Uma pesquisa do Banco Mundial apontou que os empresários brasileiros chegam a gastar 1958 horas por ano com processos burocráticos. A partir dessa informação, é fundamental considerar que, para empresas de médio e grande porte, grande parte do tempo é gasto na administração de documentos.
Pensando nisso, se você procura por uma maneira de simplificar o dia a dia do seu negócio, continue nessa leitura e conheça o gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
O que é GED e como essa modalidade pode ser útil?
O GED consiste em operar por meio da rede virtual todo o processo de criar, tramitar e arquivar documentos. Essa forma gerencial tem impacto expressivo na rotina corporativa, uma vez que mantém informações importantes acessíveis para consulta e resguardadas de extravios.
Diante disso, o modelo pode ser compreendido a partir de 3 palavras: facilidade, agilidade e segurança.
- Facilidade: com os documentos da empresa dispostos em uma solução web, fica fácil de buscar informações.
- Agilidade: qualquer dado que precise ser recuperado, é acessado de forma ágil, com poucos cliques.
- Segurança: todas as informações documentais ficam protegidas e acessíveis apenas a pessoas autorizadas.
Precisamos citar que no mundo corporativo, pensar em documentos é quase sinônimo de pensar em contratos. Por isso, para auxiliar também nesse tema, preparamos um manual gratuito e completo para uma gestão contratual eficiente.
Benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos
Ter estruturado um procedimento para gerenciar documentos eletrônicos garante vantagens expressivas para as empresas. Então, conheça alguns benefícios dessa prática:
- Menos custos – a administração física implica em gastos com papéis, armazenagem e postagem. Tais necessidades, com o GED, deixam de compor as saídas financeiras da empresa.
É importante destacar que, além de reduzir custos, utilizar menos papéis tem um impacto positivo na proteção do meio ambiente e, por consequência, na reputação da empresa. - Acesso simplificado – uma vez implantada a gestão eletrônica, a burocracia é diminuída e o acesso aos documentos fica mais ágil. Isso aumenta a produtividade de funcionários que dependem desses acessos.
- Proteção jurídica – uma das grandes características do GED é a segurança. A integridade dos documentos é totalmente preservada, de maneira que esses materiais podem, se necessário, serem utilizados como provas.
- Preservação da memória – as informações contidas nos documentos fazem parte do histórico da organização e são essenciais para o planejamento estratégico do negócio. No GED, essa memória é 100% resguardada de extravios.
Passo a passo básico de como iniciar o GED
Quando contextualizamos o gerenciamento eletrônico, no início desse post, utilizamos 3 verbos: criar, tramitar e arquivar. É a partir desses termos que vamos ao passo a passo.
- A elaboração dos documentos
Momento de estabelecer normas que guiarão toda a criação de documentos, considerando as suas características. Aqui, também é definido o período de armazenamento. - A tramitação do documento
Nesse passo, é definido como o documento será utilizado. Assim, são decididas as condições de controle e uso e o modo para armazenar o material. Quanto mais padronizada for essa etapa, mais eficiência para a empresa. - Destino de documentos
Após criar e tramitar, chega um momento importante. A hora de decidir o destino dos documentos. Nessa etapa, a empresa ordena o que será preservado no arquivo e o que será descartado. Aqui, é essencial estar atento às questões jurídicas e administrativas que podem tornar necessária a preservação de um material.
Exemplo: legalmente, cartas de demissão devem ser guardadas pelo RH da empresa por, pelo menos, 5 anos após o fato.
Erros comuns para evitar quando for realizar o GED
Zelar pela qualidade da gestão de documentos é fundamental para garantir a eficiência dos processos que ocorrem na empresa e a segurança das informações corporativas.
Então, confira alguns erros que devem ser evitados:
- Não definir procedimentos – isso deixa a gestão “espalhada” e compromete a criação de materiais, uma vez que não há padronização para conferir adequações.
- Ignorar o cronograma de retenção – não considerar o “período de vida” documental faz com que ocorra o descarte incorreto de dados e, também, o armazenamento de informações que já poderiam ser descartadas.
- Descarte irregular – dados documentais exigem uma forma correta de serem descartados e, desrespeitar isso, pode trazer multas e prejuízos financeiros para o negócio.
Como implantar o gerenciamento eletrônico na sua empresa
Otimizar a gerência de documentos é fundamental para potencializar a qualidade dos processos e aumentar a produtividade da organização. Quanto mais simplificado é o acesso às informações, mais eficiente se torna a rotina do negócio.
Se você ainda não utiliza o GED e quer implementá-lo na sua empresa, um bom começo é entender mais sobre a digitalização de documentos e conhecer ferramentas que podem auxiliar nessa tarefa.
Entenda agora mesmo como realizar a digitalização de contratos sem dor de cabeça!
