Em organizações cuja finalidade não está em gerar lucro aos seus diretores, uma dúvida frequente é sobre o processo de controle de bens, uma vez que a transparência na prestação de contas é o que garante a confiabilidade desse tipo de estrutura.
Então, se esse tema interessa a você, continue nesse blog post para entender como as associações de natureza jurídica que não visam ao acúmulo de capital gerenciam os seus recursos!
O que é controle patrimonial?
Antes de partir para a compreensão do processo de gerenciamento de bens, é essencial que esteja claro no que consiste o controle patrimonial.
Nessa lógica, imagine uma ONG de proteção aos animais que tem prédio próprio, recebe doações frequentes e paga funcionários.
Em uma organização como essa, o compõe o controle patrimonial ações como relatórios atualizados sobre as doações recebidas; inventário detalhado sobre os bens patrimoniais presentes no prédio e, ainda, documentos devidamente atualizados sobre o vínculo empregatício dos colaboradores.
Esses tópicos ainda não resumem tudo o que é o controle patrimonial, mas já são suficientes para esclarecer que a gestão do patrimônio é a ação que garante transparência e segurança para os recursos que garantem a operação da organização.
Logo, tal administração tem importância crucial para a sustentabilidade da ONG.
A gestão do patrimônio em organizações sem fins lucrativos
Embora as regulamentações possam variar em diferentes localidades do país, a administração patrimonial em organizações sem fins lucrativos segue uma lógica bastante semelhante à das empresas do terceiro setor.
Então, há 5 ações que estão sempre presentes no controle patrimonial
Registro de ativos:
Todos os bens patrimoniais da organização, como imóveis, equipamentos, veículos e investimentos, devem ser registrados em inventário com ano de compra, prazo de validade e tudo o que diz respeito à expectativa de vida útil.
Neste processo, cada bem é identificado e classificado de acordo com sua natureza e finalidade. Por exemplo, mesas e cadeiras terão classificação distinta da de computadores.
Avaliação e valorização:
Os ativos passam por uma criteriosa avaliação para determinar seu valor contábil e, também, o quanto deverá valer nos próximos anos. Por isso, esta etapa pode incluir a avaliação do valor de mercado, valor residual, depreciação e outros fatores relevantes.
Controle e monitoramento:
No controle de bens patrimoniais é essencial que haja um sistema refinado de gestão para acompanhar a localização, condição e uso de cada ativo, principalmente se a organização cede bens para o poder de terceiros.
Isso pode ser feito por meio de registros contábeis, etiquetas de identificação RFID, bancos de controle de dados e softwares de gestão patrimonial.
Manutenção e conservação:
Uma das razões de ser importante manter o inventário atualizado é que as informações armazenadas indicam para a equipe de gestão patrimonial qual é a forma correta de garantir a vida útil dos ativos e, também, quais são os momentos de manutenção.
Assim, esta etapa do processo é essencial para garantir a longevidade e funcionalidade dos bens patrimoniais. Isso inclui manutenção preventiva e corretiva conforme necessário.
Relatórios e prestação de contas:
Regularmente, documentos de prestação de contas devem ser preparados para assegurar visibilidade quanto ao desenvolvimento e sustentabilidade da organização, principalmente para os órgãos reguladores e financiadores.
Além disso, são os relatórios patrimoniais completos que irão tornar as decisões administrativas da organização mais assertivas.
Quais são os riscos do controle patrimonial ineficiente
Além de garantir à organização maior precisão administrativa, a gestão do patrimônio desempenha um papel fundamental em garantir que as práticas do setor contábil não estejam em inconformidade com o Código Civil.
Organizações cuja finalidade não é geração de lucro passam por um controle rigoroso da Receita Federal, uma vez que dada a sua condição, em geral, não estão obrigadas a todos os tributos das demais empresas.
Por isso, um grande risco do controle patrimonial ineficiente que destacamos neste blog post são os demonstrativos contábeis errados, com dados não aprovados pela auditoria. Tal cenário coloca em risco a operação da organização e, em caso de problemas com o Fisco, também prejudica toda a credibilidade do trabalho realizado.
Como a tecnologia auxilia na gestão patrimonial de organizações sem fins lucrativos
Um sistema integrado de software pode otimizar tudo o que tratamos neste blog post. Soluções SaaS oferecem inventário automatizado, relatórios automáticos e dados sempre disponíveis para consulta de qualquer lugar e a qualquer hora.
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