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O que é preciso para auditar folha de pagamento para o eSocial?

eSocial

Ao falar em auditoria da folha de pagamento, primeiro é necessário garantir que as documentações dos trabalhadores estejam completas e sem inconsistências.

Antes de enviar a folha de pagamento ao eSocial, as empresas deverão enviar ao fisco o cadastro de todos os trabalhadores contendo as informações exigidas pelo eSocial.

Além as informações já contempladas pelo atual Registro de Empregado, outras tantas foram definidas no eSocial e as empresas devem incorporá-las ao cadastro dos trabalhadores, aproveitando para atualizar os dados já existentes.

O CPF e CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais), nome completo e data de nascimento enviados devem coincidir com os registros que se encontram nos órgãos que participam do eSocial como a Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil e Previdência. Desta forma a revisão do cadastro dos trabalhadores é mandatória para implantar o eSocial na empresa.

Já a auditoria da folha de pagamento deve avaliar itens de controle que identifiquem possíveis riscos de multa, reclamatória trabalhista, erros e pagamentos indevidos, incluindo processos e apontando inconsistências.

A autoria da folha de pagamento deve revisar os valores de impostos, evitando erros de cálculo e recolhimento e prevenindo assim passivo trabalhista. Outra área que não pode ser esquecida é a criação e monitoramento de indicadores de controle internos e preventivos para garantir que o cumprimento do planejado e evitar surpresas como valores ultrapassando o previsto.

Mudança de cultura no controle da Folha de Pagamento

A auditoria da folha de pagamento é um processo amplo que abrange tópicos diversificados. Inicia pela revisão da documentação, verificando se foram apresentados todos os documentos exigidos pelo Ministério do Trabalho e INSS. Passa pela revisão de valores variáveis como comissões, e horas extras, buscando certificar que são corretos e autorizados e identificando eventuais números fora da média, imprevistos ou não autorizados.

Na rotina do Recursos Humanos, muitas vezes ficam para “depois” rotinas que não precisam ser entregues ou que podem ser enviadas com atraso, até mesmo as que são possíveis de entrega posterior mediante pagamento de multa.

Eis o velho “jeitinho brasileiro”, deixando para depois o que não é considerado tão importante. Algumas empresas acabam atrasando a entrega do CAGED, GFIP e até da RAIS. Colocar em dia o acúmulo de demonstrações em atraso acaba muitas vezes custando caro para a empresa.

Mas os dias do “jeitinho brasileiro” estão chegando ao fim, porque o eSocial vai exigir que as informações sejam registradas no mês de sua competência. Não será possível registrar informações de um novo mês, sem que as informações do mês anterior estejam completas.

Esta simples regra do eSocial exigirá que as tarefas sejam realizadas dentro do prazo e impedirão que se acumulem tarefas e multas. E vai trazer para a empresa mais eficiência e menor custo.

Assim, os prazos de processos da folha de pagamento devem ser revistos para se integrarem nesta regra.

Quais os impactos do eSocial na folha de pagamento

O eSocial vai gerar impacto nas empresas tanto na forma de envio das informações, como também na elaboração e controle destas.

Devem ser registrados de forma completa todos os dados que envolvem o trabalhador, desde sua contratação até sua demissão, incluindo remunerações, licenças e desligamentos, entre outros. Os processos deverão ser revistos quanto a seus prazos e formas para atender as exigências do eSocial.

  • Unificação e centralização de dados: o eSocial vai concentrar toda a transmissão de informações para o fisco, substituindo os vários aplicativos utilizados atualmente e reduzindo o tempo gasto nesta atividade além de desburocratizar. Por outro lado, facilita o cruzamento e fiscalização das informações por parte do fisco. Portanto, maior deve ser o cuidado e atenção dedicada às informações da folha de pagamento. Assim com o fisco pode cruzar e fiscalizar, a base centralizada do eSocial possibilita às empresas implementarem rotinas de compliance antes de enviarem os dados ao fisco.
  • Redução de falhas e diminuição de custo: com os dados reunidos em uma base única, o cálculo de impostos fica centralizado e facilitado, evitando redundâncias e rotinas concorrentes, e simplificando pagamentos, recolhimentos e controle.
  • Informações atualizadas mais rapidamente: a observação de prazos legais mais imediatos para registro das informações mantém a base de dados atualizada. É o caso da admissão que deve ser informada ao eSocial antes que o trabalhador inicie a trabalhar na empresa.

A equipe de RH deve ter seus processos revisados e ajustados para atender às novas demandas e prazos, implementando novas ferramentas e automatizando processos, tornando mais eficiente a folha de pagamento.