Não importa o setor em que atue, uma empresa lucrativa e de boa reputação no mercado costuma ser aquela que possui eficiência em seus processos internos de administração de recursos humanos e materiais. Interessadas em como organizar processos, muitas companhias têm adotado o uso de ferramentas tecnológicas, tais como os sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (do inglês, Enterprise Resource Planning ou ERP).
Esses sistemas permitem automatizar e centralizar informações sobre perfil dos funcionários, pagamento de encargos, controle de horas extras e de férias, fluxo de produção, nível de estoques etc. A vantagem não é só organizacional. Quando se oferece ao gestor uma visão global dos diversos departamentos e fluxos de produção da empresa, o banco de dados fornece subsídios para traçar estratégias de negócios. As planilhas geradas, por exemplo, revelam carências de pessoal em determinado setor, excesso de gastos e o nível de eficiência de cada departamento.
A automatização se tem mostrado especialmente interessante na desafiante tarefa de gerir o departamento pessoal. Os bancos de dados, quando bem utilizados, ajudam até mesmo a evitar processos trabalhistas. Eis algumas dicas de como organizar processos internos de recursos humanos que administradores bem-sucedidos costumam seguir:
1. Organize informações relevantes sobre seus funcionários
Você deve manter um sistema de dados básicos, tais como: cargo/função, data de admissão, aniversário e contatos pessoais de cada funcionário. É também interessante incluir na ficha de cada colaborador tópicos de avaliação de desempenho anual e de evolução dos salários, o que lhe informará sobre a trajetória do profissional e o grau de satisfação da empresa com ele.
É fundamental que seu sistema operacional gere planilhas com as informações-chave de todos os empregados, o que trará uma visão global dos quadros e facilitará em momentos decisivos sobre a gestão de pessoal.
2. Gerencie as férias com inteligência
Lance em um calendário não apenas o nome do funcionário e o período de ausência, mas também a função e o setor em que esses colaboradores trabalham.
Assim, você será capaz de verificar sobreposição de férias a ocorrer em uma mesma área, evitando desfalques em departamentos da empresa, o que pode comprometer a produtividade.
3. Fique atento às horas extras
Inadequações relacionadas às horas extras são uma das reclamações mais frequentes em processos trabalhistas. Para garantir que nada saia do controle, a fim de evitar demandas judiciais, mantenha uma planilha atualizada das horas trabalhadas de cada funcionário e do total a ser pago por isso.
Assim, os dados não se perderão e os cálculos serão feitos de forma exata. Se a sua empresa adota sistema de banco de horas, calcule a quantidade de folgas de cada colaborador e programe um alerta para avisá-lo sobre o período em que elas devem ser utilizadas.
4. Acompanhe a quitação de encargos
Embora o controle dos encargos trabalhistas – como pagamento do INSS e recolhimento do FGTS – costumem ser executados por contadores, é importante que você esteja informado do que tem sido feito em relação a isso.
Mantenha um arquivo de fácil consulta com as informações relevantes de encargos para cada funcionário.
5. Saiba como organizar processos e seja organizado até o fim
Crie um fluxograma das etapas a serem cumpridas no desligamento de um funcionário. O processo de demissão possui uma série de passos: há o aviso prévio, a necessidade do cálculo e pagamento de férias e 13º proporcionais, o agendamento do exame demissional etc.
Mantenha um resumo esquemático do que fazer e em que ordem cumprir cada tarefa. Assim, você racionaliza o processo, economiza energia e assegura que não haverá falhas.
Se ao ler essas dicas você achou que há muito trabalho a ser feito na sua empresa, não perca tempo e aplique o que aprendeu sobre como organizar processos. Comece agora! Aspesquisas e a experiência de quem adotou essas medidas mostram que o esforço vale a pena.
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Fonte: Sispro Software Empresarial
