Avaliar os processos e identificar as falhas é essencial para que um gestor possa compreender o que afeta a sua produtividade e crie estratégia para corrigir esses problemas, melhorando os resultados.
A seguir, vamos explicar como fazer um mapeamento de processos eficiente e mostrar quais benefícios essa prática pode trazer para as empresas. Continue lendo!
O que é o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma metodologia de trabalho que estuda os processos, compreendendo como funciona sua execução e desenhando o fluxo de cada atividade inerente a ele. Com isso, o gestor pode entender, de maneira completa, o estado atual da rotina, saber com maior precisão em quais pontos os gargalos afetam os resultados e ter uma base sólida que permita criar planos de ação, visando a melhoria das tarefas.
Essa é uma forma de organização e padronização das rotinas — que são dois dos pontos principais (assim como o capital intelectual e o planejamento estratégico) para que uma empresa possa exercer suas atividades de forma eficiente e eficaz, obtendo os melhores resultados.
Quais vantagens ele proporciona para as empresas?
Identificação mais assertiva de gargalos operacionais
Como dito anteriormente, o mapeamento de processos permite uma visão completa das atividades de ponta a ponta. Isso permite que cada falha seja identificada exatamente no ponto em que ela ocorre.
Definição de soluções mais eficazes
Com o apontamento das falhas, a identificação da causa raiz dos problemas se torna mais simples e assertiva. Com isso, o gestor consegue definir soluções que são mais eficazes, solucionando os gargalos ao invés de atuar apenas em suas consequências.
Padronização de processos
Quando os processos já estão mapeados e formalizados, todas as rotinas passam a ser executadas seguindo um padrão. Além de garantir uniformidade no processo produtivo, isso torna o processo de treinamento de novos colaboradores mais fácil e assertivo, visto que, independentemente de quem o treinar, a informação passada será sempre a mesma.
Eliminação de desperdícios
A identificação e correção das falhas ajuda também a eliminar desperdícios dos recursos utilizados no processo produtivo. Por desperdício, podemos entender: de materiais, de tempo, de mão de obra, de retrabalho e de tarefas desnecessárias que não agregam valor ao serviço, por exemplo.
Aumento da produtividade
Com processos de trabalho otimizados, é possível produzir mais, em menor tempo, se valendo da mesma equipe disponível. Isso se dá, principalmente, pela eficácia das novas atividades e pela eliminação de tarefas que não fazem diferença no resultado final.
Redução de custos
O aumento da produtividade e a redução de desperdícios levam, por consequência direta, à redução de custos. Ou seja, é possível produzir o mesmo volume, ou mais, por um custo menor e sem que seja necessário realizar grandes investimentos para isso.
Aumento da qualidade dos produtos e serviços
A eliminação das falhas ajuda a reduzir os problemas que afetam a qualidade. Quando um processo é aprimorado, o foco é conseguir entregar soluções que geram valor ao resultado final. Por isso, mesmo que um processo tenha impactos apenas internos, o ideal é planejá-lo com o foco de garantir bons resultados dentro conjunto que compõe o serviço que será fornecido ao cliente.
Afinal, como fazer um mapeamento de processos eficiente?
O mapeamento não é uma tarefa simples, ou ágil de se fazer. O ideal é planejar bem e seguir um roteiro que o ajude a identificar melhor cada etapa, e perceber do que o processo depende para ser executado, quais resultados ele oferece, entre outros aspectos importantes. Confira, abaixo, um passo a passo de como fazer um mapeamento de processos eficiente:
1. Identificação das entradas do processo
As entradas, também chamadas de “inputs”, são os itens que dão início ao processo — podem ser uma matéria-prima, uma informação ou um pedido de um cliente, por exemplo. São, portanto, os recursos que serão trabalhados de alguma forma ao longo das atividades.
2. Identificação das saídas do processo
As saídas, chamadas de “outputs”, são a conclusão do processo, o resultado das atividades que foram realizadas, podendo atender a outros processos internos, ou atendendo o cliente diretamente (como o serviço finalizado em si).
3. Identificação dos fornecedores do processo
Para que o processo receba suas entradas, é necessário que alguém as forneça. Podem ser pessoas ou grupos de pessoas dentro da empresa que irão entregá-las, como também podem ser os fornecedores externos, responsáveis pelos materiais necessários para a realização das atividades.
4. Identificação dos clientes do processo
Os clientes do processo são pessoas, departamentos, ou empresas que irão receber os resultados das atividades concluídas. Podem ser clientes internos — pessoas ou setores dentro da empresa que dependem desses processos para realizar suas rotinas — ou podem ser os clientes externos, que são, de fato, os geradores de receita do negócio.
5. Desenho do fluxo de atividades
Assim que todas as identificações são feitas, é o momento de acompanhar o processo e a execução de todas as atividades relacionadas a ele, do início ao fim. Assim, é feito o desenho do fluxo. Esse desenho contempla as entradas, saídas, clientes, fornecedores, atividades, e todas as suas sequências.
6. Identificação das melhorias que precisam ser realizadas
Durante o acompanhamento do processo, é possível identificar as falhas e gargalos que afetam os resultados e precisam ser corrigidos. Cada um deles deve ser apontado no desenho do fluxo, exatamente nas respectivas etapas em que ocorrem. Assim, o levantamento e a descoberta das causas são feitos de forma mais assertiva, garantindo que as soluções adotadas sejam mesmo eficazes.
7. Definição de um plano de ação das mudanças
Assim que as possíveis causas são identificadas, é o momento de fazer um estudo a respeito de quais ações podem ser tomadas para corrigi-las. É importante, também, identificar o impacto que cada ação pode gerar no processo e em seus resultados. Assim que forem definidas, o gestor elabora um plano de ação, formalizando o planejamento e a execução dessas correções e apontando quais mudanças serão necessárias.
8. Formalização do processo
Depois que o plano de ação é implementado, chega a hora de formalizar o processo. Normalmente, eles são descritos em um documento chamado Instrução de Trabalho, que explica detalhadamente as características do processo e como ele deve ser executado. Esse documento deve ser divulgado para todos colaboradores e estar sempre disponível para consulta.
Além de saber como fazer um mapeamento de processos eficientes, o ideal é adotar as melhorias contínuas, que visam revisar as atividades de tempos em tempos, buscando mais pontos que podem ser melhorados — ou mesmo outras falhas que talvez não tenham sido identificadas anteriormente.
E então, o que achou desse artigo? Suas dúvidas de como fazer um mapeamento de processos foram esclarecidas? Utilize os comentários e compartilhe suas opiniões conosco!
Fonte: SISPRO Software Empresarial
