A sua empresa sabe fazer a gestão da folha de pagamento? Se a resposta para essa simples pergunta for “não”, você está prestes a ler o texto que irá lhe ajudar. Antes de começar a definir boas práticas de como funciona o processo de folha de pagamento é preciso definir os termos mais simples sobre o assunto.
A gestão da folha de pagamento nada mais é do que um documento que apresenta todas as atividades que dizem respeito às leis trabalhistas de cada colaborador, produzindo uma lista com todas as remunerações enumeradas de cada um. Nesta lista é possível localizar todos os valores referentes a remuneração de um funcionário, são elas: valor do salário bruto, valor do salário líquido e os valores de todos os descontos referentes a obrigações trabalhistas.
Com o propósito de organizar e fazer o registro dos valores referentes as remunerações dos colaboradores, a importância de uma boa gestão da folha de pagamento é imprescindível, além é claro de sua importância operacional. A folha de pagamento funciona, perante o Governo Federal, como um comprovante de arrecadação de verbas trabalhistas e como um instrumento importante para fiscalizar as irregularidades. Para a empresa, a gestão da folha é fundamental para levantar os dados e controlar o negócio financeiramente, ajudando ainda a organizar os fluxos de pagamento.
Neste artigo, falaremos sobre a gestão da folha de pagamento e como otimizá-la. Confira!
Como funciona o processo da folha de pagamento?
Confira abaixo 5 dos principais passos para desenvolver uma gestão da folha de pagamento eficiente.
1 – Definição de cargos e remunerações
As duas definições têm o objetivo de apresentar as principais estruturas determinadas, para que assim os profissionais entendam o funcionamento da estrutura organizacional em que estão inseridos e, ainda, para que exista uma equidade salarial entre colaboradores que exercem os mesmos cargo e função.
2 – Definição das horas que precisam ser trabalhadas
Para não haver equívocos e nem pagamentos adicionais é importante calcular as horas que devem ser trabalhadas. Além disso, o cálculo dessas horas contabiliza descontos referentes a atrasos, faltas e ausências sem justificativa e precisa que todas as informações estejam detalhadas e para isso já existem tecnologias que fazem esse serviço automaticamente.
3 – Controle de contratações e demissões
Toda empresa precisa ter o controle sobre todos os processos contratuais de colaboradores. Muitas empresas ainda não possuem esse controle definido e, consequentemente, acabam perdendo em receita por pagar benefícios a colaboradores que não fazem mais parte do quadro de funcionários. Acontece também, de empresas fazer essa atividade manualmente e o controle quase sempre se perde pelo caminho, causando atrasos e outras coisas mais. Antes de produzir uma folha de pagamento é primordial que o controle de todas as entradas e saídas da empresa esteja em dia.
4 – Padronização de conta salários
Para ter maiores segurança e controle, para a empresa e principalmente para os funcionários, é importante solicitar para todos os colaboradores a abertura de uma conta salário. Assim, a organização pode ter a certeza de que o valor depositado na conta salário não irá cobrir eventuais cobranças bancárias.
5 – Criação de uma rotina de entrega dos contracheques
Os holerites, ou como são chamados ainda, os contracheques, devem possuir todos os valores de referências e, também, os valores das remunerações que o colaborador receberá, como salário, gratificações e benefícios. É imprescindível manter uma rotina de entregas e ter também determinada uma data do depósito dos valores. Esse entrega precisa ser feita todos os meses, pois é uma obrigação legal de todas as empresas e, traz mais segurança aos profissionais em relação as organizações e possibilita gerir melhor os recursos financeiros das empresas.
Melhore o processo de gestão da folha de pagamento da sua empresa
Ainda existem empresas, independente do porte de funcionários, que ainda fazem a gestão da folha de pagamento de forma manual, o que não contribui para a otimização de tempo e nem de trabalho, pois demanda mais de um funcionário focado na mesma atividade. Consequentemente, essa modalidade causa diversos prejuízos para as organizações como atrasos nas entregas de contracheques, atraso dos depósitos bancários, perda de recursos financeiros, entre outros.
Desta forma, resolvemos enumerar algumas sugestões que podem lhe ajudar a melhorar o processo de gestão da folha de pagamento da sua empresa, confira!
– Planeje todos os pagamentos com as datas de fechamento da folha já definidas;
– Esteja atento aos valores de 13º e rescisão;
– Esteja atento também as mudanças que acontecem na legislação trabalhista;
– Tenho um programa estruturado e definido de cargos e salários;
– Faça um controle com auxílio do ponto de presença;
– Invista em uma tecnologia que possua, principalmente, o backup de todos os dados da sua empresa.
Saiba quais são os 5 erros mais comuns quando falamos sobre Gestão da Folha de Pagamento
Um controle eficiente da folha de pagamento é indispensável, sem ele as possibilidades de que a empresa tenha problemas que envolvam até mesmo assunto mais sérios, são muitas. Por conta disso, é importante saber quais são as práticas mais equivocadas que as empresas promovem, para assim evitá-las e saber como impedir que isso vire um problema.
– Pagamentos indevidos evite fazer pagamentos errôneos, por exemplo pagamento benefícios para funcionários já afastados e altos valores com rescisão de contrato;
– Não seguir as legislações trabalhistas e tributárias;
– Fazer registros manuais – a falta de uma tecnologia eficiente faz com que as empresas errem em problemas simples, mas que podem atrapalhar todo o processo e, consequentemente, causar maiores problemas;
– Não acatar mudanças nas leis – os processos trabalhistas ainda são os que mais acontecem e os mais simples de serem evitados, por isso, tenha atenção!;
– Não fazer ou errar na previsão de custo – este também é considerado um erro comum para muitas empresas. É aquele erro que no início é simples de ser resolvido e quando não é sanado, acaba se transformando em um grande erro, que pode trazer sérias consequências.
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– Sempre em conformidade com as mudanças da legislação trabalhista;
– Confiabilidade das informações;
– Segurança e controle das informações que aparecem no sistema com transparência e acessibilidade por meio de relatórios gerenciais.
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