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Comunicação entre setores: 5 dicas para otimizá-la

A comunicação é mesmo a base das relações humanas. É por meio dela que estabelecemos contato, trocamos informações, expressamos ideias e sentimentos. E isso também vale para o universo empresarial! A comunicação entre setores se faz imprescindível para que os processos ocorram de forma ágil e eficiente, colaborando assim para o sucesso geral da empresa.

O detalhe é que, como a natureza da comunicação humana é complexa, pode dar margem a múltiplas interpretações — que variam em função da forma como o receptor decodifica a mensagem recebida. Por isso é que padronizar a linguagem comunicacional dentro da empresa se torna vital. Falar a mesma língua facilita o entrosamento dos envolvidos e o alinhamento de suas ações, permitindo que os objetivos propostos pela direção sejam efetivamente atingidos.

Simultaneamente, é preciso otimizar a comunicação para que as pessoas poupem tempo e ganhem tanto em produtividade como em qualidade nos serviços prestados. Quer saber como otimizar a comunicação entre setores na sua empresa? Descubra agora!

1. Crie uma política de comunicação

Uma política de comunicação empresarial é, como o próprio nome sugere, um conjunto de regras e procedimentos que normatizam a comunicação dentro de uma empresa. Aí são listados elementos como tipos de informação, canais de distribuição e responsáveis pela difusão, o que ajuda a organizar os fluxos informacionais em uma organização.

Ao criar uma política de comunicação, você evita que as informações cheguem às pessoas pelas vias erradas, de maneira informal demais ou incompleta, estabelecendo uma rotina de monitoramento e controle sobre a circulação de informações pela empresa.

2. Estruture seus processos

Existem dados exclusivos de determinadas áreas e outros que devem circular por mais de um setor da empresa. Para tornar o fluxo desses dados mais eficiente, é necessário estruturar os processos internos de cada setor, bem como os processos existentes entre setores, a fim de entender de onde as informações vêm e para onde elas vão.

Com isso, será possível eliminar os gargalos da comunicação, que geralmente são decorrentes de uma ferramenta de comunicação interna pouco efetiva. Assim, é possível desenvolver interações mais rápidas e efetivas na empresa.

3. Invista em um software ERP

Boa parte das informações que circulam na empresa é de caráter administrativo, contribuindo para a gestão organizacional. A melhor maneira de manter essas informações em segurança e, ao mesmo tempo, dar acesso aos setores que precisam delas é investir em um sistema ERP.

Nele, são inseridos todos os dados relacionados aos negócios, podendo a partir daí ser centralizados e distribuídos para os setores correspondentes em questão de segundos. Por meio de filtros, cada usuário seleciona a informação de que precisa para dar andamento as suas atividades, sem ter que interromper colegas de outros setores.

4. Construa uma intranet

Por mais que a maioria das empresas já esteja familiarizada com a internet, ainda são poucas as que usam esse recurso para socializar a informação e otimizar a comunicação entre setores. A intranet é um sistema interno de rede, de uso exclusivo da organização, por meio do qual é possível compartilhar vários tipos de conteúdos com funcionários. Com esse contato permanente, fica mais fácil para a equipe se manter alinhada com os objetivos estratégicos da empresa.

Cada setor pode ter uma página na intranet para postar seus projetos, coletar feedbacks, compartilhar documentos e se comunicar com os demais departamentos. E tudo isso acontece sem tirar a informação do âmbito privado da organização.

5. Faça reuniões frequentes

Salvo exceções, a prática de marcar muitas reuniões costuma ser evitada nas empresas por normalmente se mostrar pouco produtiva. Mas você já se perguntou o porquê disso? Será que uma comunicação ineficaz tem alguma relação com essa realidade? Pois a resposta é sim! Para começar, passar muito tempo sem reunir a equipe acaba gerando um acúmulo enorme de problemas a serem discutidos quando finalmente ocorrer uma reunião. Além disso, a falta de foco e objetividade também contribui para o temido efeito bola de neve.

Levando tudo isso em conta, nossa primeira dica para otimizar a comunicação entre setores durante as reuniões é preparar antecipadamente as pautas a serem abordadas e se ater a elas, deixando demais assuntos ou contribuições para uma outra oportunidade. Outra sugestão é tornar as reuniões mais curtas, ficando entre 15 e 30 minutos, no máximo. Acredite: a limitação no tempo estimula a objetividade e o poder de síntese.

Otimizar a comunicação entre setores é apenas um dos passos para aumentar a produtividade na sua empresa.

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