Gestão de contratos na planilha: prós e contras
O sucesso está nos detalhes, coisas que muitas vezes só percebemos a importância na hora que a sirene toca. Um desses “detalhes” é a forma como uma empresa gerencia os contratos com seus fornecedores, prestadores de serviço e, principalmente, com seus clientes. Por isso, apesar de a gestão de contratos na planilha eletrônica ser uma forma de organizar todas as informações contratuais, apresenta riscos.
Será que as planilhas eletrônicas são mesmo eficientes? Vale considerar, antes da adoção, os cuidados e necessidades para fazer o processo de controle de contratos por planilhas efetivo para a empresa.
Antes de utilizá-las, faça um levantamento dos pontos contras e também do que é favorável no uso das planilhas. Selecionamos alguns deles, que costumamos encontrar em nossos clientes, e você pode verificar em sua empresa.
Contras
Automação – Um grande problema da gestão de contratos na planilha eletrônica é ausência ou dificuldade de automatizar os processos. Em diversos softwares de gestão, as etapas do Ciclo de Vida do Contrato são automatizadas, com a vantagem de envio de lembretes e e-mails em eventos importantes. Nas planilhas eletrônicas, esse acompanhamento precisa ser feito manualmente, o que abre brechas para falhas humanas.
Monitoramento – Assim, a gestão em planilhas exige monitoramento constante, disciplina e mais tempo para manter os arquivos atualizados a cada evento relevante do contrato. O controle crítico dos contratos é feito sempre de forma manual. Gerir contratos por softwares de gestão não dispensa monitoramento (muitas empresas fazem um controle auxiliar por planilhas, inclusive), mas o torna mais prático e rápido.
Acesso – As planilhas não possibilitam o armazenamento de versões digitais dos contratos, o que facilita muito o acesso quando necessário. O mais comum é ter na planilha a referência de localização do contrato na empresa. Na hora de consulta-lo, é preciso ir até a pasta em que ele está armazenado. O acesso remoto (quando em um cliente, por exemplo) é quase impossível, a não ser que alguém passe uma cópia digitalizada por e-mail.
Limitado – É possível gerenciar poucos contratos de maneira eficaz utilizando planilhas, mas existe um limite, que depende de quantas pessoas são responsáveis pela a atualização e monitoramento dos arquivos. Ao ultrapassar esse limite, cresce o risco de falhas durante eventos importantes do Ciclo de Vida dos Contratos, devido à manutenção insuficiente que produz informações desencontradas e desatualizadas.
Prós
Processos – A principal vantagem é justamente a importância em adotar um processo para a gestão de contratos. Ainda que não seja eficiente, todos os documentos referentes aos acordos selados terão de ser lançados nas planilhas, num processo a ser adotado e conhecido por todos os que trabalham com contratos na empresa. Empresas que já gerenciam seus contratos por planilha costumam migrar rápido para outras soluções, devido ao risco de uma gestão não automatizada por planilhas.
Baixo Investimento – As planilhas eletrônicas são um padrão do mundo corporativo, feitas no Excel, programa integrante do Pacote Office. A maioria das empresas já têm e utiliza para diversos processos e operações. Caso a empresa não tenha adquirido a licença para usar o software corporativo da Microsoft, existem alternativas como o Calc do Open Office e do BROffice, ou as planilhas do Google Docs, todas gratuitas.
Popularidade – Quase todo mundo sabe usar planilhas eletrônicas. Em setores administrativos e corporativos, são tão necessárias quando saber escrever. Por isso, ao adotar planilhas para a gestão de contratos, se elimina a necessidade de treinamentos para ensinar as equipes a utilizá-las. O grande obstáculo é falta de automação, pois é preciso criar a cultura de manter as planilhas sempre atualizadas e constantemente monitoradas, para que nenhum evento importante do contrato seja perdido. O processo fica 100% dependente da atualização para ser eficaz, sujeito a brechas e riscos praticamente inexistentes em outras soluções, como softwares de gestão de contratos.
