Você sabe o que muda em um hospital quando a instituição conta com uma solução de gestão de contratos eficiente? Inicialmente, um sistema traz maior padronização, planejamento, automação e comunicação entre os envolvidos, mas isso é apenas uma fração das melhorias.
Ao longo dos últimos anos, os gestores têm percebido a importância de administrar de perto as questões contratuais. Porém, esse número ainda é pequeno, mas quando falamos no setor da saúde, a realidade consegue ser preocupante, especialmente pela alta complexidade da gestão de contratos hospitalar.
Portanto, se quer saber como o sistema certo pode melhorar a gestão de contratos do seu hospital, recomendamos a leitura. Pretendemos abordar sua importância e como é possível alcançar isso o quanto antes!
O que caracteriza a gestão de contratos hospitalar?
Diferentemente de uma organização de retaguarda administrativa, a hospitalar é considerada ainda mais complexa. E é justamente nas demandas da gestão de contratos de uma instituição de saúde, que grandes gargalos acontecem, especialmente se a gestão não conta com alguma metodologia de controle contratual.
Em vista da necessidade de ofertar um atendimento de qualidade, um serviço eficiente e se tornar um diferencial na vida dos clientes, muitos acabam negligenciando as obrigações provenientes dos contratos hospitalares, e isso pode ser bem negativo para o crescimento do negócio.
Em suma, gerenciar os contratos hospitalares em nada se difere de outras gestões. Porém, são suas minúcias que tomam tempo e foco dos líderes. Dessa forma, veja algumas das responsabilidades da gestão de contratos hospitalar:
1. Administrar o ciclo de vida dos contratos, a fim de acompanhar seu fluxo e assegurar sua execução;
2. Monitoramento contratual que viabiliza analisar históricos, antecipar adversidades e prever renegociações;
3. Efetivar um controle assertivo dos limites para renovação;
4. Apontar a urgência da necessidade de aditivos;
5. No caso da instituição de saúde, assegurar regularmente que os documentos estão dentro do escopo exigido pela ANS (Agência Nacional de Saúde).
Apesar de bem definido o desígnio do contratual de um hospital, deixar de fazer suas etapas pode acarretar grandes dores de cabeça. O principal problema é perder a habilidade de executar a análise interna de riscos.
E não poderíamos deixar de fora a questão das sanções administrativas. Isso acontece quando um contrato já não cumpre a legislação vigente que conduz as instituições, ou seja, a operadora fica sujeita às ações dos órgãos reguladores.
O que uma solução muda nesse cenário?
Você sabia que em torno de 60% a 80% dos processos hospitalares estão sob a responsabilidade de um contrato? Nesse sentido, é preciso entender que há distintas formas de elaboração contratual no âmbito hospitalar, o que carece de total foco da gestão.
Se tivéssemos que associar a solução de gestão de contratos hospitalar a uma palavra, seria conformidade.
Tendo em vista que os processos de um hospital estão interligados a diferentes demandas, como: restaurantes, laboratórios, rouparias, cafeterias, dentre outras, a solução previne não apenas gargalos financeiros, mas também assegura ao cliente um serviço de qualidade, uma vez que os serviços são bem executados.
Além disso, a solução traz automatização ao ciclo de vida de um contrato. Desse modo, impede erros ao estoque hospitalar, que passa a atuar à risca com alertas indispensáveis para sua manutenção.
Outro ponto de mudança é quanto ao monitoramento em tempo real da qualidade dos serviços e produtos, a partir da análise de cada fornecedor. Vamos supor que determinada medicação deva ser preservada de uma maneira rigorosa.
O gestor poderá identificar em tempo real se o fornecedor está cumprindo esse quesito contratual. Caso seja comprovado o descumprimento, há margem para desqualificar o fornecedor, a fim de que o cliente final (paciente) receba o tratamento com uma medicação que teve sua integridade preservada.
Para encerrar com chave de ouro, podemos apontar a eliminação de processos fraudulentos nos contratos. Através da conformidade dos contratos é viável evitar o pagamento indevido às prestadoras de serviços, pois as etapas do contrato são transparentes e oferecem o respaldo ideal.
2 dicas extras para auxiliar sua gestão de contratos hospitalar
Faça uma análise completa da minuta do contrato
Um dos principais cuidados e que mais afeta uma gestão de contratos, é justamente analisar com empenho a minuta do acordo.
Nessa etapa é imprescindível definir 2 pontos: o fornecedor decorre de margem para ajustes caso seja necessário? Qual o nível de maleabilidade que o contrato oferece à contratante?
Definir respostas para essas 2 perguntas pode evitar um mar de problemas futuramente.
Invista na solução de gestão de contratos certa
De nada adianta analisar o contrato e definir os pontos iniciais sem que haja a presença de uma solução de gestão de contratos eficiente. Por isso dizemos, avalie cada possibilidade, o grau de aderência do sistema e seu nível de integração com as demais ferramentas.
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2. Orçamento e finanças;
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4. Alerta de prazos;
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6. Integrações;
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8. Customizações;
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