A conformidade regulatória diz respeito a todo o conjunto de medidas que garantem o cumprimento das normas legais, para assegurar que a organização opere sem riscos jurídicos e financeiros.
Nessa ótica, é graças a essa prática que a solidez operacional das empresas é garantida, visto que a preocupação com a regularidade é o que afirma que os processos desempenhados não precisarão ser refeitos.
Nesse contexto, a gestão de contratos se destaca como uma aliada que fornece uma estrutura para garantir que todas as operações estejam conforme as leis aplicáveis.
Por isso, neste blog post vamos trazer exemplos práticos sobre como a gestão de contratos é uma aliada para a conformidade regulatória das empresas. Siga a leitura e confira!
Os desafios da conformidade regulatória
Quando falamos em contratos, devemos considerar que as mudanças da legislação são bastante frequentes no que se refere à manipulação adequada dos dados e à forma correta de firmar acordos para setores específicos.
Por exemplo, em 2018, com a Lei Geral de Proteção de Dados, que regulamentou o tratamento de dados sensíveis no ambiente digital, muitos contratos precisaram ser alterados para que a empresa não tivesse problemas de conformidade regulatória.
Na época, muitas organizações se viram bastante “perdidas” em razão da necessidade de colocar muitos documentos em conformidade, fazendo com que a gestão contratual precisasse ser eficiente para que as empresas fossem lesadas com multas.
Diante desse cenário, entendemos uma importante faceta do desafio de assegurar o cumprimento das normas legais nas empresas, visto que as alterações na legislação convocam mudanças que as organizações nem sempre estão prontas para acatar.
O papel da tecnologia na gestão eficaz de contratos
Uma vez que a legislação passará, inevitavelmente, por alterações, o controle da administração de contratos se faz essencial para que, quando vierem as mudanças, os documentos já estejam organizados a fim de receber as modificações necessárias à conformidade.
Sob esse prisma, atualmente, ferramentas de controle web permitem o monitoramento contínuo e a análise de documentos, assegurando que os contratos sejam constantemente auditados e estejam em dia com a regulamentação vigente.
Graças a essas soluções, os documentos firmados a partir de assinaturas digitais, podem ser atualizados rapidamente em resposta a mudanças regulatórias, de forma que nestes contratos eletrônicos é assegurado que a empresa não incorra em nenhuma sanção.
Junto disso, vale ser ressaltado que a complexidade das leis e a necessidade de adaptação a diferentes jurisdições demandam das empresas um sistema robusto de gestão de contratos.
Desse modo, contar com a tecnologia como uma aliada na rotina da empresa é o que garante que as organizações possam acompanhar as mudanças legais e garantir conformidade para todos os níveis operacionais do negócio.
Estratégias adicionais para fortalecer a conformidade regulatória
Somado ao emprego da tecnologia na execução de processos, existem outras estratégias que reforçam a conformidade regulatória em uma empresa, como, por exemplo, investir no treinamento de funcionários e incorporar estratégias de gestão de risco.
Primeiramente, se faz relevante destacar que a capacitação dos colaboradores é fundamental para a garantia de boas auditorias.
Nessa ótica, o entendimento é que funcionários bem preparados estarão mais atentos e capacitados para a análise de documentos, de modo que irão detectar riscos e prever eventuais problemas com facilidade.
Junto dessa prática, é importante que a organização implemente uma cultura de gestão de riscos bem estruturada, capaz de antever problemas contratuais que resultam penalidades expressivas para a empresa.
Por exemplo, é essencial que uma parte da equipe seja incumbida de atentar-se às mudanças da legislação, buscando, com periodicidade estipulada, identificar se os contratos estão ou não alinhados com o que é esperado.
Sendo assim, o controle eficiente de contratos, somado à estratégia de prevenção, é o que resguarda a empresa de problemas jurídicos e, também, protege a reputação do negócio.
SISPRO Gestão de Contratos – o seu aliado para assegurar a conformidade da sua empresa!
Gerencie os seus documentos com precisão e proteja a reputação da sua empresa com a solução onde mais de 50MIL contratos são administrados!
Quando os documentos são centralizados, a pulverização de informações é eliminada nas empresas, garantindo que os dados integrados para controle resguardem o negócio de problemas jurídicos.
Tenha funcionalidades como o Alerta de Prazos, o Portal LGPD e o Workflow como aliadas na garantia da conformidade dos seus documentos.
Essas ferramentas proporcionam uma visão completa sobre o andamento dos processos e reforçam a segurança dos contratos.
Quer saber mais? Solicite uma demonstração completa da solução hoje mesmo!
