Em 2020, no decreto 10.278, foi divulgada a previsão legal que equipara documentos digitais aos documentos físicos. A partir disso, diversas dúvidas começaram a surgir em relação a como seria garantida a validade dos materiais digitais, já que essa é uma questão fundamental para a gestão de informação de contratos. Assim, entram em cena o certificado e a assinatura digital, que a cada ano se popularizam mais no Brasil.
Por isso, continue nessa leitura e descubra a diferença entre certificado digital e assinatura digital!
Certificado digital X Assinatura digital
Apesar de serem frequentemente confundidos como iguais, esses dois termos se diferem bastante em suas funções. Além disso, são complementares na hora da utilização.
Certificado digital
O certificado digital é a identidade do meio virtual e é assegurado por um par de chaves criptografadas emitidas pela ICP Brasil. Ele funciona como um CPF ou CNPJ e tem a função de garantir a identidade da pessoa ou empresa na hora de lidar com o documento digital.
- A importância desse certificado se dá pelo fato de que é ele que atesta a integridade do documento, além de que traz consigo uma assinatura com validade jurídica e fiscal.
Vale ainda destacar que o certificado digital é inviolável, o que garante muita segurança para transações que contam com essa tecnologia.
Assinatura digital
Desde 2020, no decreto 10.543 esse tipo de assinatura tem a mesma validade das assinaturas físicas. A assinatura digital é o que valida um arquivo digital e, assim como o certificado, ela funciona por criptografia e é inviolável.
- A importância da assinatura digital se deve à autenticação do arquivo digital, ou seja, sem essa assinatura o documento não é valido para fins de prova legal ou fiscal sobre uma transação.
Como certificado e assinatura se complementam:
Vamos considerar como exemplo para essa explicação uma empresa que acabou de receber um contrato digital e precisa agora assiná-lo.
Depois de lido e revisado o documento, para que esse contrato tenha validade e seja autenticado, é preciso assinar. Então, é feito o seguinte procedimento: anexagem do certificado digital ao documento e realização da assinatura digital.
- Ficou claro? O “fluxo” de validação e autenticação passa por primeiro, se identificar (certificado) e depois assinar.
Assinatura digital e eletrônica: sinônimos?
Muitas pessoas acreditam que assinatura digital e assinatura eletrônica são sinônimos, o que não é verdade. A assinatura digital se diferencia da eletrônica por utilizar criptografia e exigir certificado digital. Na assinatura eletrônica não são usados recursos criptográficos nem certificado.
O impacto dessas tecnologias no mundo corporativo
Quando documentos digitais não eram reconhecidos e validados, as empresas dispendiam uma grande quantidade de recursos para aprovar e transitar negociações que, nos dias de hoje, são feitas de modo ágil e otimizado.
Então, confira 4 benefícios que o certificado e assinatura digital trouxeram para as organizações:
- Segurança – tanto o certificado quanto a assinatura são invioláveis e ao menor sinal de adulteração, perdem a validade instantaneamente. Isso assegura proteção e sigilo das informações, garantindo conformidade legal para a empresa.
- Fluxo de trabalho eficiente – se antes as negociações atrasavam pela ausência de alguma parte que estava fora e não poderia assinar o documento na data prevista, agora, com poucos cliques tudo é resolvido.
- Otimização de recursos – com os documentos digitais, o custo da empresa com papel é significativamente reduzido, e junto disso, eliminam-se os gastos com postagem e arquivamento.
- Comodidade – a possibilidade de analisar e validar contratos de qualquer lugar e a qualquer hora economiza o tempo que antes era gasto com deslocamentos e adequação de agenda, gerando uma experiência muito positiva para os clientes.
Elabore contratos corretamente e utilize as vias digitais de validação
Atualmente, o principal uso do certificado e da assinatura digital é para a autenticação de documentos contratuais. Pensando nisso, preparamos um material exclusivo para ajudar você no processo de gestão de contratos.
