O desafio da Gestão de Contratos na Era da Terceirização
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O desafio da Gestão de Contratos na Era da Terceirização

Certamente a sua empresa direciona toda sua energia e foco no seu core business e, por esta razão, acaba terceirizando as atividades complementares e consequentemente tem um crescimento no número de contratos e nos desafios para gerenciá-los.

Administrar um volume cada vez maior de contratos, com exigências legais e técnicas diversas, trânsito de inúmeras minutas, datas de renovação variadas, controle de eventos para efetivar pagamentos e recebimentos, são desafios que provavelmente cercam você e o gestor de contratos de sua empresa e isto tudo envolve diferentes áreas e colaboradores.

 

Certamente você já buscou soluções para tocar seu dia a dia, mas se precisa inovar, melhorar seus resultados e acabar de vez com os imprevistos como perder prazo de renovação e não localizar um contrato, você vai se surpreender como é fácil obter resultados surpreendentes com as dicas que seguem.

 

Ajustou seu processo de gestão de contrato?

Todos estes desafios, de administração e controles dos contratos passam a ser tarefas corriqueiras, ordenadas e coordenadas quando você implementa uma metodologia eficiente e eficaz em conjunto com um sistema de gestão que automatiza atividades.

A implementação passa pela revisão do processo de gestão de contratos, identificando onde estão seus pontos críticos, que tarefas podem e devem ser automatizadas e criando soluções para os problemas que eventualmente tem levado a perdas financeiras ou consumido excesso de recursos.

 

Já adotou um modelo de gestão de contratos?

É bem possível que sua empresa já tenha adotado uma metodologia de gestão de contratos, como CLM (Contract Lifecycle Management) ou GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos), entre outras.

O conhecimento das etapas do ciclo de vida do contrato, possibilita a padronização das atividades e garante o registro das informações de cada uma das fases, bem como dos seus respectivos documentos obrigatórios e opcionais. Como resultado, temos a segurança de não esquecer ou pular etapas fundamentais.

Escolheu um sistema de gestão que é colaborativo com sua equipe?

A implementação de um sistema de gestão de contratos maximiza a execução de tarefas. Imagine o tempo necessário para você acessar um contrato de prestador de serviço, quando a gestão de contratos está distribuída pelas áreas e o documento é arquivado em papel.

Agora, se você já implementou um sistema de gestão de contratos confiável e seguro, basta um acesso pelo smartphone, tablet ou note e você tem em mãos a versão digital do contrato; em qualquer local e hora. É o adeus definitivo ao extravio e perda de contratos.

O sistema de gestão, por sua natureza centraliza todas as informações dos contratos  e, assim, elimina os riscos de ter controles dispersos em cada área da empresa, diminui o tempo de acesso a informações, reduz a circulação de cópias, e traz outros tantos benefícios.

Também há a possibilidade da automação de diversas tarefas e facilita a pró-atividade. Já imaginou nunca mais perder um prazo? O sistema de gestão controla os prazos dos contatos notificando antecipadamente datas de renovação, reajustes, pagamentos e recebimentos.

Seguramente não serão esquecidas as obrigações legais. O sistema de gestão provisiona e registra automaticamente no financeiro às retenções tributárias de INSS, PIS, COFINS, CSLL, ISS e IRRF de obrigação de sua empresa. Também pode controlar o recebimento de documentos que comprovem os pagamentos das obrigações trabalhistas por parte da contratada, evitando assim o risco de sua empresa responder por corresponsabilidade em dívidas trabalhistas e previdenciárias de empregados dessas empresas.

E a facilidade de contar com o sistema de gestão nos processos de reajuste, repactuação e reequilíbrio? Com base no registro de datas e índices de reajuste, bem como nos documentos e anotações registrados no contrato, o sistema de gestão pode apresentar com antecipação para o gestor de sua empresa uma compilação de informações e uma estimativa da correção do valor que podem auxiliar na negociação da renovação do contrato.

Elimine a possibilidade de esquecer de emitir NF-e ou NFS-e ou boleto de cobrança de serviços contratos, principalmente quando envolve serviços medidos, onde a coleta da medição deve ser realizada em prazo hábil para cumprimento da emissão do documento fiscal. O sistema de gestão pode alertar o atraso e falta de coleta da medição e também automatiza a entrega de dados para emitir o documento no financeiro.

Ainda existem tantas outras vantagens e resultados incríveis para os desafios diários que a sua equipe de gestão de contratos enfrenta, que podem ser obtidos com a maximização do uso dos recursos de um sistema de gestão de contratos moderno e robusto, que tenha uma estrutura de suporte com treinamentos por webinar, vídeos de apoio e canais de atendimento. Isto aliado a praticidade de poder contar com uma equipe de consultores especializados que apoiem a implantação, com domínio do sistema de gestão e do negócio de contratos para otimizar a implementação das melhores práticas de mercado, minimizar custos e maximizar recursos.

(link para o texto sobre centralização das informações quando estiver publicado)