Centralização na gestão de facilities e serviços funciona
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Centralização na gestão de facilities e serviços funciona

As empresas têm optado por adotar a Gestão de Facilities, ou Gestão de Facilidades em português, para alcançar objetivos estratégicos. A área promove integração e centralização da administração dos serviços de apoio à operação da empresa e espaços da organização, para melhorar a eficiência dos recursos e serviços.

A centralização funciona porque traz consigo diversas práticas que agilizam, aumentam a velocidade da execução das atividades e levam a maior produtividade da Gestão de Facilities.

Importância de centralizar a Gestão de Facilidades.

Cadastros

Unificar e centralizar o cadastro da empresa e dos serviços a serem prestados pela área de Facilities agiliza o planejamento das áreas.

  • Cadastro de equipamentos – Na manutenção, o controle dos equipamentos permite acompanhar o seu ciclo de vida e avaliar seu estado, fornecendo informações relevantes para o plano de investimento de ativos da empresa. A elaboração de cronograma de manutenções preventivas e preditivas dos equipamentos e dos serviços a serem prestados, contemplando as atividades e necessidades das demais áreas, mantém o funcionamento de equipamentos e espaços que são fundamentais para a continuidade da operação da empresa.
  • Cadastro de ocupantes e unidades – Nas demandas de courier ou delivery, ter em mãos o cadastro das unidades, dependências, salas ou lojas e seus ocupantes é diferença entre manter as correspondências e entregas afinadas ou numa bagunça completa!

Registros

Centralizar os registros do prédio não é apenas uma forma manter o trabalho em dia, mas também uma questão de segurança.

  • Registro de Solicitações de Serviços – Com o registro em um só lugar, a Gestão de Facilidades pode acompanhar, assim, o andamento dos serviços e atuar imediatamente sobre as anomalias que identificar. É uma forma de concentrar a demanda e o controle do atendimento, permitindo obter imediatamente uma visão holística da execução dos serviços, bem como uma visão analítica das atividades relacionadas em tempo real. O histórico dos registros de solicitação, bem como seu atendimento, é insumo para ajustes de processo e melhorias contínuas na busca da excelência em prevenção.
  • Registro de entradas e saídas – A crescente sensação de insegurança nas grandes cidades brasileiras torna obrigatória a existência de um registro padronizado, constantemente atualizado e automatizado de entradas e saídas nos prédios. Em conjunto com sistemas de monitoramento interno, pode oferecer dados valiosos para o cruzamento de informações, inclusive para demandas de autoridades policiais.

Centralização Garante Maior Satisfação do Usuário

Uma das grandes vantagens da centralização de solicitações e padronização de processos, é gerar no usuário uma maior satisfação com a prestação de serviços.

A percepção do usuário é de uma maior confiança e satisfação ao interagir com a equipe de facilities através de uma central, com atendimento padronizado e histórico de registro de solicitações, aliado a soluções de qualidade e serviços preventivos.

Pesquisas de satisfação de prestação de serviço, quando feitas após atendimento, ampliam a sensação de satisfação dos clientes.

Resultados da Centralização

Como resultado, o gestor de facilities obtém subsídios notáveis para negociar contratos de terceiros, ajustando volume contratado e custo, nos registros históricos de solicitação que evidenciam o volume de demandas e a necessidade de contratação de terceiros, bem como seus desempenhos.

A centralização da gestão de equipe da área de facilities possibilita melhor aproveitamento e racionalização dos recursos de mão de obra, sejam eles internos ou terceirizados. A visibilidade de todos os recursos disponíveis permite distribuir os mesmos de forma mais racional para atender as demandas.

A atualização permanente da equipe e especialização de seus integrantes, promove a motivação dos colaboradores, aumenta a qualidade do atendimento e produtividade e possui custo reduzido. A padronização de processos diminui o tempo de atendimento, aumenta a produtividade e garante qualidade.

A abrangência e diversidade de atividades da área de facilities, exige do gestor um planejamento e controle redobrado de todos seus processos. A centralização, agregada as melhores práticas, gera subsídios notáveis para o exercício da gestão de facilities, possibilitando o acompanhamento do planejamento de forma a garantir que os objetivos sejam atingidos, incluindo a observação do orçamento estabelecido.