A implementação de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, também conhecido como ERP, de Enterprise Resource Planning, já não é só uma necessidade para garantir a competitividade, mas uma questão de sobrevivência, para qualquer tipo de organização. Se inicialmente era restrito às grandes organizações, devido ao seu alto custo e complexidade de implantação e manutenção, hoje se tornou uma ferramenta viável e imprescindível também para as médias e pequenas empresas.
O ERP é um sistema que tem como finalidade integrar as diversas áreas da empresa, auxiliando e proporcionando recursos e procedimentos aos usuários para um gerenciamento eficiente das informações, obtendo assim um alto desempenho nas atividades operacionais e estratégicas, com o menor custo possível.
O ERP facilita o acompanhamento dos indicadores de desempenho da empresa, agiliza as estruturas de suporte para clientes, auxilia na identificação e solução de problemas bem como na percepção de oportunidades e ameaças. A implantação de um ERP propicia às organizações que ainda operem com uma orientação funcional, passem para uma orientação por processos.
A orientação por processos evidencia as oportunidades de melhoria, torna mais claro o posicionamento de cada unidade organizacional dentro de uma cadeia de valor integrada e reduz consideravelmente os custos operacionais das empresas como um todo.
Para aquelas que já são orientadas a processos, é uma oportunidade para validação e melhoria dos processos existentes .
A implantação também gera transformações na operação da empresa, influenciando métodos, processos, estrutura e estratégias empresariais.
Essas mudanças mexem com a cultura da empresa. Por isto requer um planejamento detalhado e um treinamento apropriado do pessoal para receber o sistema e garantir que os processos, tecnologia e pessoas estejam alinhados à estratégia de negócios pretendida.
A infra-estrutura tecnológica também deve ser adaptada às exigências do sistema.
A mudança cultural mexe com o fator humano da organização.
É preciso conhecer os aspectos culturais da organização, pois as decisões estratégicas tomadas são produtos dos padrões e valores da empresa, partes integrantes da sua cultura organizacional. A implantação de um ERP pode ser considerada, em muitos casos, como uma mudança revolucionária, pois altera os processos organizacionais onde está sendo inserido, transformando a relação entre os empregados e até mesmo a maneira de se conduzir negócios.
Nestes casos, é natural se deparar com movimentos de resistência às mudanças impostas, motivadas pela apreensão com relação à nova tecnologia.
Entender e saber como trabalhar para evitar e neutralizar as resistências às mudanças, acarretadas pela implantação de um ERP, é um requisito imprescindível para atingir o sucesso da mesma.
A mudança deve ser associada a um processo de várias etapas que gera a força e motivação suficiente para anular a inércia e a resistência.
Deve ser montada uma equipe especialmente voltada para a realização da mudança.
Esta equipe pode ser formada por membros da própria organização ou externos, contratados para direcionar a mudança trabalhando em conjunto com a equipe interna.
Desta equipe devem fazer parte gerentes, líderes, usuários e um patrocinador, que representa o grupo de pessoas que, pela influência exercida sobre a organização, apóia e se compromete com a mudança para que ela alcance o sucesso.
Esta equipe tem a função de dar condições para que a mudança aconteça.
São as pessoas que têm idéias e sugestões para convencer a parte operante para que a mudança seja assimilada por eles.
Os gerentes ou líderes de projeto formam o conjunto de agentes de mudança e têm a responsabilidade de fazer a mudança acontecer com sucesso, dentro dos prazos e orçamentos estabelecidos, respeitando os aspectos humanos envolvidos.
O usuário final é o alvo da mudança proposta por ser um grupo que precisa mudar de opinião para se adaptar à nova realidade.
Mudança é a transição de uma situação para outra diferente ou a passagem de um estado para outro diferente. É certo que mudança implica ruptura, transformação, perturbação, interrupção, mas também significa adaptação, renovação e revitalização.
Na realidade, devemos procurar fazer com que a cultura da organização seja a cultura da mudança, ou seja, a organização que está sempre aberta e pronta para as mudanças.
Darwin afirmou com propriedade que “não é o mais forte que sobrevive, mas o que mais facilmente se adapta à nova realidade.
Para facilitar o processo de mudança, é aconselhável o uso de um modelo de referência já testado.
Na literatura e nos casos práticos de gestão de mudanças, são encontrados diferentes processos.
Como exemplo, citamos o modelo de Lewin, que se realiza em três fases: descongelamento, mudança e recongelamento.
a. Descongelamento do padrão atual de comportamento Para que a mudança possa ocorrer, é necessário fazer com que ela se torne tão obvia que a pessoa, grupo ou organização possa rapidamente entendê-la e aceitá-la.
O descongelamento significa que as velhas idéias e práticas são derretidas e desaprendidas para serem substituídas por novas idéias e práticas aprendidas.
b. Mudança Surge quando ocorre a descoberta e adoção de novas atitudes, valores e comportamentos.
A mudança é a fase em que as novas idéias e práticas são aprendidas de modo que as pessoas passam a pensar e a agir de uma nova maneira.
c. Recongelamento Significa a incorporação de um novo padrão de comportamento através de mecanismos de suporte e de reforço, de modo que ele se torna a nova norma.
Significa que o que foi aprendido foi integrado à prática atual.
Passa a ser a nova maneira que a pessoa conhece e faz o seu trabalho. Conhecer apenas a nova prática não é suficiente.
É preciso incorporá-la e fixá-la ao comportamento.
Por Luiz Clivatti é Diretor de Mercado da ACOM Sistemas
Fonte: administradores.com.br – 16/09/14
