Prestar contas é o drama de profissionais de vários setores e também para a gestão de facilities. Afinal, todos precisamos responder a alguém. Esse desafio pode se tornar ainda mais complexo se você faz muitas coisas ao mesmo tempo e não tem o controle total sobre o trabalho realizado. Principalmente em situações de rotinas administrativas cheias de detalhes.
É o caso da Gestão de Facilities, que envolve a estruturação e administração da manutenção predial, áreas e de diferentes equipes multidisciplinares. Garantir um bom e harmônico funcionamento predial é o papel do gestor de facilities – ou facilities management. Afinal, um ambiente em pleno funcionamento não é obra do acaso. Ele implica na coordenação e atenção de muitas questões organizacionais.
Atividades e compromissos do gestor de facilities
Mesmo em um prédio de tamanho médio, tudo deve ser cuidado para ter um funcionamento perfeito e assim garantir o conforto e segurança dos que o utilizam. Manutenção do ar condicionado, elevadores, escadas, geradores, cabine primária, elétrica e hidráulica, entre outros, são muito importantes. Sem citar os serviços mais constantes como limpeza, segurança, jardinagem, controle de pragas e etc.
Outra atividade que também é vital para o bom funcionamento das instalações é a gestão das pessoas. Afinal, os profissionais que mantém a operação em dia como recepcionistas, porteiros, seguranças, faxineiros, devem estar sempre motivados e informados sobre suas tarefas.
Misture todos esses desafios à burocracia administrativa que envolve contratar, monitorar e gerir os contratos de cada time de trabalho e empresas fornecedora e você entenderá como a prestação de contas pode se tornar um problema.
O que acontece quando a Gestão de Facilities falha
Todos nós já sofremos por estarmos em um ambiente cuja Gestão de Facilities foi mal feita. São situações complicadas e desagradáveis que com certeza ficam na lembrança. Se um ar condicionado que não funciona já perturba, imagine ter que utilizar uma instalação com problemas sérios de vazamentos ou segurança interna.
Esses casos acarretam em muitos problemas para os interessados no bom funcionamento de uma instalação predial como:
- Possíveis multas por inadequação legal;
- Demora para encontrar investidores;
- Desvalorização do imóvel;
- Descontrole nas correspondências e encomendas;
- Acesso de pessoas e veículos não autorizados;
- Riscos à vida dos usuários;
- Entre outros.
Prestação de contas do facilities management com tecnologia
Nesse sentido, a tecnologia pode se tornar uma aliada centralizando o controle do dia a dia de cada profissional envolvido na manutenção predial. Um bom sistema para Gestão de Facilities traz muitos benefícios:
- Agenda com a rotina de cada profissional;
- Controle financeiro total da operação de facilities;
- Delivery (Controle de entrega de correspondências e volumes)
- Controle de acesso de pessoas e veículos
- Check-list de cada processo de trabalho, garantindo a qualidade e a eficiência;
- Tempo de execução das tarefas;
- Diminuição na falha humana nos processos;
- Possíveis problemas nos ambientes;
- Controle de insumos;
- Gestão de projetos de melhorias na instalação;
- Registro diário dos serviços executados.
Imagine poder saber exatamente o que cada membro do time fez, quando fez e como fez. Com esses relatórios completos é muito mais simples prestar contas dos investimentos em manutenção da instalação.
Dessa forma, o seu cliente terá a plena certeza do andamento do ambiente e eficiência da sua gestão de facilidades, garantindo que o budget está sendo muito bem otimizado e que os usuários da instalação estão confortáveis e seguros.
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