Vantagens de fazer a automação de processos administrativos
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Vantagens de fazer a automação de processos administrativos

ERP

Considerando o ambiente geral do mercado, em que as organizações buscam maximizar seus resultados, diminuir seus custos e otimizar o uso de recursos, é imprescindível o uso de ferramentas que auxiliem no registro e controle das atividades da empresa, ou seja, que façam a automação de processos. Isso serve tanto nas pequenas quanto nas grandes empresas.

 

Se a sua empresa ainda não utiliza um ERP Cloud (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais na Nuvem), é bem provável que assim que seu negócio crescer, você tenha de migrar dos controles manuais e em planilhas para um sistema que permita automatizar e padronizar processos, agilizar o planejamento e acompanhamento da produção.

 

O uso de softwares de gestão na nuvem é uma possibilidade que a tecnologia oferece para manter o controle da gestão, reduzindo custos e aumentando produtividade. Essas soluções apresentam as informações de forma consolidada em tempo real dando uma visão ampla da empresa.

 

Quais processos podem ser automatizados

 

A automatização de processos administrativos é uma aliada na busca de maximização dos investimentos e redução de custos, pois terceiriza para o ERP Cloud uma série de atividades repetitivas que tomam muito tempo dos colaboradores da empresa.

 

Automação vem aliada a padronização, dando uniformidade na execução de tarefas, reduzindo o tempo gasto pelos colaboradores na execução das atividades e consequentemente otimizando o uso de recursos humanos, reduzindo os custos com pessoal e as chances de falhas humanas.

 

Principais ganhos da automação de processos

 

O resultado da automatização de processos administrativos são departamentos integrados com equipes motivadas, trabalhando com foco nas metas da empresa e não apenas nas atividades de sua área. Com a interação entre as  equipes, evita-se retrabalho, diminuindo o tempo necessário para a execução de tarefas. Ganha o cliente, pois o processo tende a ser mais ágil e consistente.

 

Controle do fluxo de trabalho

 

Outra vantagem da automatização de processos administrativos é a democratização da informação que acaba com os feudos, onde só algumas pessoas sabiam o que fazer e como fazer. Na ausência desses colaboradores, a atividade ficava em espera, aguardando seu retorno.

 

A automatização de processos administrativos reduz estas situações e pode inclusive eliminá-las. O sistema ERP Cloud absorve muitas destas atividades e através de configurações há tarefas que podem ser executadas integralmente pelo sistema sem necessidade de interação humana.

 

Agilidade nos processos

 

O fluxo de trabalho fica mais célere e ágil, eliminando etapas desnecessárias como gerar informações para outros departamentos: lançamentos da folha para contabilizar, notas de compras para agendamento de pagamentos. Desta forma os colaboradores podem se dedicar a outras atividades mais nobres para o objetivo da empresa.

 

É importante também observar que com a automação de processos administrativos, o registro das atividades fica centralizado permitindo ao ERP Cloud disponibilizar informações e indicadores de desempenho para as pessoas com permissão de acesso a qualquer momento. Assim as informações não ficam mais restritas a uma pessoa ou uma planilha um departamento.

Gestão de erros nos processos

 

A centralização das informações também evita a ocorrência de divergências entre informações de um departamento e outro, muito comum quando o sistema não está voltado a processo e integrado. Não é raro que a Contabilidade tenha um valor de compras diferente do registrado em estoque porque uma nota acaba esquecida em uma gaveta, ou que o comercial tenha um valor de vendas diferente do contas a pagar porque se esqueceu um desconto.

Mas para usufruir destas vantagens e tantas outras, é preciso revisar, otimizar e padronizar os processos, buscando a racionalização e eliminando atividade manuais.