Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) são um conjunto de sistemas departamentais interligados provendo as empresas de uma ferramenta eficaz de administração e planejamento. Com a integração dos departamentos de uma empresa, evita-se tres grandes problemas:
1) O retrabalho entre as equipes.
2) A obtenção de informaçõe inconsistentes devido a inúmeras fontes de dados
3) A ineficiência e morosidade nos processos empresariais.
Diminuicao do trabalho e confiabilidade operacional
Quando uma empresa não conta com um sólido sistema de gestão empresarial (ERP) um dos maiores problemas é o retrabalho entre os departamentos, para que cada um possa ter seus processos executados com sucesso. Imaginamos uma empresa sem um sistema de gestão empresarial, onde o departamento comercial gera uma cotação para o cliente. No momento em que esta cotação é confirmada o vendedor tem que transformar esta cotação em um pedido de vendas, sendo que em muitos casos esta cotação deve ser refeita não sendo nem aproveitada a cotação para transformar em um pedido de vendas. Com a elaboração do pedido de vendas temos uma verdadeira maratona deste documento entre os departamentos da empresa a fim de termos aprovação de valores pela gerencia comercial, liberação do credito pela gerencia financeira, liberação do pedido para separação da mercadoria para finalmente chegar ao faturamento e assim ser calculado seus impostos, valores e redigitado no sistema de faturamento para a emissão da nota fiscal. Com a obrigatoriedade da geração da nota fiscal eletrônica e a emissão da DANFE existe ainda empresas que pela falta ou deficiência dos seus sistemas internos tem a necessidade de recorrer ao sistema gratuito do SEFAZ, exportando as informações para o mesmo ou ainda por muitas vezes redigitando as mesmas neste software. Após emitida a nota temos novamente a digitação para o departamento de cobrança (contas a receber) que deverá ainda redigitar as duplicatas para a cobrança bancaria. Com um sistema ERP a digitação deste pedido deverá ser feita uma única vez, no momento da cotação para o cliente. Nos próximos departamentos apenas o status do pedido é alterado eletronicamente e o mesmo pode caminhar entre todos os departamentos apenas para complemento das informações pertinentes a cada departamento. A geração da nota fiscal eletrônica junto com a DANFE e o envio do email contendo o arquivo XML e a DANFE no formato PDF não poderá ultrapassar a poucos segundos ou teremos o departamento de faturamento comprometido com a performace.
Fontes de dados unica em um Sistema Inteligente.
Uma vez que uma informação é redigitada, por mais que o usuário preste atenção este é passível de erro. No simples e comum processo acima apresentado as informações tem a digitação refeita entre a elaboração da cotação para o cliente até a entrada de sua duplicata no banco mais de cinco vezes, o que torna o processo passível de erro. Quando cada departamento tem seu próprio banco de informações é bastante comum os dados da contabilidade não apresentarem o mesmo valor dos dados de posse do departamento comercial. Já em um sistema de gestão empresarial que agrupe todos os dados departamentais em uma única base de informações os dados passam a estar consolidados e as informações coerentes para ser compartilhada por todos. Para a junção de todos estes dados estes sistemas contam com uma grande gama de gerenciadores de banco de dados, desde os gratuitos como Firebird e PostgreSQL até os database de grandes fabricantes como Microsoft, Oracle e IBM. Em um tocante geral todos estes bancos de dados são compatíveis, seguindo a mesma padronização de linguagen (SQL).
Agilidade empresarial
Com todas as informações centralizadas em um mesmo banco de dados, fica possível no mesmo caso acima apresentado, informar por exemplo ao cliente e a qualquer momento o status e o andamento de seus pedidos. Em um único local podemos de forma fácil apresentar ao cliente o status de toda sua carteira de pedidos, apresentando item a item a data de entrada do pedido, a localização ou status do item e a previsão de faturamento do produto. Imaginamos um processo um pouco mais complicado onde o pedido não é captado pela equipe interna da empresa e sim por um vendedor externo (Força de vendas). Alem deste pedido ser executado por mais um dos colaboradores da empresa, este sem a ferramenta de gestão empresarial correta teria de fazer uma cotação/pedido as cegas, ou seja este não teria em seu poder o estoque disponível da empresa nem a situacao financeira dos clientes. Com estes processos o colaborador que estiver fazendo a venda poderá ter em seu poder a posição atualizada dos estoques e situação financeira do cliente, agilizando desta forma esta operação que teria que ser totalmente validada pela empresa no momento em que o pedido entrasse na digitação.
Por que devo instalar um Sistema de Gestao Empresarial – ERP
Toda empresa deveria ter um bom ERP instalado, ajudando aos funcionários a organizarem e automatizarem seus processos e departamentos. Um sistema de gestão empresarial completo e eficiente pode trazer inúmeros benefícios para a empresa, refletindo diretamente em seu desempenho e produtividade. Os benefícios mais aparentes é o aumento na eficiência da empresa, uma vez que esta será muito mais ágil tanto internamente em seus processos bem como aos olhos de seus clientes. Um grande benefício destes sistemas também se traduzem na eficiência de planejamento. Como exemplo podemos citar uma integração entre compras e vendas. Uma vez que vendas tem acesso a carteira de compras em sua totalidade, com as quantidades comprada e a data de previsão de entrega do fornecedor, esta pode inserir em um sistema a sua carteira de vendas, alocando as mercadorias do pedido de compras para seus pedidos de vendas futuro. Como vendas inseriu sua programação no sistema, agora compras tem a posição real dos pedidos de compras e vendas podendo avaliar o estoque disponível para uma determinada data e assim poder liberar ou suspender junto ao fornecedor as entregas futura. No mesmo caso acima onde a indústria teria no planejamento de produção a carteira de previsão de vendas disponivel para poder gerar seu plano mestre de produção (PMP). Com o planejamento de produção gerado, o departamento de vendas pode informar a seus clientes a data prevista para a entrega dos produtos. Desta forma o ERP contribui para uma correta e efetiva administração de materiais, eliminando possíveis faltas de estoque bem como um estoque muito caro e volumoso. Se a administração de estoques de sua empresa e eficiente, as compras são feitas na medida correta, sua produção e planejada e cumpre seus prazos, os pedidos de vendas cumprem fielmente seus prazos de entrega, seus clientes e fornecedores estão satisfeitos e seu departamento financeiro bem administrado, você não precisa pensar na implantação de um sistema ERP.
E facil implantar um sistema de gestao empresarial
Na realidade a implantação de um sistema de gestão empresarial (ERP) não é um processo simples, pois envolve toda a estrutura da empresa. Uma vez iniciada a implantação do sistema a empresa tem que contar com o envolvimento de todos os departamento, e muitas vezes alterar sensivelmente alguns de seus processos internos a fim de criar um organograma de processos e procedimentos funcionais. Muitas das informações anteriormente contidas nos departamentos agora se tornaram publicas e outros departamentos passaram a utilizar desta informação para o seu dia a dia. Com informações publicas os departamentos passam a ser monitorados pelos próximos departamentos e assim por diante. Antes uma informação não precisava ser atualizada em tempo integral, porem com a implantação do sistema estes dados terão que estar on-line pois caso contrario o processo tende a parar. Uma grande dificuldade na implantação do sistema é que os usuários tendem a impor resistência em qualquer novo processo dentro da corporação, tentando em um primeiro momento a duvidar das informações oriundas dos departamentos em que estas foram geradas, e assim mantendo seus controles paralelos. Para o sucesso da implantação de qualquer produto é necessário o comprometimento e dedicação de todos da equipe fornecedora do software, implantadores do produto e principalmente da empresa cliente.
Como avaliar um sistema ERP
Um grande desafio para qualquer empresa, é fazer escolha mais adequada entre inúmeros sistemas de gestão empresarial oferecidos no mercado. Uma boa escolha deve começar pela empresa fornecedora do produto. Um fornecedor antigo não é a certeza de sucesso para um ERP porém pode se traduzir por uma empresa sólida com um produto estável. É fundamental que o fornecedor conheça o código interno do produto (código fonte), e neste ponto fará uma grande diferença adquirir um produto de um representante e o mesmo diretamente de um fabricante. Após ter escolhido o fornecedor esta na hora de avaliar o produto em questão, o tão sonhado ERP. O ideal é que esta avaliação seja feita em conjunto, pois alem da empresa escolher o sistema ERP, o fornecedor do produto também deverá fazer uma analise de aderência, gerando assim uma perfeito entendimento do que é possível e o que não é possível esperar o sistema de gestão depois de implantado. Após a avaliação do produto pela empresa e a avaliação da empresa pelo fornecedor do ERP, podemos elaborar o documento com o grau de aderência do produto, e assim estimar as dificuldades na implementação do produto. Com o relatório de aderência elaborado pela equipe que foi encarregada da escolha do ERP, chegou a hora de apresentarem os custos indiretos escondidos em todas as ferramentas de gestão empresarial. É essencial entender que a compra de um sistema de gestão empresarial não é igual a compra de um editor de textos, pois este sistema deverá ter um completo entendimento das atividades da empresa cliente, ajudando nos processos internos de todos os departamento. Para a definição do sistema ERP é fundamental o levantamento destas informações a fim de serem apresentados os custos o mais próximos da realidade, pois a implantação deste sistema ira demandar alem do custo do produto, o custo de treinamento da equipe e adequação do sistema a realidade da empresa.
ERP para Importadores
A grande dificuldade de importadores é a administração de estoques pois alem de grande volume de vendas, temos uma enorme variedade de produtos com um prazo de entrega muito longo. Um grande recurso exigido pelos importadores é um efetivo controle e administração da alocação da carteira de vendas (programação) sobre a carteira de compras (pedidos em transito). Com este recurso podemos após inserido em um sistema a carteira de compras colocar nossa carteira de vendas, fazendo assim a reserva dos produtos vendidos sobre a carteira de compras em transito e não no estoque físico. O estoque físico deverá estar disponível apenas para vendas com entrega imediata e as vendas programadas deverão estar alocadas sobre os pedidos de compras. Em uma importação onde o produto demora até 90 dias para a chegada após a sua compra é fundamental que este esteja vendido no momento de sua chegada evitando assim que os produtos fiquem parado mais tempo nos estoques.
ERP para Revenda e Distribuidores
O mais importante para revendas e distribuidores é poder atender seus clientes de forma completa e para isto as revendas e mesmo distribuidores tem o hábito de fazer vendas casada, ou seja, recorrer aos maiores distribuidores, importadores e fabricantes do mercado para comprar aquilo que já esta vendido, fazendo assim apenas a intermediação entre o vendedor e o comprador. Para isto os sistemas ERP devem fazer o processo inverso ao padrão, ou seja a partir da venda de um produto gerar automaticamente a solicitação de compras. Para esta operação ser realizada com sucesso e para que a empresa não fique dependente de um funcionário específico é fundamental que o sistema ERP tenha em seu banco de dados todo o histórico de compras e vendas passada e acima de tudo tenha a condição de efetuar suas pesquisar de inúmeras formas com muita agilidade. Quando se vende um determinado produto e este não tenha disponibilidade de estoque o sistema deverá informar através do histórico de compras quais os possiveis fornecedores com data, quantidade e valor das ultimas compras.
ERP para Industria Quimica e Farmaceutica
Indústrias Química e Farmacêutica tem como grandes dificuldades a rastreabilidade de todo processo industrial, desde a entrada dos insumos até o momento da distribuição dos produtos. Para este processo é indispensavel que os sistemas de gestão empresarial ERP voltados a estes seguimentos tenham uma completa ferramenta para administração de lotes. Um sistema que contemple administração de lotes tem que ter em seu banco de dados a característica de que para cada geração de material seja criado um lote novo mesmo que este produto já exista em estoque.Com a administração de lotes podemos rastrear um produto fabricado todos os insumos utilizados com o numero do lote do mesmo alem de seu fornecedor, data da entrada do lote e validade do produto. Da mesma forma poderemos a partir do lote de um insumo gerado a partir de uma entrada identificar todas as produções e produtos acabado que se utilizaram deste material.
ERP para Industria Metalurgica
Para a Indústria Metalúrgica e de Montagem o departamento crítico é a engenharia pois em muitos casos a arvore de processos e materiais é composta por inúmeros níveis de sub-conjunto. Quando se solicita a produção de um determinado produto o sistema deverá varrer toda a arvode de processos e analisar a falta de cada subconjunto e solicitar automaticamente a produção tambem dos sub-conjuntos. Como o processo de fabricação metalúrgico é bastante complexo outro ponto crítico é a administração de custos e retrabalhos, e para isto os sistemas ERP voltados a este seguimento tem e ter um completo sistema de qualidade e não conformidade.
Fonte: www.virtualmemory.com.br via blog.segr.com.br – 29/09/14
