Emissores de NF-e: funcionalidades off-line x on-line
O processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica requer o uso de recursos para realizar diversas tarefas, tais como enviar o arquivo digital para a Secretaria de Fazenda, receber o protocolo de autorização de uso e remeter o arquivo ao destinatário.
É denominado “Normal” o processo padrão, utilizado usualmente no Manual do Emissor da NF-e (publicado pela Receita Federal), e exige que todos os recursos estejam funcionando plenamente. A Nota Fiscal Eletrônica consiste na geração de um arquivo, assinado digitalmente e transmitido para a Secretaria de Fazenda e o recebimento da autorização de uso, para posterior impressão da DANFE e envio ao destinatário (saiba mais, clique aqui para detalhamento do processo).
Quando algum dos recursos fica indisponível ou apresenta problemas no seu funcionamento (como falta de internet, por exemplo) haverá impacto direto na emissão da Nota Fiscal Eletrônica, prejudicando o faturamento e negócios das empresas envolvidas.
Formas alternativas de emissão da Nota Fiscal Eletrônica
Existem outras três formas de emissão da Nota Fiscal Eletrônica como contingência, para situações de exceção:
- FS-DA – “Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico”: esta forma consiste em imprimir o Documento Auxiliar do Documento Fiscal Eletrônico (DANFE) em Formulário de Segurança, com posterior transmissão dos arquivos para a Secretaria da Fazenda quando forem solucionados os problemas técnicos.
- EPEC – “Evento Prévio de Emissão em Contingência”: nesta alternativa, o emissor gera as Notas Fiscais Eletrônicas e outro arquivo contendo as principais informações destas NF-e. Este arquivo da EPC deve ser assinado eletronicamente e transmitido ao ambiente nacional da Nota Fiscal Eletrônica. O protocolo de autorização referente a esta remessa é recebido e a DANFE identificando que é “DANFE impresso em contingência – DPEC regularmente recebida pela Receita Federal do Brasil” é emitida. Quando forem resolvidos os problemas técnicos, as Notas Fiscais Eletrônicas deverão ser transmitidas para a Secretaria da Fazenda de origem.
- SVC – “SEFAZ Virtual de Contingência”: esta forma segue os mesmos procedimentos gerais de emissão da NF-e apenas alterando o direcionamento da Secretaria da Fazenda do domicílio para uma SEFAZ Virtual de Contingência. Mas só pode ser utilizada quando há solicitação da própria Secretaria da Fazenda de origem.
Qualquer uma das modalidades de emissão de contingência acima pode ser utilizada pelo emissor, desde que observadas suas restrições e características e o programa emissor de NF-e utilizado pela empresa disponibilize estas formas.
O programa emissor deve estar preparado para cada uma destas situações de exceção.
Processos dos emissores de NF-e
No processo “Normal”, o programa deve estar on-line com a internet propiciando a transmissão e troca de mensagens entre a empresa e a Secretaria da Fazenda. Da mesma maneira, na forma SVC o sistema deve trocar mensagens com a SEFAZ Virtual de Contingência.
Já na forma da FS-DA, o programa emissor pode gerar os arquivos off-line, pois a transmissão à Secretaria da fazenda será realizada posteriormente. Nesta situação, o programa deve estar preparado para imprimir a DANFE em formulário de segurança, que tem modelo especificado na legislação e inclui o uso de papel com requisitos de segurança para dificultar falsificação e fraudes.
Os programas emissores de Nota Fiscal Eletrônica são bem diversificados e as funcionalidades disponibilizadas diferem em cada um.
Quais são os emissores de NF-e
Há sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) que possuem um módulo próprio de emissão da NF-e incorporado ao sistema e que podem se interligar com os demais módulos, como atualização do Estoque e Contabilização da operação.
Alguns programas especializados na emissão da NF-e podem ser integrados aos ERPs, que não possuem módulo de emissão de NF-e. Usualmente são soluções que atendem todas as demandas da legislação da NF-e e disponibilizam uma integração com Faturamento. Desta forma, o ERP se preocupa com as regras do faturamento, enquanto o programa emissor da NF-e se concentra nas comunicações com a SEFAZ.
Além deles, o programa de emissão de NF-e disponibilizado pelas Secretarias da Fazenda estaduais é gratuito, e pode ser utilizado por qualquer empresa. Este programa permite a digitação direta da NF-e para emissão e/ou importando um arquivo com leiaute padrão texto definido. É um programa a parte e não tem possibilidade de integração com outros, o que torna o processo bem manual. Além disso, a Secretária da Fazenda publicou uma notificação informando que o programa deixará de ser atualizado e não ficará mais disponível para novos usuários a partir de 1 de janeiro de 2017.
Emissores de nota fiscal eletrônica via web são opções mais fáceis e acessíveis para empresas com volumes menores de emissão por mês. Essas aplicações, como o Sisfaz, que é um portal de emissão de NF-e rápido e econômico, facilitam o processo para o usuário e possuem valores acessíveis, normalmente cobrados por pacotes de notas emitidas.
É importante que o programa de emissão de Nota Fiscal Eletrônica da empresa seja aderente às situações de exceção.
