A Gestão Inteligente de Contratos - SISPRO
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A Gestão Inteligente de Contratos

Guarda Gerenciada de Contratos

A guarda externa de documentos continua sendo praticada de forma equivocada nas empresas, quando se trata de contratos.

As empresas geralmente enviam os documentos da gestão do ciclo de vida dos contratos ao arquivo externo no final da vigência e não usam guarda gerenciada (*).

São 2 pecados.

Os contratos estão cada vez mais complexos: controles internos e legislações aumentam a cada dia o acervo (exigíveis) que vão fazendo volume na área gestora  … e que ninguém nos ouça … não tem tempo de organizar adequadamente aquilo que tem a obrigação de aferir.

É imprescindível manter os exigíveis em local seguro e organizados de forma padronizada. O resultado de auditorias e processos (judiciais, administrativos, etc) vira ‘loteria’ quando o acervo está sem o controle e organização adequada – e em um ‘jogo’ a chance de perder é sempre real.

Utilizar guarda simples em gestão de contratos é judiar dos gestores – ninguém merece !

Durante o ciclo de vida dos contratos os documentos vão sendo gerados antes, durante e depois da vigência – ficar guardando os documentos em pastas como se ‘coleciona figurinhas de um álbum’ para colocar em uma única caixa é serviço de arquivista profissional e não de gestor de contratos.

O trabalho que dá ficar gerenciando o conteúdo das caixas é grande – basta experimentar quantificar a quantidade de horas gastas para isso e valorizar estas horas para descobrir o quanto a guarda gerenciada é barata – ao invés do que se pensa a respeito sem analisar o custo x benefício.

Contratos são documentos diferentes dos demais da empresa, porque não são nada isoladamente: o acervo contratual tem em média 30 tipos de documentos diferentes, um número de páginas elevado e para piorar de tamanhos e formas diversas.

Se sua empresa ainda usa guarda simples no final da vigência está desperdiçando recursos – e podem ser significativos.

(*) Para quem não conhece a diferença:

  1. Na guarda simples, uma caixa é entregue a um responsável, que organiza os documentos dentro dela, e a empresa que faz a guarda não sabe (e não quer saber) o que tem dentro dela;
  2. Na guarda gerenciada, os documentos são identificados um a um, e um sistema de apoio identifica em qual caixa se encontra. Ao solicitar um documento, ao invés da empresa trazer uma caixa, apenas o documento solicitado é entregue. E os documentos podem referenciar uns aos outros de modo que ao solicitar um grupo de documentos,independente de quais caixas esteja cada um, apenas o que interessa é retirado das caixas e entregue.
     

A diferença de preço entre contratar um serviço ou outro é compensada pela economia de horas de manuseio, em pouquíssimo tempo.
 

Por Enio Salu 

Fonte: Financialweb 

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