O compliance (ética corporativa) passou a ser fundamental para as empresas que se preparam para o advento do eSocial.
É possível implementar o eSocial na empresa sem o compliance? Sim, mas um programa de compliance vai alinhar os processos internos com a legislação vigente da área trabalhista e previdenciária, mitigando riscos de multas e sanções para a empresa.
Com o eSocial entrando em vigor, a exposição fiscal da empresa será maior, tendo em vista o detalhamento das informações digitais que serão enviadas ao fisco.
O volume destas informações será consideravelmente mais substancial do que o atual, uma vez que serão consolidados os dados de todos os eventos que envolvem a área trabalhista e previdenciária.
É necessário garantir que todos os procedimentos, que geram as informações a serem enviadas, estarão em conformidade com o correto cumprimento da legislação vigente.
Um programa de compliance, implementa procedimentos e controles internos que podem dar certeza de que estão sendo realizados os procedimentos exatamente conforme foram definidos e padronizados, e também que estão sendo atendidas todas as exigências legais e prevenidos os riscos de fraudes.
Comunicação: uma necessidade para o eSocial
Especialistas afirmam que uma grande mudança cultural deve acontecer com a implementação do eSocial nas empresas a começar pela integração e comunicação entre diversas áreas da empresa.
A maioria das informações do eSocial está centrada na área de Recursos Humanos e Pagadoria, mas muitas outras áreas devem ser envolvidas para que sejam coletadas todas as informações exigidas pelo eSocial como o Jurídico, Tributário, Fiscal, Contábil, Financeiro, Medicina e Segurança do Trabalho.
Neste contexto, o grande desafio é o registro e comunicação das informações de forma correta e íntegra. De preferência no momento em que ocorre o fato para evitar esquecimentos e incorreções.
Cada informação tem um prazo de remessa que deve ser observado. A retificação de informações inconsistentes é prevista no eSocial, mas para evitar riscos como enviar informações incorretas e ser multado, a recomendação é registrar sempre a informação no momento em que ocorrer de maneira precisa.
Quais processos de compliance agilizam o uso do eSocial
Não existe receita ou modelo único de processos de compliance a aplicar nas empresas focado no eSocial, até porque eles devem ser definidos levando em consideração as particularidades de cada organização.
É possível enumerar as melhores práticas a serem aplicadas no programa de compliance da empresa:
- Revisar o mapeamento dos processos atuais, verificando se todas as demandas legais estão contempladas.
- Realizar o mapeamento dos novos processos para contemplar informações informais até o momento.
- Desenvolver planos de comunicação e disseminação da cultura de compliance, dando transparência e democratizando a informação.
- Criar canal de sugestões acessível a toda a empresa.
- Monitorar indicadores de controle e promover correções e melhorias necessárias.
- Analisar riscos e definir procedimentos que evitem ameaças.
- Criar canal de denúncias para prevenir fraudes e desvios.
- Manter auditorías internas periódicas.
- Capacitar os colaboradores, promovendo treinamentos internos e aprimoramento das equipes.
- Monitorar as mudanças na legislação trabalhista e nas especificações do eSocial e implementá-las.
Para definir os processos para sua empresa, considere criar uma equipe de compliance reunindo pessoas de várias áreas com a missão de pensar, planejar e criar um plano de compliance personalizado para sua empresa.
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