Entenda como funciona, quais os benefícios e os principais tipos de integração de um sistema ERP
Você sabe o que é integração ERP? Existem diversos tipos de integração ERP, são elas: da comunicação entre sistemas, comunicação banco a banco, troca de dados eletrônica, integração por API, entre outros. Mas, primeiramente, é importante desmistificar o que é ERP.
ERP é a abreviação de Enterprise Resource Planning (em tradução livre: Sistema de Gestão Empresarial) e, é um sistema de gestão de negócios que permite um acesso simplificado, seguro e integrado aos dados de uma organização. A partir dos dados oferecidos pelo software, é possível realizar diagnósticos mais completos para assim decidir pelas mudanças que serão feitas para melhorar a conjuntura de uma empresa.
Hoje em dia, investir em uma solução empresarial mais completa é indispensável. É preciso o auxílio de um sistema que integre diversos módulos e dê suporte para as equipes de trabalho de uma organização gerenciarem os serviços dentro e fora da organização.
Neste artigo, tentaremos traduzir a linguagem técnica relacionada ao assunto principal, para que todos que estejam interessados possam entender como funciona a integração de uma solução ERP. Logo após essa leitura, você saberá quais as melhores práticas do mercado para otimizar o seu negócio.
Quais setores de uma organização podem utilizar uma solução de ERP?
O sistema ERP pode ser integrado com, praticamente, todas as áreas internas de uma organização. Desde a área de RH, onde o colaborador inicia sua relação com a empresa, até a área de patrimônio, que cuida de todos os materiais e equipamentos adquiridos pela organização.
Porém, um sistema ERP completo contempla diversos módulos que fazem parte do modelo padrão ou são personalizados conforme as necessidades da empresa. Os principais módulos são:
- Faturamento;
- Contratos;
- Financeiro;
- Contabilidade;
- Patrimônio;
- Fiscal;
- RH.
Os tipos de integração ERP
Existem diversas opções de integração com ERP e elas são quase amplas e ilimitadas, a escolha da integração vai depender de quais lacunas a empresa quer preencher. Cada caso precisa ser analisado com o auxílio de consultores especializados.
Algumas das principais integrações são apresentadas abaixo:
Integração da comunicação entre sistemas
Esse tipo de integração é utilizado quando dois sistemas distintos precisam ser integrados, porém não existem meios de fazer com que os dois possam se comunicar de forma direta. Por esse motivo, é permitida a utilização de uma terceira ferramenta de integração, que irá receber as informações de uma delas e, assim, fará a conversão e encaminhará para a outra, como se fosse uma espécie de “gambiarra”. Ocorrências desse tipo são bem comuns de acontecerem.
Comunicação banco a banco
Este é um tipo de integração parecida com a apresentada anteriormente, porém com algumas diferenças. Em todas soluções empresariais existem bancos de dados responsáveis por armazenar e proteger as informações de uma empresa. No caso desta integração, caso a empresa necessite é permitida a utilização de uma ferramenta de Extração, Transformação e Carregamento, que consegue extrair os dados de um banco, converte esses dados e os armazena em outro banco.
Troca de dados eletrônicas
Esse tipo de integração ERP acontece quando um sistema exporta as informações contidas em um arquivo para outro sistema e, depois, importa todos os dados para sua base. O processo pode ser realizado de maneira manual ou, até mesmo, automatizada (que é o método mais recomendado, inclusive para evitar erros).
Integração por API
API significa, em tradução livre, Interface de Programação de Aplicativos e, é uma comunicação feita de forma direta entre dois softwares sem a utilização de uma terceira ferramenta. São sistemas mais complexos e que oferecem maneiras mais práticas de enviar e receber informações com cuidado.
Como é realizada a integração entre um ERP e outros sistemas?
A integração ERP com outro sistema ocorre da seguinte forma: em um sistema de ERP, uma outra interface passa a garantir a interação eficaz do software com outros aplicativos. Com o mecanismo do sistema cloud (ou em nuvem, como também é chamado) todas as atualizações são feitas em tempo real.
A partir daí, é possível que haja um aumento na dificuldade de alguns assuntos relacionados ao setor de TI, principalmente na fase de atualização.
Quais os benefícios de ter um sistema ERP que faz integrações externas?
Um sistema ERP integrado a sistemas externos possibilita que a organização funcione em conjunto, não dividida em áreas distintas com agendas separadas.
Um dos principais benefícios é a centralização dos dados da empresa. A integração com outros aplicativos passa a garantir que as informações permaneçam sempre atualizadas no ERP. A partir daí é possível ter um local mais acessível que, consequentemente, passa a otimizar o trabalho das equipes internas de uma empresa e reduz o tempo que os colaboradores levam para concluir uma tarefa.
A integração também traz como benefício mais Precisão nas operações. Com o uso de uma integração é possível otimizar todos os processos realizados por uma organização, além de reduzir o tempo investido em um trabalho manual. Assim, a empresa garante mais confiança nos dados que coleta e, consequentemente, passa a ter um processo melhor de tomada de decisões.
Outro benefício são as Conversões de vendas. Junto com o CRM e algum outro tipo de comércio realizado de forma digital, o ERP permite ter um processo de vendas mais rápido. Ou seja, permite que mais visitantes do site possam ser convertidos em leads e que, consequentemente, os leads sejam convertidos em clientes reais, em um curto espaço de tempo. Com os leads sendo processados de maneira eficaz e em pouco tempo, a empresa ganhará mais satisfação perante o cliente e aumentará a receita dos negócios.
Por último, outro benefício da integração é a escalabilidade do negócio. Com a integração a empresa cresce à medida que as soluções de negócios também. Traz mais facilidade para o dia a dia das equipes internas, o que possibilita a expansão da base de informações conforme o crescimento da empresa, podendo assim comportar todos os dados dentro da plataforma e continuar atendendo todos os objetivos da gestão, sem ser insuficiente no quesito de segurança das informações.
Qual a importância de ter um sistema que possui integração?
Possivelmente, a integração já é a parte mais importante de um sistema ERP. Com auxílio de integrações externas, o ERP passa a manter todos os documentos e dados de uma organização em apenas uma plataforma de trabalho, eliminando assim os processos manuais e, consequentemente, diminuindo as falhas.
A integração gera uma grande otimização de tempo para toda empresa, além de um aumento na produtividade de todas as equipes de trabalho que antes perdiam horas fazendo o preenchimento manual de documentos e planilhas, que com o auxílio de um ERP ficam mais organizadas e, acima de tudo, automatizadas. E isto é de extrema importância para qualquer organização nos dias de hoje.
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