Todos sonham com a expansão do seu negócio, porém junto do crescimento da empresa, elevam-se a quantidade de processos e, em razão disso, a burocracia. Nesse contexto, é comum que os empresários saibam que a sua empresa já atingiu um nível burocrático exagerado, entretanto, a maioria permanece nessa situação porque não consegue encontrar outra alternativa – o que gera muito estresse.
Tal fato pode tornar o sonho de expandir um verdadeiro pesadelo, visto que se traduz em um alto custo operacional, desestimulando o desenvolvimento.
Por isso, nesse artigo, vamos falar sobre como o excesso de burocracia impede as empresas de crescer e apresentar algumas alternativas para reverter esse cenário.
4 exemplos de como o excesso de burocracia impede sua empresa de crescer:
- Colaboradores com pouca autonomia
Quando os processos burocráticos são muitos, os funcionários perdem a autonomia, visto que várias atividades passam a requerer autorização. O grande perigo dessa conduta é que ela não otimiza a tomada de decisões e atrapalha o crescimento da empresa, implicando na perda de boas negociações pela demora no que diz respeito às autorizações para o andamento do negócio.
- Queda na produtividade da equipe
Para muitos colaboradores, falar em burocracia é falar em relatórios intermináveis, que demandam um investimento de tempo bastante elevado. Quando uma equipe capacitada precisa dedicar-se mais a processos burocráticos do que executar as suas funções isso se traduz em um time desmotivado que apresenta uma queda expressiva na sua produtividade. Tal situação afeta diretamente os rendimentos da empresa.
- Dinheiro perdido
De acordo com uma pesquisa realizada pela Plum, pequenas e médias empresas têm prejuízo anual de 79,5 bilhões de reais em razão de disfunções burocráticas. Nesse cenário, o desenvolvimento da empresa é diretamente lesado, haja vista que o dinheiro que foi “perdido”, em outra situação, poderia ser direcionado a investimentos que permitissem o progresso dos resultados do negócio.
- Muito tempo jogado fora
Em um estudo da multinacional Sage, foi apontado que as atividades em que gestores e colaboradores perdem mais tempo são: contabilidade, emissão de notas fiscais e recursos humanos. Isso mostra que muitas empresas ainda não investiram na modernização dos seus sistemas de gestão, considerando que para cada uma dessas demandas existem, atualmente, softwares capazes de otimizá-las.
O fato é problemático pelo famoso ditado “tempo é dinheiro” – perder tempo onde não precisaria significa abrir mão de expressão competitiva no mercado em que atua.
Em razão desses pontos, entendemos que são imprescindíveis estratégias que auxiliam os colaboradores a acertar na gestão da empresa. Então, se você não quer que os problemas destacados sejam uma realidade na sua organização, continue conosco!
Dicas para diminuir a burocracia no seu negócio:
Sabemos que os processos burocráticos são muitas vezes necessários e asseguram a segurança e o ordenamento de muitas informações importantes. No entanto, são as disfunções nesses processos que atrapalham o desenvolvimento de negócios de sucesso. Por isso, confira aqui algumas dicas para diminuir a burocracia.
- Descentralize as ações
Invista em treinamentos e capacitação para a sua equipe a fim de que ela seja capaz de com autonomia exercer a condução das funções que é responsável sem que dependa sempre de aprovações muitas vezes demoradas. Isso desburocratiza uma importante área da empresa: a tomada de decisões.
É compreensível que descentralizar essa função possa gerar insegurança, mas um time capacitado estará preparado para escolher de maneira assertiva as melhores opções para a empresa.
- Evite a papelada, elas roubam o tempo produtivo
Papéis em excesso são um indicador de que a burocracia já atingiu níveis exagerados. Apesar de existirem documentos que precisam ser físicos, atualmente, é possível que a maioria da papelada seja substituída pelo armazenamento digital, o que otimiza o tempo gasto em preenchimentos de relatórios e deixa os colaboradores focados nas suas demandas.
- Tenha clareza do que é preciso ser feito
Ter um bom discernimento sobre quais são as reais necessidades do negócio implica em menos burocracia nos pequenos detalhes.
Por exemplo: evite marcar reuniões para tratar do que pode ser solucionado via e-mail. O que parece pouco relevante, livra a equipe de um episódio desnecessário, visto que o envolvimento nessa atividade rouba o tempo em que os colaboradores podem estar produzindo.
Por isso, não perca a clareza sobre o que a sua empresa realmente precisa – essa postura norteia uma expansão saudável.
Considere a tecnologia como uma alternativa que veio para ficar
Já imaginou ter toda a gestão da sua empresa ordenada e interligada, podendo acessar dados de onde você estiver e, além disso, não perder mais tempo com modelos ultrapassados de fazer relatórios do andamento do seu negócio?
E se ainda for possível ter um RH 4.0 para reduzir de vez a burocracia?
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