Quais os riscos de fazer a Gestão de Contratos por e-mail?
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Quais os riscos de fazer a Gestão de Contratos por e-mail?

Gestão de Contratos

A gestão de contratos preocupa os líderes de TI e departamento jurídico há algum tempo. Não é de hoje a busca por melhorar os processos relacionados a estes documentos. Na década de 90, os Estados Unidos já apresentavam esta preocupação. Além disso, as empresas de lá destinavam boa parte dos seus esforços em TI para solucionar os desafios da gestão contratual.

 

No Brasil, o problema não é diferente. De acordo com uma pesquisa realizada pela Agência Nacional de Gestores de Contratações (ANGC), 90% das organizações usa o e-mail para fazer a gestão de contratos. O resultado desta primeira pesquisa demonstra que há ainda muita falta de controle e deficiência de gestão.

 

As boas práticas são fundamentais para a gestão de contratos, o que confere mais segurança, proteção e confiabilidade aos documentos. Dentre as práticas recomendadas encontra-se a Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (GCVC ou CLM, inglês).

 

A metodologia CLM visa controlar a gestão desde o momento de criação do documento até o encerramento do mesmo. Os principais objetivos do CLM são reduzir riscos, melhorar os resultados financeiros e potencializar as operações. Este framework é amplamente usado nos EUA, contudo, é possível encontrar recurso adaptado às necessidades brasileiras. Este é o caso do GCVC.

 

Quando o e-mail é utilizado para gestão de contratos?

 

Sem dúvidas, a gestão de contratos efetuada por e-mail é uma prática alarmante. Mas a pesquisa da ANGC mostra que esta ainda é uma realidade complexa para as organizações, já que esse desleixo afeta diretamente a execução dos processos da empresa.

 

Gerir corretamente os contratos é indispensável para a saúde organizacional, uma vez que estes são documentos que regem a maior parte das relações comerciais.

 

O e-mail é usado em diferentes ocasiões como, por exemplo, quando se deseja descobrir a data de vencimento do contrato. Embora tenha sido citado apenas um dado particular, verifica-se que o uso desse canal oferece riscos variados para a gestão.

 

A incorreta administração de contratos ocorre por diversos motivos, entre eles, a falta de informações sobre o assunto. O déficit e desorganização de dados, assim como o pouco interesse em analisar o impacto dos contratos são outros problemas detectados.

 

Para que a gestão de contratos ocorra de forma eficiente é preciso considerar a relevância de algumas ações. É importante que o gestor perceba o quão interessante é padronizar processos, estabelecer uma boa comunicação com cada público específico, efetuar o planejamento de custos e automatizar gestão.

 

Quais os riscos de gerir contratos pelo e-mail?

 

A gestão por e-mail é uma prática comum, porém extremamente arriscada para as organizações. Isso porque ao fazer uso do e-mail como meio de gerir os contratos, a empresa está reduzindo a sua automação, possibilitando o aparecimento de mais de uma versão do mesmo documento e diminuindo sua confiabilidade.

 

Quando se faz uso do e-mail, deixa-se de lado a padronização das condições da contratação. Além disso, o ciclo de vida dos contratos vê-se afetada, inclusive o seu desenvolvimento. Para que estas situações de risco não se transformem em uma dor de cabeça para as organizações, é fundamental que a gestão de contratos faça uso de softwares idôneos.

 

O uso de programas e recursos mais elaborados do que o mero e-mail confere mais valor aos processos e facilita o acesso aos dados. Também proporciona controle de processos, potencializa a visibilidade, oferece a possibilidade de renovar contratos antecipadamente e mais uma série de vantagens.

 

4 motivos pelos quais toda empresa deve contar com um sistema para gerir contratos

 

  • Fácil acesso aos contratos

Dentro das empresas que ainda não contam com um software para gestão de contratos é comum ocorrer a armazenagem dos documentos de forma impressa. A quantidade de papel gasto, além do local amplo para o armazenamento de todo material tornam imprescindível a adoção de um programa. Ferramentas de gestão permitem que a organização dos registros assim como a armazenagem dos mesmos sejam centralizadas e de fácil acesso.

 

  • Base de dados organizada: gasto inteligente

Bem diferente da situação apresentada quando se faz uso do e-mail, as ferramentas de gestão de contratos proporcionam a classificação e funcionalidade de busca para localizar de maneira rápida um determinado documento. Além disso, contar com uma base de dados organizada pode deixar em evidência algumas deficiências nas contratações.

 

  • Procura rápida por palavra-chave

Os sistemas de gestão de contratos possibilitam que os administradores definam termos e campos dos contratos. Isso significa que o gestor pode aceder diretamente às cláusulas de finalização do contrato, condições de pagamento, duração, preços fixos, entre outros meios de busca.

 

  • Controle de datas importantes

É fundamental que as organizações tenham controle das datas do contrato. Ferramentas de gestão de contratos que permitem que os usuários programem notificações de acordo com a necessidade, são de extrema importância.

 

Como é feita a gestão de contratos na sua empresa? Deixe a resposta nos comentários.