O uso de tecnologia é fundamental para atender as exigências técnicas do eSocial para manter, junto ao Fisco, uma base única centralizando todas as informações dos empregados e permitindo o cruzamento das informações e apuração de impostos.
Para transmitir as informações ao ambiente do eSocial, a empresa deve gerar arquivos digitais no padrão XML, o mesmo padrão tecnológico utilizado na NF-e, e enviá-los utilizando a tecnologia de webservice, utilizada na integração de sistemas. A comunicação fica, então, por conta do sistema da empresa e do sistema do eSocial.
Portanto as empresas necessitam adequar seus sistemas ou selecionar um novo sistema que atenda às exigências tecnológicas do eSocial, mas que também disponibilizem rotinas de acompanhamento das transmissões, protocolando envios e recibos, notificações de ocorrências e correções.
Algumas empresas ao tomarem conhecimento da grandeza do projeto eSocial, resolveram iniciar o projeto o quanto antes, adiantando a resolução dos pilares tecnológico e compliance das informações, enquanto aguardavam as publicações de normativas e disponibilização do ambiente de teste por parte do Governo Federal.
Controle total do eSocial para 4,2 mil funcionários
A Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais, ao tomar conhecimento da abrangência e exigências do eSocial, identificou a necessidade de iniciar logo um projeto para implantação desta nova obrigação, tendo em vista o número de professores e funcionários contratados: 1,8 mil professores e 2,4 mil funcionários.
A PUC Minas desenvolveu um projeto dividido em duas etapas e contratou o sistema SISPRO RH eSocial integrado ao seu sistema de RH atual, também da empresa SISPRO.
A primeira etapa foi iniciada antes mesmo da publicação do leiaute final do eSocial e tinha como objetivo sanear o cadastro de funcionários: complementar informações que faltavam e verificar inconsistências. Como a PUC Minas utiliza desde 1998 o sistema de Folha de Pagamento da Sispro, já nesta etapa houve participação da consultoria Sispro com capacitação para o eSocial e apoio na identificação dos gaps do cadastro.
Conforme o gerente de Administração de Pessoal da PUC Minas, doze funcionários ficaram responsáveis pelas validações do cadastro e adequação do plano de contas da folha de pagamento. Para ele, tanto o saneamento da base de dados quanto à reestruturação nos processos trarão outros benefícios como contribuir para uma melhor integração dos departamentos da empresa, favorecendo as tomadas de decisões e melhoria na prestação do serviço, tornando o processo mais eficiente.
A segunda etapa do projeto aguarda a liberação do ambiente de teste por parte do Governo Federal para implantação do sistema SISPRO RH eSocial.
Sem deixar para última hora
A Kurashiki do Brasil Têxtil, com sede em Sapucaia do Sul (RS), também optou por iniciar o projeto do eSocial com bastante antecedência para não comprometer o prazo final. O projeto será desenvolvido em parceria com a SISPRO, a fornecedora do seu sistema atual de RH. A Kurashiki já contratou o sistema SISPRO RH eSocial e a consultoria da Sispro. O projeto iniciou pelo saneando dos cadastros do CNIS. Segundo executivo da empresa o eSocial trará facilidades para a vida das empresas, mas para alcançar este resultado há muito trabalho a ser realizado. Para facilitar esta tarefa, a Sispro vai formatar o sistema do eSocial de acordo com as necessidades reais da Kurashiki.
O Grupo Sinosserra, composto por mais de 20 empresas, também iniciou seu projeto eSocial em 2014, proposto pelo fornecedor do seu sistema de Recursos Humanos. O projeto piloto de eSocial proposto pela Sispro envolve tecnologia, serviços de consultoria e diagnóstico da base de dados incluindo relatório detalhado de incoerências, inexistências e inconformidades identificadas. A supervisora do grupo revelou que o objetivo é adiantar as tarefas possíveis, evitando o acúmulo de atividades perto do goLive.
Conforme Lourival Vieira, diretor de Marketing da Sispro, “o eSocial vai demandar muitas alterações nos processos das empresas para o envio das informações, principalmente nas empresas com muitos colaboradores. Deixar para a última hora, ou mesmo aguardar as definições finais do Fisco para então decidir por onde começar é correr um risco muito grande”.
