Os motivos para tirar a gestão da sua empresa do Excel
Se perguntarmos para os empreendedores se em algum momento eles já usaram o Excel para gerenciar a empresa, aposto que a grande maioria responderá que sim. Nós da Empreendemia, inclusive, usávamos planilhas para gerenciar as vendas, finanças e tarefas no início da empresa.
Porém, convenhamos que apesar de razoavelmente fáceis de serem criadas, as planilhas possuem uma série de limitações que tornam praticamente obrigatória uma migração de sistema na medida em que a empresa cresce.
Se você ainda usa o Excel para gerenciar a sua empresa, confira algumas vantagens que você terá ao utilizar uma ferramenta mais especializada.
Se você já usa algum sistema de gestão, vale a pena refletir se ele consegue entregar todas as soluções que citaremos a seguir.
Emissão de cobranças e emissão de nota fiscal
Por mais que você seja o mestre do Excel e crie macros milagrosas, duvide-o-dó que consiga fazer com que a planilha gere cobranças, emita boletos e notas fiscais.
Conforme sua empresa cresce e você faz cada vez mais vendas, esses processos se tornam cada vez mais demorados, exigindo maior eficiência para que não inviabilize seu crescimento.
Nessa área, um ERP (se você não está familiarizado, confira o artigo O que é um ERP e como usá-lo em uma micro empresa) pode te economizar MUITO tempo.
Como as informações dos clientes são integradas no ERP, puxar esses dados para emissão das cobranças e notas fiscais se torna algo muito mais prático.
Além disso, direto dos lançamentos financeiros, você pode enviar arquivos de remessa e descobrir os títulos pagos automaticamente através do arquivo retorno.
Lembretes e integração com e-mail
Geralmente, as pessoas usam o Excel para armazenar as informações da empresa e o e-mail para organizar as tarefas. Porém, imagina que bacana seria se você pudesse fazer isso em um lugar só, organizando histórico de mensagens trocadas com clientes, prazos de entregas de projetos, documentos utilizados, etc?
Pois é, centralizar a sua gestão em um sistema integrado permite esse tipo de facilidade.
Colaboração
Uma vantagem específica dos ERPs que ficam na “nuvem” é facilitar a colaboração entre diversas pessoas da equipe.
Digamos que existam pessoas diferentes responsáveis pelo relacionamento com o cliente e outra pela entrega do projeto/serviço. Uma possibilidade nas planilhas é que a cada atualização, seja criado uma nova versão do arquivo e colocado em uma rede ou lugar parecido. Imagina o tamanho do risco da equipe ficar perdida sobre qual a versão mais recente ou fazer alterações conflitantes no arquivo.
Usando um sistema como o Dropbox, a colaboração até fica mais fácil, mas caso 2 pessoas mexam no documento ao mesmo tempo, temos mais um problema de sincronização.
Um bom ERP na nuvem possui uma série de mecanismos que facilitam a colaboração entre diferentes membros da equipe, incluindo envios de e-mails e atribuição de tarefas.
Acesso fácil
Quando todo nosso trabalho era baseado em apenas um computador, não sentíamos falta nenhuma de acessar as informações de qualquer lugar.
Porém, na era dos smartfones, não ter acesso fácil às informações da sua empresa é algo agoniante.
Até onde eu saiba, não existem sistemas realmente bons para ler e escrever em planilhas pelo celular, ou mesmo nos tablets. Em compensação, bons ERPs possuem versões mobiles que podem facilmente te mostrar as informações que você precisa, independente de onde estiver.
Conclusão: Sistemas especializados possibilitam o seu crescimento
Da mesma maneira que diversas outras gambiarras que te ajudam no começo, como o site criado pelo seu sobrinho de 14 anos que “entende tudo de informática”, a gestão no Excel quebra um galho, mas precisa ser evoluída conforme sua empresa cresce.
Devido às limitações que comentei antes, uma hora ou outra você precisará investir em um sistema especializado, que te dará um grande ganho de produtividade e consequente aumento nas vendas. Vai por mim, investir em produtividade é um dos melhores investimentos que você pode fazer na sua empresa.
Fonte: saiadolugar.com.br – 08/09/14
