Ao passo que a tecnologia avança surgem inúmeras opções de ferramentas para a gestão de uma empresa. A essa altura já sabemos que a obtenção de um sistema de gestão contábil pode ser o que está faltando para o seu negócio prosperar.
Em meio a tantas possibilidades está a indecisão e imperícia no assunto que atrapalham a escolha do que é melhor para sua empresa. Afinal, todos os dias a gestão coleta informações geradas e que devem ser transmitidas ao Fisco.
Apesar de ainda ser custoso para alguns empreendedores escolher o melhor sistema, observamos cada dia mais empresas se adequando de maneira correta. Quando a integração entra por uma porta, os processos, antes ineficientes, se transformam.
Acompanhe 5 dicas preciosas que separamos para te ajudar a escolher o melhor sistema de gestão contábil para o seu negócio. Nunca mais fique em dúvida quanto a veracidade das informações transmitidas ao Fisco. Confira!
Saiba como escolher um sistema de gestão contábil em 5 passos
Todo sistema de gestão contábil tem sua importância e oferece diferentes recursos e ferramentas próprias, porém existe um guia com algumas características específicas que o sistema deve apresentar, a fim de ser considerado uma boa solução. Preparado?
1 – Priorize serviços eficientes e transparentes
Apesar de representar um investimento é fundamental não definir o valor do sistema como o denominador principal na escolha. Isso porque, é vital que o sistema apresente agilidade e ofereça confiança às operações contábeis.
Sistemas mais simples representam sim um custo menor, porém mantêm suas ferramentas no mesmo nível, ou seja, básicas. Como sugestão na hora de escolher, priorize o custo-benefício considerando a totalidade das opções oferecidas.
2 – Não subestime a segurança das informações
Se considerarmos a sensibilidade das informações geradas e gerenciadas diariamente pela contabilidade, temos um setor que lida com dados sensíveis de um empreendimento.
Ao lidar com questões financeiras e informações patrimoniais é essencial ter um sistema de gestão contábil que ofereça um banco de dados seguro e confiável.
Além da segurança implementada pela equipe responsável é o momento em que a gestão precisa considerar níveis de acesso. De forma resumida, é implementar um processo onde apenas o responsável por determinado setor ou informação, tenha acesso direto.
Assim, apenas o profissional responsável pela revisão da folha de pagamento, por exemplo, tem acesso. Esse cenário é beneficiado pela atual tecnologia de cloud computing, onde o empreendedor se assegura com uma proteção de qualidade.
3 – Necessidade de integração total dos sistemas e upgrades
Quando falamos do ERP ou Sistema Integrado de Gestão, não podemos deixar de lado o fator integração. Muitas empresas oferecem módulos isolados, isto é, caso você precise colocar a gestão de contratos em ordem, você adquire apenas tal módulo.
Apesar de prático demanda uma atenção especial a isso, pois os módulos devem se integrar e trocar informações. Dessa maneira, quando a gestão precisar transmitir os dados do SPED e SPED Fiscal, por exemplo, tudo estará integrado e no mesmo planejamento.
Além da integração, o sistema deve proporcionar um excelente acompanhamento das atualizações tributárias. Afinal de contas, as obrigações tributárias se alteram com relativa frequência e o software deve se manter válido.
4 – Recursos de gestão completa das atividades
Uma maneira eficaz de aprimorar as capacidades dos colaboradores e remanejamento dos processos é o acompanhamento de perto. Uma vez que a gestão possui ao seu lado um sistema que permite essa análise, a empresa ganha em visibilidade.
Gerenciar as atividades dos profissionais e das atividades garante maior assertividade na contabilização. Isso porque, o sistema facilita o detalhamento das operações e seus dados e otimiza as tarefas desempenhadas.
Você deve compreender que o sistema de gestão contábil deve ser flexível a ponto de permitir futuras expansões e integração a novos módulos.
5 – Fator automatização evidenciado
Para vencer os desafios da gestão contábil você deve buscar pela solução que ofereça total automatização. Desse modo, é possível abandonar de vez as saturadas planilhas e minimizar eventuais chances de erros no preenchimento dos documentos.
Voltando a questão da atualização dos parâmetros do sistema adotado, é preciso adotar um software que possibilite fazer um agendamento das próximas atualizações, bem como efetuar a atualização automática.
Implementar a automatização garante que você e a sua gestão eliminem a repetitividade das tarefas. Amplie o tempo dedicado a análise correta dos dados e fomente a projeção e antecipação aos cenários futuros que certamente atingirão seu negócio.
Existem soluções ideais que asseguram essas características
Esperamos ter ilustrado positivamente como você deve escolher um sistema de gestão contábil. Além da agilidade, integração, eficiência e segurança no gerenciamento de dados sensíveis, é fundamental contar com uma equipe capacitada e experiente.
Sempre que possível e no melhor momento financeiro do seu empreendimento, opte pela solução em nuvem. Além de ampliar as características mencionadas acima, você se assegura de estar comprando um sistema realmente moderno e tecnológico.
Promover os conceitos da tecnologia na sua empresa é um dos diferenciais, mas quando a contabilidade faz parte, pode apostar, todas as responsabilidades são cumpridas e seu negócio se qualifica a crescer e alcançar o sucesso!
