O que é gestão de contratos e qual a sua importância para a empresa
Dentre todas as demandas que uma empresa precisa atender existe uma que é um tanto quanto delicada, por assim dizer. Inseridos entre os parágrafos e entrelinhas de um contrato, estão possíveis problemas com multas e descumprimentos de acordos, mas saiba que a gestão de contratos é a saída.
Se você já teve problemas com alguma variável que um contrato mal redigido proporcionou, esse conteúdo é para você. Administrar os negócios fechados e contratos com fornecedores é uma tarefa que exige conhecimento e ferramentas certeiras.
Entenda como a gestão de contratos pode assegurar ambos os lados de um documento acordado e mais, descubra sua importância e como funciona o ciclo de vida de um contrato, acompanhe!
O que é a gestão de contratos na empresa
Grande parte dos empreendedores ainda acredita que administrar contratos é simplesmente realizar o arquivamento de documentos e acordos firmados. Entretanto, essa estratégia é muito mais complexa que apenas controlar e organizar papéis.
A gestão de contratos é responsável pelo acompanhamento rígido das diferentes etapas ou como é chamado, “ciclo de vida de um acordo e seus documentos”.
Sendo assim, desde que acordada uma negociação, um documento conhecido como contrato é criado com base nas especificações e parâmetros definidos pelas partes envolvidas.
Ao administrar esse documento a gestão gerencia os aspectos desde sua criação, monitorando sua execução e alcançando o encerramento da vigência ou utilidade do contrato firmado inicialmente.
Essa etapa é apenas uma das engrenagens na resolução correta desse documento, pois a gestão de contratos oferece ainda, a segurança dos benefícios aos contratados e contratantes.
Quando uma empresa se baseia nas boas práticas de acordos finalizados, é possível adquirir um gerenciamento financeiro aprimorado. Além disso, a gestão de projetos do empreendimento levanta informações vitais para futuras negociações.
Qual a importância de se atentar a esse aspecto
A atual pressão econômica que as empresas têm que lidar diariamente exige uma organização mais enxuta e com processos otimizados. Nesse cenário é fundamental reduzir custos, eliminar desperdícios, aprimorar o fluxo de operações e acima de tudo, controlar o fluxo e a saúde do caixa da empresa.
Você sabia que os mais diversos contratos criados pelas empresas, possuem peso direto na busca pelo crescimento empresarial? Olhando por este ângulo podemos assumir sem dúvida, que a gestão de contratos é imprescindível.
Quando um negócio fecha um contrato vantajoso a empresa ganha em território para melhorar seu capital de giro, por exemplo. Mediante termos impostos nas diretrizes acordadas é possível economizar recursos e planejar investimentos.
Com a característica de descomplicar os trâmites legais, veja algumas das principais atuações da gestão de contratos:
- Possibilita e amplia o poderio de negociação ao focar nos benefícios individuais dos contratos futuros e vigentes;
- Coloca maior poder de decisão sobre as condições contratuais nas mãos da gestão da empresa;
- Maior proteção à empresa quanto aos valores e cláusulas acordados nos contratos;
- Fiscaliza cada aspecto das diretrizes incluídas nos contratos, bem como o cumprimento em tempo hábil das obrigações;
- Amplia a gama dos formatos de contratos trabalhados como aos clientes, fornecedores e colaboradores;
- Aprimora o controle sobre os vencimentos estipulados.
Compreenda o ciclo de vida de um contrato firmado
A fim de evitar os gargalos gerados pela criação de contratos mal elaborados, é recomendado se atentar ao ciclo de vida dos mesmos. Dessa maneira, é mais simples acompanhar cada etapa e se certificar que todos os parâmetros são cumpridos.
Etapa de pré-contratação
Nessa etapa é criado em suma, o rascunho de todo o contrato já firmado nas raízes acordadas entre as partes. Estamos falando de requisitos como a definição da necessidade do contrato, ou seja, sobre um serviço, produto ou mesmo parceria.
Após definido é hora de esboçar as formas de pagamento, exigências da contratação, formato de entrega e tudo mais que envolve a negociação.
Ato da contratação
Nesse momento ocorre a formalização do acordo, bem como são realizados os ajustes essenciais às cláusulas para atender ambas as demandas. Vale ressaltar a necessidade de anotar e registrar as principais características jurídicas, técnicas e econômicas.
Após definido esses princípios, já é possível seguir com a assinatura do contrato.
Realização da pré-execução com a finalidade técnica
Aqui são desempenhados os primeiros passos do que foi concordado no contrato. Já percebemos a importância da gestão de contratos, pois existe a necessidade do cumprimento de cronogramas mediante vistorias, indiferente ao eixo estipulado em contrato, ou seja, contratação de funcionários, compra de insumos e aquisição de materiais com fornecedores.
Realização da pré-execução com a finalidade administrativa
A finalidade administrativa visa organizar e armazenar de forma completa os contratos em andamento.
Realização da pré-execução com a finalidade financeira
É aqui que o setor financeiro da empresa recebe os dados relacionados aos acordos previamente combinados. Portanto, é responsabilidade desse setor realizar um planejamento acerca das datas a serem cumpridas.
Ato da execução
Todo a burocracia integrada aos contratos é executada, ou seja, os bens definidos são entregues e se segue o acompanhamento das ações administrativas cabíveis.
Nessa fase do processo de cumprimento são administrados também, os pagamentos e prorrogações dos termos discriminados em contrato, por exemplo.
Término positivo da vigência
Normalmente um contrato não decorre de renovação automática e, portanto, após o fim do período de vigência a negociação se encerra.
Esse é um dos mais importantes momentos da gestão de contratos, pois aqui são apurados os resultados, no sentido do cumprimento das obrigações preestabelecidas.
Esperamos ter ilustrado de forma clara o conceito por trás da gestão de contratos, e como é primordial para melhorar os diferentes aspectos inerentes ao sucesso empresarial.
Fique atento, pois no próximo conteúdo apresentaremos um passo a passo para aprimorar a gestão de contratos em sua empresa!
