Para atender as exigências da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é preciso transmitir ao fisco informações precisas e íntegras sobre rendimentos pagos e retenções de imposto de renda, CSLL, PIS/Pasep e Cofins, além de informações para apuração das contribuições previdenciárias substituídas.
Providenciar informações de qualidade que espelhem as operações requer revisão de processos internos da empresa e consequentemente ajustes de inconformidade e eliminação de gargalos operacionais.
Nesta revisão, é necessária atenção redobrada ao mapeamento das informações, identificando os eventuais dados que não estão contemplados atualmente nos processos. Outro ponto importante é verificar se as informações estão sendo registradas dentro do prazo necessário para a EFD-Reinf, uma vez que alguns dados eram entregues anualmente e agora passam a ser transmitidos mensalmente.
Uma vez alinhados processos e informações, resta a necessidade de providenciar a solução para a transmissão das informações.
É importante notar que a EFD-Reinf foi desenvolvida pelo Fisco utilizando recursos de tecnologia que automatizam a entrega das informações e que não está prevista interface para interação humana. O modelo de transmissão e comunicação do fisco requer que um software do contribuinte transmita e recepcione as informações utilizando web services. Ou seja, não é possível cumprir a obrigação acessória sem um sistema.
O contribuinte necessitará utilizar um sistema capaz de formatar as informações no padrão determinado pelo fisco, o XML (eXtensible Markup Language), e transmiti-las através de web services.
O XML é uma tecnologia que possibilita descrever os mais variados tipos de dados e os compartilhar facilmente, já que independe de plataforma. Os dados são organizados de forma hierárquica utilizando tags que nomeiam o conteúdo. Como seu formato é simples, seu conteúdo pode facilmente ser lido pelo usuário.
O web service é uma tecnologia que permite a comunicação entre sistemas desenvolvidos em diferentes plataformas. Consiste em um componente que possibilita ser invocado para receber e transmitir dados e, desta forma, permite a integração direta e segura entre aplicações.
Quais ferramentas são essenciais para atender à EFD-Reinf?
Para atender a EFD-Reinf o mercado oferece uma diversidade de ferramentas, sistemas e soluções. Neste universo algumas empresas optaram por sistemas especialistas que centralizam as informações para posterior remessa e outras optaram por adequar seus sistemas legados.
Dentre essa diversidade de ofertas é necessário optar por uma solução que contemple as duas ferramentas básicas e fundamentais: sistema ou módulo especialista em EFD-Reinf e serviço de mensageria.
O sistema ou módulo especialista em EFD-Reinf centraliza as informações, reunindo todas as necessárias e oferecendo recursos para resolução de gaps que eventualmente ocorram nos sistemas de origem do dado.
A solução de EFD-Reinf conta com rotinas de validação e conferência que agem preventivamente identificando inconformidades das informações e apontando estas para correção no momento em que registra os fatos. Assim toda e qualquer inconformidade é detecta bem antes do prazo para remessa ao SPED, podendo ser corrigida antes de ser transmitida e, portanto, mitigando erros e autuações.
O serviço de mensageria tem como missão gerenciar e controlar o envio dos arquivos da EFD-Reinf ao SPED e a recepção dos retornos recebidos. É função da mensageria controlar o processo de comunicação, garantindo a entrega de todos os arquivos formatados pela solução de EFD-Reinf.
É a mensageria que deve gerenciar as mensagens de retorno das transmissões exibindo as ocorrências reportadas pelo SPED ao usuário para que este tome as devidas providências.
O ideal é que a mensageria seja nativa da solução de EFD-Reinf ou plenamente integrada de forma que seja possível ao se deparar com ocorrências, que o usuário seja notificado e direcionado diretamente ao registro com erro, podendo inclusive executar manutenção para corrigir o problema, evitando assim que ocorra atraso na entrega da EFD-Reinf.
Ainda é desejável que todo o processo seja automatizado agilizando o compliance das informações geradas, evitando inconformidades e atraso na entrega. Neste ponto é fundamental que o sistema de gestão da empresa esteja atualizado, que ele registre todas as informações exigidas pela EFD-Reinf na origem do fato, não sendo necessário complementar dados posteriormente. Isto elimina retrabalho e voltas e idas no processo para gerar a EFD-Reinf, bem como o trânsito físico de documentos dentro da empresa.
O SISPRO EFD-Reinf é uma solução que faz parte do SISPRO ERP Cloud, mas que também funciona como um sistema especialista a ser integrado com outros sistemas de gestão e que tem várias vantagens e benefícios.
Se você deseja ler sobre o impacto da EFD-Reinf nas áreas da empresa leia “Quais áreas da empresa são impactadas pela EFD-Reinf”
Saiba como a SISPRO pode ajudar sua empresa com o projeto EFD-REINF.
