Para realizar uma eficiente e eficaz gestão de contratos é fundamental conhecer as fases do ciclo de vida, o que permitirá uma padronização das atividades com consequente mitigação de risco na gestão dos contratos de sua empresa.
O ciclo de vida de contratos
Autores diferentes segmentam e nomeiam de forma distinta as fases do Ciclo de Vida de Contratos – Contratct Lifecycle.
A mais utilizada tem como base a CLM – Contract Lifecycle Management, ou Gestão do Ciclo de Vida do Contrato, metodologia proposta pela NCMA – National Contract Management Association, que é a principal associação e referência mundial na gestão de contratos.
O ciclo de vida do contrato, que abrange as inúmeras atividades desde a identificação da necessidade do contrato até seu encerramento, tem as seguintes fases: pré-contratação, contratação, pré-execução, execução e encerramento.
Pré-contratação
O objetivo desta fase é definir o objeto do contrato com base na demanda da empresa.
Quando algum departamento identifica a necessidade de contratar algum serviço ou produto ou identifica um cliente, neste momento inicia-se o ciclo do contrato. Faz-se necessário definir: o que será contratado, o que será entregue; como se dará a entrega, onde, quando, etc. Ou seja, devem-se definir os requisitos técnicos do objeto do contrato.
Da mesma forma, também há necessidade de definir os requisitos administrativos como quais as alçadas necessárias para autorizar a contratação, quais as exigências de certidões a serem entregues pelos fornecedores, entre outros.
Esta é a fase de negociação informal do contrato e o produto final é um rascunho, draft ou uma minuta.
Contratação
É a fase da negociação e formalização do contrato.
É neste momento que a minuta gerada na fase anterior passa a ser analisada. As cláusulas são negociadas e alterações são realizadas no documento. Podem-se ter várias versões da minuta até alcançar o formato final do contrato.
É fundamental a formalização em detalhe de todos os itens que devem ser cumpridos pelo contratado e também pelo contratante: como e quando será a entrega, quais os critérios de entrega, qual a formalização da entrega, se há necessidade de realizar medições, vistorias, etc.
Todos os aspectos técnicos, financeiros e jurídicos devem estar registrados no contrato para deixar claro o pacto realizado entre as partes.
Uma vez finalizado o documento, este deve ser assinado por ambas as partes.
O produto final desta fase é o contrato assinado.
Pré-execução
Esta fase abrange o momento entre a assinatura e o início da execução do contrato.
É quando se planeja a execução técnica e administrativa do contrato.
No aspecto técnico, devem-se realizar as atividades iniciais necessárias para a execução do contrato, como por exemplo: preparação de local, aluguel de equipamentos, etc.
No que se refere aos aspectos administrativos, inicia-se a gestão do contrato propriamente dito: toda a documentação do processo contratual deve ser compilada e armazenada de forma centralizada, com permissão de acesso aos gestores que podem consultar o documento e registrar ocorrências.
O Fluxo dos pagamentos deve ser encaminhado ao setor financeiro, bem como devem ser definidos os calendários de entregas, termos de aceite, vistorias e certidões.
Por fim, notificam-se os departamentos envolvidos sobre o cronograma e a liberação para execução.
Execução
Normalmente esta é a fase de maior duração do contrato.
Além da execução propriamente dita, com as entregas do objeto do contrato, esta fase também tem as atividades administrativas de acompanhamento do contrato.
É necessário controlar o cronograma do contrato, as vistorias, medições, pagamentos e demais atividades previstas no objeto do contrato. Nesta fase se registram, quando necessários, os aditivos. Realizam-se as prorrogações e/ou renovações do contrato, bem como o encerramento.
Os eventos previstos no contrato que ultrapassam a data final deste, como garantias e cláusulas de sigilo, devem ser monitoradas e o contrato fica em espera da cessão destas para ser encerrado.
Encerramento
Uma vez que a data de vigência do contrato expirou e não houve renovação, é necessário verificar se todos os eventos previstos foram realizados e todos os registros documentados, para só então encerrar o contrato.
As atividades de todas as fases são igualmente importantes para que nenhum detalhe do contrato seja esquecido ou perdido. Elas orientam a padronização, o que aperfeiçoa e traz eficiência e eficácia à gestão dos contratos.
Fonte: Sispro Software Empresarial
