a métrica de renovação de contratos é boa para a gestão. Essa métrica vai apresentar para você quais os clientes mais engajados/ fiéis e assim ajudar você a conjecturar possíveis receitas futuras.
Essa métrica é o resultado das métricas apresentadas anteriormente, se o número de churn for elevado, possivelmente a taxa de renovação de contrato estará abaixo da média e vice-versa. Os resultados das métricas LTV e CAC também alteram e afetam diretamente os números de renovação de contratos.
6 – NPS
Esse é o indicador que apresenta o nível de satisfação dos clientes. Essa forma consiste em analisar, em uma escala de 0 a 10, o seu negócio através de uma simples pergunta: “você indicaria a nossa empresa para alguém?”.
Nos resultados existem três classificações: os Detratores, os Neutros e os Promotores.
Os Detratores são os clientes que votarem de 0 a 6 e que possivelmente não ficaram satisfeitos com o serviço e, muito provavelmente, não farão a indicação.
Os Neutros foram os clientes que votaram entre 7 e 8, o que indica que a satisfação é mediana e que provavelmente serão necessárias ações para continuar com os clientes no portifólio.
E os Promotores que votaram entre 9 e 10, que são engajados e que estão satisfeitos com o trabalho desenvolvido pela sua empresa, por isso é importante ao final da pesquisa, contatar essas pessoas para saber o que elas mais aprovam.
Essas métricas são mais do que suficiente para você começar a fazer a diferença na sua empresa. Mas faltou a última dica, confere abaixo.
SISPRO Gestão de Contratos é a solução certa para sua empresa!
Com auxílio de uma tecnologia adequada exclusivamente para a sua empresa, as partes mais burocráticas dos contratos podem ser facilmente realizadas.
Com a solução SISPRO Gestão de Contratos você vai conseguir gerir todos os seus contratos por meio da automatização. Nossa solução é uma plataforma que se adapta a todas as áreas de uma organização, principalmente do setor jurídico.
Se o que a sua empresa está procurando é uma solução completa e que dê mais segurança quando o assunto é gestão de contratos, nós somos a empresa certa!
Saiba mais sobre a nossa solução de Gestão de Contratos e peça já uma demonstração do nosso produto, nossos atendentes estão prontos para lhe atender da melhor maneira possível!
