Com o agravo na crise econômica que muitas empresas no Brasil têm enfrentado, os empreendedores começam a reavaliar seus gastos, incluindo a folha de pagamento. Como não é possível sair cortando despesas de maneira aleatória, é importante repensar suas estratégias e aprender a melhor forma de gerir o pagamento de salários na sua empresa. Afinal, a folha de pagamento é um compromisso do gestor e influencia no sucesso da companhia.
Para te ajudar a cumprir essa tarefa sem transtornos, fizemos uma lista com as melhores dicas para que o pagamento de salários deixe de ser uma simples burocracia e passe a ser visto como uma estratégia de gestão. Acompanhe!
1. Tenha uma reserva financeira de contingência
Você mantém uma reserva contingencial na sua empresa? Esse montante serve para cobrir prejuízos que podem vir a afetar seu caixa por razões imprevisíveis. Uma greve ou um desastre natural, por exemplo, podem comprometer os negócios de maneira significativa, e a reserva de contingência é o que te ajudará a conter o estrago.
Além disso, se aparece uma ação judicial envolvendo a sua empresa, você pode aplicar a reserva para arcar com os custos, evitando que as finanças (inclusive o pagamento dos colaboradores) sejam afetadas. Se um funcionário tem apresentado baixa na produtividade, o fundo contingencial também permite demiti-lo sem comprometer as demais despesas.
2. Abra uma conta bancária para o pagamento de salários
Quando você possui uma conta no banco dedicada exclusivamente para a folha de pagamentos, você garante dois benefícios importantes. Primeiro, caso precise comprovar quitações ou fiscalizar as despesas, você não terá que checar diversas contas para saber qual fez a transferência do pagamento para o funcionário.
Em segundo lugar, a conta exclusiva te dá uma visão mais realista dos seus gastos. Além do salário propriamente dito, manter um trabalhador envolve arcar com seu décimo terceiro, impostos ao Governo e férias da equipe, e tudo isso estará registrado no histórico do banco.
3. Prepare-se para as férias e para o décimo terceiro
Falando nos gastos extraordinários que estão ligados ao salário dos seus funcionários, é importante ressaltar novamente a necessidade de se preparar para as férias e para o décimo terceiro dos colaboradores.
Não pense que o pagamento dessas despesas deve ser feito com a reserva de contingência! O fundo feito para quitar com esses dois importes é chamado de provisionamento.
Diferentemente da reserva contingencial, que cobre gastos imprevisíveis, o provisionamento garante a quitação de despesas que o empreendedor sabe que virão e quando virão, o que inclui os benefícios obrigatórios pagos à equipe.
4. Estruture os cargos e os salários
Para conseguir calcular a folha de pagamento de maneira mais rápida e assertiva, você precisa desenvolver uma estrutura. O que isso significa na prática?
Criar regras para cargos e salários quer dizer determinar a posição que cada colaborador ocupa no quadro de funcionários da sua empresa. O benefício é que essas normas serão capazes de orientar o pagamento de cada membro do time de acordo com seu cargo, benefícios e demais variáveis que entram na remuneração.
Fazendo uso desse controle, você será capaz de determinar quantos trabalhadores ocupam cada cargo da empresa e assim medir as suas despesas de forma simplificada.
5. Automatize os pagamentos
Para otimizar ainda mais a folha de pagamento, você pode contar com a ajuda da tecnologia. Os softwares de automatização permitem deixar de lado os cálculos manuais.
Escolha uma empresa respeitada na hora de contratar o serviço. Depois, é só aproveitar as vantagens: o software realizará seus cálculos de forma automática, reunirá informações para facilitar as suas decisões enquanto gestor e ainda permitirá uma fácil consulta às despesas quitadas ou em aberto.
Agora que você já detém as melhores dicas para gerir o pagamento de salários, que tal aprender um pouco mais? Clicando aqui, você conhece os 5 erros comuns na gestão financeira e aprende a fugir deles! Leia agora mesmo!
Fonte: Sispro Software Empresarial
