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Como sua empresa pode aprimorar a gestão dos contratos

O gerenciamento ruim faz com que fornecedores pensem que podem relaxar no cumprimento de suas obrigações contratuais

Fabiano Santana *

Uma das grandes dificuldades que os líderes de TI enfrentam é a falta de controle sobre os contratos e fornecedores. Algumas das perguntas que esses gestores precisam responder são:

– Onde armazenar os contratos, meio físico ou digital?

– Como controlar os prazos de vigência dos contratos? 

– Como integrar essa gestão de contratos de TI com as áreas corporativas da empresa como compras e jurídico?

– Como acompanhar os níveis de serviços estabelecidos em contratos?

– Como e quando se comunicar com os fornecedores? 

– Como e quando aplicar multas ou penalidades em casos de não cumprimento das cláusulas de contrato?       

– Como negociar com fornecedores e garantir que os contratos tenham as cláusulas consideradas primordiais?

Não é de hoje que as empresas já pensam nesse assunto. Para ter idéia, em 2005 a Aberdeen Group já indicava em uma de suas publicações, que a gestão do ciclo de vida dos contratos empresariais seria uma grande disciplina de negócio. Nos EUA já se falava desse assunto nos anos 90.

Outros números surpreendentes surgiram com a ANGC (Agência Nacional de Gestores de Contratações) através de suas pesquisas. Na primeira delas, onde mais de 70 empresas participaram, identificou-se que mais de 90% das empresas utilizavam e-mail para fazer a gestão de contratos, já na segunda, onde participaram 54 empresas, identificou-se que mais de 34% não controlavam os níveis de serviço dos contratos e mais de 75% não utilizavam nenhuma metodologia para gestão de contratos.

Em resumo, os números citados acima, refletem o que exatamente ocorre no mercado atual: falta de gestão e controle.

Uma boa prática para sanar o problema é utilizar a metodologia do Framework CLM (Contract Lifecycle Management). A gestão do ciclo de vida dos contratos tem como objetivo acompanhar a gestão do contrato desde a sua criação, passando pela execução e finalmente por seu encerramento, por meio de processos que tenham como fim maximizar a performance operacional e financeira, bem como minimizar os riscos.

Existem também associações que visam criar e aprimorar as melhores práticas. Como exemplo podemos citar o GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) que é uma adaptação à realidade brasileira dos conceitos do CLM. Podemos citar ainda o CMBOK (Contract Management Body of Knowledge) publicado pela National Contract Management Association.

Passando para o próximo passo, a implantação dessas melhores práticas, um dos principais eventos que devem ser controlados em contratos é a sua vigência. É de fundamental importância que todo e qualquer serviço ativo possua um contrato vigente. Isso faz com que riscos legais e operacionais sejam drasticamente minimizados.

Ao tratar Gestão de Contratos, deve-se levar em consideração a gestão de fornecedores, pois é ela que garantirá que os indicadores operacionais sejam realmente medidos, acompanhados e cumpridos.

Como pode-se observar, existem uma série de melhores práticas que podem ser utilizadas para se fazer a gestão de contratos e fornecedores, e todas as perguntas que motivaram a construção deste artigo podem ser respondidas através da implementação de um processo simples e customizado para cada empresa.

Assim como o ITIL, Cobit, entre outros, o segredo está em exatamente extrair o que cada melhor prática tem de bom, acrescentar com as melhores práticas de cada empresa, e a partir daí criar uma solução customizada, que atenda exatamente a necessidade de cada negócio.

Fonte: Computerworld – 10/10/13

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